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1日1回「4つの報告」で日報を活用!SNSやメールとは違う独自の使いやすさ

2014年9月29日

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ビズシード株式会社

取締役 田中 正人氏

gamba!を導入いただき、日々の業務に役立てている企業様に、使いこなし術などをお伺いする導入事例インタビュー。

今回は、銀座を拠点に全国の起業家の方々へ向けて「創業手帳」を無料でお届けするビズシード株式会社 取締役 田中 正人氏にお話しをお聞きしました。「創業手帳」とは起業直後の法人に必ず届く経営ガイドブックで、創業・起業して間もない会社を応援しています。

gamba!との出会い

日報を利用するならまずはgamba!で!前職の利用経験から提案

創業の頃から、社内スタッフのコミュニケーションの仕方やチームビルディングの為に日報を共有する方向性は固めていました。

最初の頃はメールによる情報共有を検討していたのですが、私が前職でgamba!を使っていたこともあり、活用を提案したのがきっかけです。「無料体験」は社内の同意を得やすく、スムーズにテスト導入に踏み切ることができました。

実際に無料体験を登録すると、テスト期間を忘れてしまうくらい社内に浸透して、気がついた時には無料期間終了の前日でした(笑)。こうして社内に十分浸透した段階で、本格導入に至っています。

使いこなし術 ― gamba!の活用方法

書きやすいフォーマットと、型にはまりすぎない柔軟さを意識

意識していることは「複雑すぎず・単純すぎず・壁を作らず・型にはまり過ぎず」です。

今は次の4つを報告課題として挙げています。

  1. 報告・連絡・相談の「報・連・相」
  2. 作業内容
  3. 活動時間
  4. 翌日の予定

この4つを軸にテンプレートを使って日報報告を行っていますが、この内容に固執している訳でもありません。それぞれの職務上、報告する内容は異なりますから「型にはまり過ぎる」という意識が生まれないように、柔軟さを大切にしています。

また報告の題材を全く与えないことも中身の薄い報告にもなりますので、先の4点を重視しつつも「緩い感覚を大切に」しながら使っています。

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gamba!導入の成果

1日1回の報告だから、まとまった内容を書きやすく振り返りもしやすい

gamba!はSNSの要素もあるのですが、1日1回の日報報告だから切れ目があって、まとめて他の人の日報も見れるので、とても振り返りやすいと感じています。

SNSは便利な反面、時間の軸が曖昧になりがちです。ニュースアプリもとても便利ですが、昔であれば「朝刊を読む」「夕刊を読む」といった時間の切れ目をもって、情報と向き合っていました。

Facebookのグループメッセージも使っているのですが、リアルタイム性に長けていても時間のメリハリがない事から自分のペースでの閲覧や情報発信になりがちです。

またメールだと他のメールと混じってしまい、どうしても日報の確認が後手に回りがちでした。結局、日報を読まずに埋もれてしまったことも昔はありました。

gamba!はSNSとメールの間のような感じで、緩く接することができるのがいいですね。gamba!のアイコンをクリックする時は「日報を見る」「日報を書く」という意識で情報と向き合う為、スタッフ全員が日報に向き合うスタンスで「見る・書く」ことに取り組めています。

 

gamba!はとにかくシンプル。多機能過ぎず使いやすい

 

gamba!はシンプルな作りなので「らくらくフォン」みたいです。スタッフに教えるときも「とりあえず使ってみて。」と言うだけで使えてしまいますから、教える手間も省けてとても助かっています。またどのスタッフも、他の人の報告を見て自分なりに報告の仕方を学びながら使ってくれています。このgamba!のとてもシンプルで手軽な点は、導入を継続している要素の一つです。多機能で使い方も難しいものなら結局読まなくなってしまい、使わなくなってしまいますから。

あと管理者側からの意見として「今日は何点ですか?」みたいな「独自のフォームが作れたりするといいかな?」と思います。

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導入を検討されている方へ向けてひとこと

gamba!は手軽に使えるから業種は問わない

ヨイショする感もありますが、やはり「まずは無料トライアルを試して下さい。」につきます。使うことが何よりも良さを知る一番の効果ですから。

ちょっと無責任な言い方になりますが「ダメだったらやめればいい。」という意識でもいいと思います。本格導入するにしても、それほどコストを必要としないので、導入に踏み切る時の悩みも少ないと思いますし。

あと、gamba!の利用者を見て驚いたのが、ガテン系の職種でも多く活用されているという所でした。IT関連企業ばかりではなく、gamba!の使いやすさや手軽さが業種を問わない普及に繋がっているのだと思いました。当社としても使いやすさ、手軽さ、そしてシンプルさはとても役立てています。色々な業種の人たちが使うようになって、gamba!が共通語になるといいですね!

 

取材協力:大島 克之

 

 


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