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成果に繋がる!テンプレートを使った作業日報の書かせ方

2018年3月31日

建設現場作業、リフォーム現場作業、介護現場作業等において書いている作業日報ですが、ちゃんと活用できていますか?

作業日報は、うまく使えば大きな成果を出すツールに変身します。部下の成長を促すツールとして、且つマネジメントとしても使える作業日報にしましょう。

ここでは、成果に繋がるテンプレートを使った作業日報の書かせ方についてご紹介します。

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まず作業日報を書くメリットを考えよう

作業日報を書くメリットは主に2つあります。

①振り返りができる

成果を上げるには「常に振り返ること」が重要です。うまくいかない方法をずっとやっていても、成果には繋がりません。オススメしたいのが「今日1日の仕事を2つに分類する」という方法。

  1. うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える
  2. うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

何が障害になっているのか、どうしたらうまくいくのか、まず部下に考えさせましょう。そして、上司は助言してあげましょう。

 

②情報やノウハウを効率的に共有できる

うまく行かせるヒントを見つけたら、作業日報で共有しましょう。他のメンバーがマネできます。

また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。作業日報なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。

情報共有の画像

成果に繋がる作業日報の書かせ方

作業日報の書き方とテンプレート

項目をあらかじめ決めておけば、何を書かくか悩んだり、報告すべき内容を漏らすこともありません。読む側も、理解しやすくなります。下記のようなテンプレートを用意しましょう。

今日やること

今日の結果

 達成できた点、進捗状況などを分かりやすく記載)

良かった点

 うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える

課題点と改善策

 うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

明日の目標

ポイントは「良かった点」と「課題点と改善策」を取り入れること。たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく大きな成果をあげられるようになります。

もし反省点しか浮かんでこないときは「うまくいかないことから何を学んだか?」考えさせましょう。また、「できなかったこと」に着目し過ぎると、書くこと自体がイヤになります。書くこと自体がイヤだと、提出も遅れがちになります。

ですので「できたこと」に着目しましょう。日報は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールです。

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作業日報でマネジメントができる日報共有アプリgamba!とは?

ここでは日報テンプレートを搭載した、いま話題の日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

しかし、gamba!にはテンプレートが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

さっそく日報アプリgamba!を無料で試してみよう

外出先や移動中に作業日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

gamba!(ガンバ)を使えば、作業日報のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃できます。

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作業日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい作業日報の形を、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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