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今日からすぐ使える!職種別gamba!の日報テンプレート6選

2016年7月4日

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日報に何を書いたらいいでしょうか?という質問をよくいただきます。

もちろん、日報に書く内容は各社各様、一つの決まったやり方はありません。 仕事の内容だけでなく、仕事への考え方、マネジメントのスタイル、いま組織が抱えている課題などに応じて使い分けが必要です。

そんな方のために、さまざまな課題に対応する日報のテンプレート、雛形、フォーマットをご紹介します。

gamba!のテンプレート機能が用意されていますので、日報に書く内容をあらかじめ決めておくと、メンバーに同じ内容で日報を書いてもらうことができ、 しかも書く側も手間が省けて楽になります。 ぜひ、今回の記事を参考に、御社の独自のテンプレート(フォーマット)を設定してみてはいかがでしょうか。 詳しい使い方はこちらをご覧ください。

法人営業部門の日報

法人向けの営業部門で最も重要なことは、お客様事例の共有です。「この業種のこういうお客様でこんな提案をしたら採用してくれた」、「あの会社がこんなことをやっているからこの会社にもこの提案をした方がいい」、「こんな取り組みをしたら新規のお客様の問合せが増えた」など、日々の営業案件の中で掴んだちょっとした情報がチームの業績に大きく貢献します。

外出がちで忙しい営業チームでも簡単に運用できるよう、日報もシンプルに今日の活動の中での気付きと、今日と明日のアポイントだけというのはいかがでしょうか?今日のアポイントの項目に一言、お客様との商談内容をメモすれば十分です。

■ 今日の成果:
■ 今日のアポイント:
■ 明日のアポイント:

もし御社がGoogleカレンダーをお使いであれば、「今日のアポイント」の欄はGoogleカレンダー連携を使って、ボタン一発で記入ができます。

さらに、目標達成率機能を使って、個々の営業担当者の売上達成率を共有すれば完璧です。

新卒や新入社員のOJTの日報

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新卒や転職で入社したばかりの社員にとって、新しい環境での仕事は学ぶことばかり。受け入れ側の上司や同僚と一日も早く関係を構築して、即戦力として活躍して欲しいところ。

「気付き」や「今日取り組んだこと」をメインに日報を書かせることで、 新入社員が研修やその日の実務で学んだことを振り返ることができ、学びを確実に自身のものとして定着させることができます。 「疑問点や不明点」を書いて、分からない事を把握することも大切です。

同時に、日報には書き手の人となりがにじみ出るものです。 日報を通じ、受け入れ先の上司や同僚との相互理解や、同期入社同士の交流につなげていってはいかがでしょうか。

■ 今日の気付き:
■ 今日取り組んだこと:
■ 明日の予定:
■ 疑問点や不明点:

アルバイトや派遣スタッフの日報

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アルバイトや派遣スタッフといえども、会社に取っては貴重な戦力です。 特に、店頭や電話応対などお客様に接する最前線で働くスタッフは会社の重要な顔です。 ですが、正社員と勤務条件が異なるために、 どうしても仕事に対する責任感や会社の一員としてのグループ意識が育ちにくいものです。 gamba!の日報を通じて、アルバイトにもより責任感を持って仕事に取り組んでもらい、 会社の一員としての自覚を持たせていくというのも人材活用戦略として重要です。

ただ一方で、正社員に対するようなレベルの高い内容の日報を求めることは避けた方がベターです。 シンプルに今日の仕事の内容や仕事で感じたことや気付きを書いてもらうだけでも十分なのではないでしょうか? さらに、少しレベルが上がってきたら、明日の予定や課題などを書いてもらうようにするのもいいでしょう。

社員や店長など立場が違う従業員とも日報を共有し、売上や毎月の目標や進捗状況を共有したり、 「いいね!」ボタンを押しあうことで交流することでモチベーションを上げたりすることで コミュニケーションを図っていくことが多様なスタッフとスムーズに仕事を進めるコツなのではないでしょうか。

■ 今日の業務:
■ 気付いたこと:
■ 明日の予定:

