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PDCAを仕組み化する!すごい日報のテンプレートとは?

2016年11月10日

計画(Plan)、実行(Do)、検証(Check)、改善(Action)、略してPDCA。社会人研修で最初に教えられる、仕事の成果を高める手法の基本です。

でも実際の職場で、きちんとPDCAが実践されているという例はあまり耳にしません。多くの人が壮大な計画を立て、一生懸命実行に移してみたものの、検証や改善に手が回らず、ひたすらたくさんの作業に追い立てられて1日が終わってしまう、というのが現状ではないでしょうか。

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なぜ、PDCAの実践は難しいのか?

要因は3つあります。

  • 今やってるやり方で、そこそこ成果が出ている
  • やり方を変えるのが面倒、もしくは事なかれ主義に陥ってしまっている
  • 実行(Do)することを強く求められるあまり、検証や改善がおざなりになってしまっている

みなさんの身の回りでも、心当たりはないでしょうか?

たとえば、今期の売上目標を達成するために、新規のお客様の開拓をテコ入れしよう。そのために、架電件数目標を設定して全営業メンバーでテレアポ実行、みたいな状況です。実際に計画を実行してみると新規のお客様の獲得が芳しくない、思うように契約が取れない。よし、ならば架電件数を増やして、がんばろう!。。。

なぜ新規のお客様の開拓がうまくいかないのか、本当にテレアポという戦略が正しかったのか、他に取るべき手はないのか、もっとうまく契約を取る方法はないのか、既存のお客様からの契約を増やす方法はないのか、など本来考えるべきポイントはたくさんあります。それによって、計画を修正したり、実行の方法を改善することで、本来目指すべき「売上目標の達成」をより確実に効率的に実現する方法を模索することが、本来経営者には求められているはずです。計画と実行だけにとらわれてしまって、肝心の検証と改善がまったく機能していない状況では、目標達成はありえません。

笑い話のような例ですが、社長が決めた計画だから、ノルマ達成至上主義で思考停止に陥るなど様々な要因によって、似たような状況に陥っている現場はたくさんあります。

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日報テンプレートでPDCAを仕組み化する

計画や実行の検証や改善を確実に行うようにするには、検証や改善というプロセスを日々の業務の中に組み込むことが必要です。要するに、仕組み化するということです。

実はこのような仕組み化を実現する、非常に簡単な日報の書き方のテンプレートがあります!といったら気になりますよね。

でも、あるんです。

日報というと、今日やったことを書き出して報告するだけのもの、と思っていませんか。確かに、そのような日報を必要としている職場もまだまだたくさん存在します。でも、それでは単に実行の結果にすぎません。本当の意味で検証や改善は見えてきません。

いま御社で使っている日報のテンプレートを、明日から以下のように変えてみてください。

【今日の計画・予定】
 
【うまくいったこと・その要因】
 
【うまくいかなかったこと・その要因】
 
【気づいたこと・提案事項】
 

これだけです。

この4つの項目だけを毎日日報に書いてもらうことができれば、PDCAは回ります。

なぜ日報テンプレートを変えるだけでPDCAを仕組み化できるのか?

先に紹介した日報テンプレートは、下記のような考え方をベースにしています。

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今日1日やった仕事の内容を、このマトリックス上に以下のように配置してみてください。

  • ①には「予定通りやってみて、かつ、うまくいったこと」
  • ②には「予定通りやってみて、かつ、うまくいかなかったこと」
  • ③には「予定していなかったこと・突発的にやったことで、思いがけずうまくいったこと」

今日1日の仕事をこのように配置してみると、色々なことが見えてきます。

①のうまくいったことは、そのやり方をどんどん進めていけばさらに大きな成果が生まれてくる部分なので、そのやり方をどんどん極めていけばいいはずです。上司や周囲も、そのやり方を積極的にサポートし、場合によっては他のメンバーにもそのやり方を推奨し、拡大すれば必ず良い結果が生まれてきます。

②のうまくいかなかったことは逆に、なんらかの改善が必要な部分です。本人だけで解決ができないのなら、周囲が手助けしたり、あるいは根本的に仕組みそのものを改善していかないと、良い結果が生まれません。

③の思いがけずうまくいったことは、その理由を探り、思いがけずできたことの再現性を高め、計画的に実行することで、いままで気づかなかった方法でより大きな成果を実現できる可能性がある部分です。ある意味、チームにとってイノベーションが生まれる可能性のある領域です。

1日の仕事をこのように分解してみるだけで、その日に目指していた計画がなんだったのか、何を実行して、どんな成果が得られたのか、課題や問題点・改善すべきことが何なのかが、自動的に明らかになります。

先に紹介した日報テンプレートは、このマトリックスを日報形式に書き起こしたものです。テンプレートにしてしまうとごく当たり前のことしか書かれていませんが、このマトリックスを頭に思い浮かべながら書いていくと、それが自動的に自分の今日1日のPDCAになります。

PDCAを仕組み化する!すごい日報のテンプレートとは?

PDCAを仕組み化する!すごい日報テンプレートのまとめ

計画や実行の検証や改善を確実に行うために、検証や改善というプロセスを日々の業務の中に組み込むことができる日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、日報を書くだけでPDCAを仕組み化し、すごい日報を実現するたくさんの便利機能が満載です。

  1. カスタマイズ可能な日報テンプレートで簡単に日報作成ができるテンプレート機能
  2. 日報にいいね!やコメント・スタンプ返信で手軽なコミュニケーション
  3. 売上などの目標達成率が一目で見えるKPI管理機能

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