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マネージャー必見!成果に繋がる営業日報の書かせ方

2018年3月30日

営業マンの行動を把握するために、営業日報を書かせている会社は多いと思います。しかし、単なる行動記録の営業日報ならば、営業マンの負担になるだけです。

営業日報を書かせるのであれば、営業マンの活動にプラスになるものにしましょう。ではどのような営業日報にすればいいのでしょうか?オススメしたいのが営業日報テンプレートを使う方法です。

自分で目標を立て、問題点を意識できて、上司への報連相、ができるフォーマットを用意しましょう。ここでは、テンプレートを活用した成果に繋がる営業日報の書かせ方についてご紹介します。

営業日報の画像

営業日報を書くメリットを現場に理解させよう

前提として、営業日報を書く意味をきちんと現場に周知させましょう。ただ書かせるだけでは、「営業日報=面倒臭い」となり、モチベーションを低下させる要因になります。営業日報を書くメリットは、大きく分けると2つあります。

①一日の活動を振り返り、次の活動を改善するために書く

成果を上げるには「振り返り」が重要です。「今回の訪問の目的は何か」「なぜこの商品を勧めたのか」「次回の商談はどう組み立てるべきか」といったことを営業マン自身に考えさせ、気づいた点、感じた問題点とその対応策を書かせることです。
 

「今日は○○会社に行って、いい感触でした」という状況であれば、どういう点が「いい感触」だったのか?いつ受注になりそうか?次回のアポはどうなのか?を考えることが、受注を確実にするカギになります。

逆に「○○会社は価格が理由で負けてしまいました」という場合、見積はいくらで出したのか?競合はどこだったのか?など敗因を分析し、次の営業活動に繋がるヒントを見つける必要があります。

振り返りをする上でオススメしたいのが、「今日1日の仕事を2つに分類する」という方法です。

  1. うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える
  2. うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

何が障害になっているのか?どうしたらうまくいくのか?まず部下に考えさせましょう。そして、上司は助言してあげましょう。

 

②成功事例を共有してコミュニケーションも活発に!

振り返りによって得られた営業活動のヒントを見つけたら、営業日報で共有しましょう。上司と部下の二者間だけの日報は時代遅れです。せっかく見つけたヒントを自分だけのものにするのではなく、チーム全体のノウハウに変えましょう。

また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。日報なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。

営業の画像

テンプレートを使った営業日報の書かせ方

営業マンによって日記風であったり、言い訳文のようであったり、報告内容がバラバラな日報では営業現場を把握することができません。テンプレートに沿って書くようにすることで、読む側も、理解しやすくなります。このようなテンプレートを用意しましょう。

成果に繋がる営業日報テンプレート

今日やること

今日の結果

 達成できた点、進捗状況などを分かりやすく記載

良かった点

 うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える

課題点と改善策

 うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

明日の目標

ポイントは「良かった点」と「課題点と改善策」を取り入れること。たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく大きな成果をあげられるようになります。

もし反省点しか浮かんでこないときは「うまくいかないことから何を学んだか?」考えさせましょう。また、「できなかったこと」に着目し過ぎると、書くこと自体がイヤになります。書くこと自体がイヤだと、提出も遅れがちになります。

ですので「できたこと」に着目しましょう。業務日報は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールです。

営業日報の画像

営業日報で営業マンが成長する!日報共有アプリgamba!とは?

ここでは日報テンプレートを搭載した、いま話題の日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

gamba!には営業マンが自分の活動を振り返ることができるテンプレートが用意されているます。何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やす必要はありません。営業日報は、、営業マンが成長するためのツールとして活用ししょう。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

さっそく営業日報アプリを無料で試してみよう

外出先や移動中に営業日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

gamba!(ガンバ)を使えば、営業日報のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃できます。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中 

営業日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい営業日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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