開発チームの日報

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最近流行りのスクラム開発のような開発手法を採用するアジャイルな開発チームでは、 日々の開発の進捗状況の共有が重要です。

昨日までの開発状況を振り返り、 より迅速に開発を進めるためにいま個々のメンバーが何をすればいいか?をシンプルにまとめましょう。 特によくいわれるように、開発を進める中で見つけた「よかったこと」は何か(Keep)、 よくないこと・問題点は何か(Problem)、 次に試してみたいこと(Try)の3つの観点から状況を振り返って共有いくことで、 チームの中にベストプラクティスを蓄え、無駄なミスを回避し、 より素早くいいものを作ることに集中することができます。

■ Keep:
■ Problem:
■ Try:

総務や企画部門の日報

総務や企画部門は、会社全体だったり部門全体を見渡す位置にあるセクション。 あらゆる情報が飛び交うこそ、最新情報の把握はしっかりしておきたいもの。 特にこういった部門の仕事は非常に雑多で、各メンバーがどんなことをしていて、何が課題なのか、 何の仕事に忙殺されているのかが非常に見えづらく、個人プレーの仕事になりがちです。

各メンバーの「今日の業務」「今日の連絡」で1日を振り返り、「明日の課題」でやるべきタスクを共有してみましょう。 「共有しておきたいニュース」では、目標達成までの道のりや教えたいうんちく、 誰かに役に立ちそうなトピックスなどを思いつくままに箇条書きしましょう。誰が読んでも宝の山と言える、データが詰まった日報が完成します。

日報を通じて仕事の内容を可視化することで、きっと上司は部下が抱える仕事の無駄の大きさにはっきり気付くことができるはずです。

■ 今日の業務:
■ 今日の結果:
■ 明日の課題:
■ 共有しておきたいニュース:

学生インターン向けの日報

学生インターンも、企業にとっては重要な戦力。 どんな仕事をさせたらいいか、どこまで仕事を任せてしまっていいのか、 インターンの受け入れになれていない現場では 意外とお客様扱いしてしまってうまく活用できないケースも多いのではないでしょうか。

また、まだまだスキルも経験もない学生にしっかりと企業の仕事を経験し、戦力にしていくには、 本人達の自覚や責任感を持って取り組んでもらいたいところです。

1日の出来事と明日の目標を先輩社員と共有し、 現場で育つチカラと意欲を言葉に置き換え、報告するクセ付けをしていくことで成長を促しましょう。

「今日やったこと・一番うまくいったこと」で経緯と結果のすり合わせを行い、 「解決できなかったこと」「次回来る時にやること」で課題を与えます。

また、「ひとこと」を書くことでグループメンバーと気持ちの共有ができ、 会社対インターン生の関係だけでは築けないフレンドシップも育ちます。

■ 今日やったこと・一番うまくいったこと:
■ 解決できなかったこと:
■ 次回来るときにやること:
■ これみんなに教えたい!ひとこと:

日報テンプレートは日報活用の第一歩

いかがでしたか。本記事のテンプレート(フォーマット)を参考して、ぜひチーム内の課題に取り組んでください。

日報テンプレートは、日々の作業を共有し、改善するためにとても重要な要素です。

日報テンプレート(フォーマット)は一度作ったから終わりではありません。自分の組織に合っているか、効果を上げているかを検証してください。日報テンプレートを何度も作りなおすことにより、チームが抱えている問題を発見し、改善するきっかけにしてください。

日報共有アプリgamba!では、日報の共有、目標を日次に落とし込んで追いかけることができるKPI機能、日々のPDCA、日々の改善活動を行いやすい日報テンプレート機能など、長時間労働を撲滅し、目標達成を実現するためのツールが満載です。

  1. カスタマイズ可能な日報テンプレートで御社に最適な日報を作成
  2. Googleカレンダーからワンクリックで予定を日報にコピー
  3. 売上などの目標達成率が一目で見えるKPI管理機能

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ただいま、15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお役様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、弊社日報コンサルタントが個別のオンラインコンサルティングを行っております。

ぜひ今日から、gamba!で日報を実践してみてください。


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