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日報アプリgamba!でチームの力を引き出す3つのポイント

2016年11月16日

日報アプリgamba!でチームの日報を共有することでの一番の変化は「報告内容の質と量」。

それまでのメールや手書きの日報は、ほとんどがメンバーからリーダーへの一方通行でした。コメントが戻ってくるとしても、ずいぶん時間が経ってからだったり、コメントそのものがメールの山に埋もれてしまったり。メンバー同士でコメントを送る、ということもほとんどなかったのではないでしょうか。

チームで仕事する一番の利点は、チームのメンバー同士がお互いに影響しあってより大きな成果をあげられることです。一緒に働くメンバーが、あるときはライバルになり、あるときはパートナーになり、あるときはメンターになることです。このようなチームの力を引き出すのが、gamba!の目指す日報共有です。

日報を導入し、日報を通じてチームの力を引き出すには、どのようなポイントに気をつければいいのでしょうか。それまでの一方通行の日報のやり取りから脱却し、メンバー全員が変化を実感するために、重要な3つのポイントを紹介します。

チームの力を引き出す画像

メンバーの日報に積極的にコメントしよう

1つ目のポイントは、日報へのコメント。日報アプリgamba!を始めたら、メンバーの日報には必ずコメントやいいね!を返すようにしましょう。既読を残すだけでは十分ではありません。日報を読んでそれを受け止めているということがメンバーにしっかり伝わることが大切です。

日報がうまくチームに根付かない一番の原因は、フィードバックが返ってこないから、というものです。読んでくれているのかどうかわからない、書いても書かなくても誰も何も言ってこない、という状況ではだれも日報を書こうとは思わないはず。

日報に書いたことをリーダーが理解し評価している、経営者が読んで関心を持っているということを言葉で示すことが大切です。ある営業部門のリーダーは、メンバーの日報に対して必ず一言コメントで「もっとこのお客様のために何が提案できることはないか?」など、メンバーの仕事のレベルを高めるような工夫を求めるフィードバックを与えているといっています。

そうすることで、メンバー自身が新たな気づきを得られるだけでなく、他のメンバーもそのやり取りから触発され、コミュニケーションが活発になり、その後チームで大きな目標を達成したそうです。

積極的にコメントする画像

リーダーも日報で想いを発信しよう

2つめのポイントは、リーダーからの日報の発信。日報アプリgamba!を導入し、成功した企業の多くは、日報を導入する際、経営者や部門の責任者、チームリーダーの方が自ら日報を始めています。

たとえば、あるお客様の事例では、社長自らが販売の現場に出向き、お店の状況や商品をお買い上げになったお客様の様子をスマートフォンで写真を撮り、日報に添付してメンバーに共有しています。しかも、どんなお客様がなんといってお買い上げになっているのか、その時気付いたことを詳細に日報に書いています。

リーダーが日報を書くことで、リーダーの考えがメンバーに伝わります。朝礼や訓示のように口頭で伝えるのではなく、文章にすることで考えが正確に伝わり、記憶にも残りやすくなります。メンバーは、リーダーが考えている以上に、リーダーが何を考えているのか、何を重視しているのかを知りたがっています。

さらに日報をリーダー自身が書くことで、メンバーは必ず日報を読むという習慣ができます。そしてそれが、日報を自分も書かなければいけないという動機付けになります。

リーダーの画像

「できたこと」を前向きにとらえた日報にしよう

3つめのポイントは、日報を通じて仕事を前向きにとらえること。できるかぎり、日報に反省文を書かないようにしましょう。「できていないこと」「できなかった理由や言い訳」に終始した日報を書くメンバーがいます。

こういった内容の日報は、書く本人も書くのが億劫になり、それを読む他のメンバーにとっても愉快な内容にはなりません。ついつい、敬遠してしまいがち。他人の反省文は誰も読みたくないし、反省から新たな価値は生まれません。むしろ「できたこと」に着目することで、気持ちの持ち方を変え、生産性を高めることに意識を向けるべきです。

たとえば、「昨日までの自分と今日の自分で進歩した点はどこか?」「今日できたこと・よかったことは何か?」「明日はもっとよくなるためにどうしたらいいか?」など。リーダーは、メンバーの目線が常に前に向くような環境づくりに努めましょう。

前向きにとらえた画像

gamba!でチームの力を引き出すポイントのまとめ

3つのポイントを実践することで、メンバーは前向きに自分の仕事に取り組むことができ、持ちうる力を最大限発揮できるチームを作ることができるようになります。部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報をよく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切です。

日報アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させる機能や上司のための支援機能が満載です。

チームの力を引き出す画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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