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リーダー必見!チームが成功する日報のはじめ方

2016年8月14日

日報は手軽に始められ、リーダーや経営者にとって便利な状況把握のツール。「リーダーがメンバーの進捗状況を把握する」「営業チームの成績をてこ入れするために日報を書く」「メンバーが増え、社内の状況把握が難しくなった経営者が社員に日報を書かせる」などがあるでしょう。

しかし、「明日からみなさん日報を提出してください」とトップダウンで指示を出しても、メンバーは期待通り動きをしてくれません。どのようにすれば、日報をスムーズに現場に導入することができるでしょうか。gamba!が8,000社の導入実績の中でわかったことを紹介します。

リーダーの画像

経営者やリーダーが日報で語りかける

日報アプリgamba!を導入し、成功した企業の多くは、日報を導入する際、経営者や部門の責任者、チームリーダーの方が自ら日報を始めています。

たとえば、あるお弁当工場様の事例では、社長自らがお店に出向き、販売店の状況やお客様の様子をスマートフォンで撮り、日報に添付してメンバーに共有しています。しかも、どんなお客様がなんといってお買い上げになっているのか、その時気付いたことを詳細に日報に書いています。

ある営業部門での事例では、リーダーに当たる部門長が自らの言葉で自分たちの営業目標について説明し、その目標を達成することがなぜ今必要なのか、どんなマインドでその目標を立てたのかなどを日報で、何度も繰り返しメンバーに語りかけています。

リーダーが日報を書くことで、考えがメンバーに伝わります。朝礼や訓示のように口頭で伝えるのではなく、文章にすることで考えが正確に伝わり、記憶にも残りやすくなります。メンバーは、リーダーが考えている以上に、リーダーが何を考えているのか、何を重視しているのかを知りたがっています。

さらに日報をリーダー自身が書くことで、メンバーは必ず日報を読むという習慣ができます。そしてそれが、日報を自分も書かなければいけないという動機付けになります。もちろん、経営者やリーダーが毎日日報を書く必要はありません。ですが、経営者やリーダーによる日報で情報発信を行うことは、成功の重要なカギになります。

日報で語りかける画像

メンバーの日報には必ずフィードバックを返す

日報を始めたら、メンバーの日報には必ずコメントするなどのフィードバックを返すようにしましょう。既読を残すだけでは分ではありません。日報を読んでそれを受け止めているということがメンバーにわかるよう、しっかり示します。

日報がうまくチームに根付かない一番の原因は「フィードバックが返ってこないから」。読んでくれているのかどうかわからない、書いても書かなくても誰も何も言ってこない、という状況ではだれも日報を書こうとは思わないはずです。日報に書いたことをリーダーが理解し評価している、経営者が読んで関心を持っているということを言葉で示すことが大切です。

フィードバックのコツは、「共感」と「質問」。メンバーの仕事に対して関心を持ち、共通の話題を返すことで共感を示すことができます。さらに質問をすることで、メンバーは自分が気づかなかった視点から自分自身の仕事を振り返ることができるようになります。

ある営業部門のリーダーは、メンバーの日報に対して必ず一言コメントで「もっとこのお客様のために何が提案できることはないか?」など、メンバーの仕事のレベルを高めるような工夫を求めるフィードバックを与えているといいます。

そうすることで、メンバー自身が新たな気づきを得られるだけでなく、他のメンバーもそのやり取りから触発され、より積極的にコミュニケーションが図られるようになります。経営者やリーダーが積極的にメンバーにフィードバックを通じて、関わり合いを持つことがとても重要です。

フィードバックを返す画像

リーダー必見!チームが成功する日報のはじめ方 まとめ

日報がうまくチーム内に根付くかどうか、成功のカギはリーダーにあります。リーダーが積極的に情報を発信し、メンバーとの関わり合いを作ることで、日報が出てくるようになります。日報で必要な情報を正確に共有ができれば、チームは必ず成果を上げることができるようになります。ぜひ、今日から実践してください。

日報の画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

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