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テンプレートはこれだ!仕事の精度が上がる業務日誌の書かせ方

2018年3月31日

業務日誌を単なる行動報告して使っていませんか?重要なのは、上司と部下との報連相ツールとして、そして部下の成長を促すツールとして適切な支援をしていくことです。

業務日誌を書かせるのであれば、部下にも目的や活用方法を理解させておくと仕事の精度が上がります。ここでは、仕事の精度が上がるテンプレートを使った業務日誌の書かせ方についてご紹介します。

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業務日誌を書くメリットを伝えよう

業務日誌を書くメリットは主に2つあります。

①1日の行動の振り返りができる

成果を上げるには「常に振り返ること」が重要です。うまくいかない方法をずっとやっていても、成果には繋がりません。オススメしたいのが「今日1日の仕事を2つに分類する」という方法。

  1. うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える
  2. うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

何が障害になっているのか、どうしたらうまくいくのか、まず部下に考えさせましょう。そして、上司は助言してあげましょう。

 

②情報やノウハウを効率的に共有できる

うまく行かせるヒントを見つけたら、業務日誌で共有しましょう。他のメンバーがマネできます。

また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。業務日誌なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。

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仕事の精度が上がる業務日誌テンプレートと書き方

項目をあらかじめ決めておけば、何を書かくか悩んだり、報告すべき内容を漏らすこともありません。読む側も、理解しやすくなります。

仕事の精度が上がる業務日誌テンプレート

今日やること

今日の結果

 達成できた点、進捗状況などを分かりやすく記載

良かった点

 うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える

課題点と改善策

 うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

明日の目標

書き方のポイント

ポイントは「良かった点」と「課題点と改善策」を取り入れること。たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく大きな成果をあげられるようになります。

もし反省点しか浮かんでこないときは「うまくいかないことから何を学んだか?」考えさせましょう。また、「できなかったこと」に着目し過ぎると、書くこと自体がイヤになります。書くこと自体がイヤだと、提出も遅れがちになります。

ですので「できたこと」に着目しましょう。日誌は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールです。

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業務日誌が書ける日報共有アプリgamba!とは?

ここでは日報テンプレートを搭載した、いま話題の日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

しかし、gamba!にはテンプレートが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。業務日誌は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

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④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から業務日誌を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

業務日誌を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、業務日誌を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

アプリで業務日誌を書こう

外出先や移動中に業務日誌を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

gamba!(ガンバ)を使えば、業務日誌のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃できます。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中 

業務日誌もアプリでスマートに管理する時代。新しい業務日誌の形を、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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