新人教育は初めが肝心!PDCAサイクルの回し方

2017年1月4日

PDCAサイクルは、すべてのビジネスマンにとって必要な思考習慣の一つ。その理由はPDCAサイクルを理解していなければ、言われたことを実行するだけの人材に育ってしまうリスクがあるからです。

そのためPDCAサイクルは新人教育をするのであれば、細かい業務内容の前に理解させるべきスキルだといえるでしょう。ではPDCAサイクルの基本を教える際は、どのようなことを意識すべきなのでしょうか。今回は新人教育に欠かせない「PDCAサイクルの回し方」を紹介します。

PDCAサイクルの画像

言葉だけでは不十分!具体例でPDCAサイクルの回し方

PDCAサイクルは言葉だけでは理解が難しいもの。PDCAサイクルとは計画、実行、評価、改善を繰り返す手法ですが、これを言葉として理解してすぐに実践に応用できる人材はほとんどいません。

そのためビジネス初心者である新人に指導する際は、具体的な例を用いてPDCAサイクルを伝える必要があります。具体例はどのようなことに注意すべきなのでしょうか。それは次の2点です。

  • 新人でもイメージしやすい例え話を用いる
  • 難しい言葉を使わずに小学生でもわかる言い回しをする

この2点を守って新人を指導しましょう。もちろんマンツーマン指導で、相手にビジネスの基礎がある場合はここまで丁寧にする必要はありません。しかし複数人に対して指導する場合は、平易な言葉と例えを用いた方が伝わりやすくなります。

PDCAサイクル解説の画像

PDCAサイクルは回さないと意味がない!回し方のコツは?

PDCAサイクルを教える際に、抜けてしまいがちなポイントがあります。それはPDCAサイクルの回し方。新人研修でもPDCAについて丁寧に解説される場合は多いのですが、PDCAサイクルの肝である「回し方」については抜けている場合が多いのです。

サイクルの回し方のコツとしてはどのように指導すべきなのでしょうか。それは「評価」のタイミングを指導すること。例えば営業の新人教育で、PDCAサイクルも一緒に伝えたとしましょう。

その際に基本を守ること、将来的には自分に合った営業スタイルを確立することを、教育することが一般的。しかしそれだけで終わらずに、PDCAサイクルを繰り返すタイミングは最低でも1週間に一度、ベストは毎日などタイミングを指導するのです。

回し方の画像

真面目な人ほど陥りやすい?PDCAサイクルの失敗例

PDCAサイクルはビジネスをスムーズにする有効な手段であることは間違いありません。しかし使い方を誤ればそれが逆効果になってしまう場合も。ではPDCAサイクルの失敗例としてはどのようなものがあるのでしょうか。それは次の通りです。

PDCAサイクルを回すことが目標になってしまっている

新人にありがちですが、従来の業務ではなく上司から指導されたPDCAサイクルを、本業よりも重視してしまうケース。これは真面目な人ほど陥りやすい罠ですが、実際に起こりうることです。

例えば、営業が最も重視すべきことは契約の獲得。しかしそれ以上にPDCAサイクルのレポートを作成することや、評価に時間をかけ過ぎるとどうなるでしょうか。本来取り組むべき業務が疎かになってしまいます。

PDCAサイクルをしなければならないと思い込んでしまう

PDCAサイクルは、基本的に改善の余地がある業務に対して実践する手法。何にでも用いればいいというわけではありません。しかし真面目な新人の場合は、あらゆる業務にPDCAサイクルを使おうとして、結果的に非効率になる場合があります。

真面目な人ほど陥りやすい画像

新人教育は初めが肝心!PDCAサイクルの回し方 まとめ

PDCAサイクルの基本を新人に指導することは簡単ではありません。なぜならその前提として指導する本人がPDCAサイクルを熟知し、実践経験を積んでおく必要があるからです。そのため管理職やリーダーの職位に就いている場合、指導の機会がなかったとしても、PDCAサイクルの実践に取り組むことは欠かせないといえるでしょう。

PDCAサイクルは一度実践を習慣化してしまえば、ストレスなくあらゆる業務に応用して使える手法です。管理職としてスキルアップしたい場合も、PDCAサイクルは積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか。

PDCAで一番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」すること言えます。習慣化させるためのおすすめの手法は、「日報」でPDCAを回すこと。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

PDCAサイクルの基本の画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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