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成果の出る議事録を作成するために重要なたった3つのルールとは?

2017年7月12日

議事録をわかりやすくまとめる、というのは意外と難しいもの。会議で何が決まったのか、次回までに何をしなければいけないのかがわからない、アリバイの記録でしかない議事録では意味がありません。

ベテランの社員であっても、しっかりとした議事録を書ける社員は、意外と多くありません。成果の出る議事録を作成するために守るべきルールはたった3つ。文章が上手かどうかではありません。これから紹介するルールを、しっかりと社員に指導していきましょう。

議事録のルール画像

なぜ会議には議事録が必要なのか?

会議や打ち合わせには議事録を残すべき3つの理由があります。3つの重要性をしっかり理解してもらいましょう。

議事録で結論を明確にする

会議は、発表会ではありません。アジェンダの順番に従って、粛々と担当者が資料を発表して会議が終わるということはまずありません。むしろ通常は、参加者がさまざまな観点から意見を述べ、活発な議論が行われます。

一方で、活発な議論が行われることによって、結論がわかりにくくなることも。あの人はこう言って、この人はああ言って、結局、最終的な結論はどう決まったのか?同じ場所で同じ発言を聞いていたのに、それぞれが結論について異なる解釈を持ってしまうことは、少なくありません。解釈は、そこにいた参加者全員で統一される必要があります。議事録は、そのための大切な手段だということを理解しましょう。

 

そこにいなかった人と結論を共有する

会議は参加者だけのものではありません。都合がつかずに参加できなかった人もいます。また、参加者の部下など、会議に参加する必要はないけれど、会議の結論を知っておくべきという人はたくさんいます。その人たちに、会議の決定事項を共有する最適な手段が「議事録」です。

 

後から振り返ることが重要

人の記憶は曖昧で、すぐに忘れてしまいます。例えば「これをいつまでに誰がやる」という決定事項があったとします。担当がちゃんと行ったのか?結果がどうだったのか?ということを、期限が迎えた時に振り返り、検証する必要があります。

「会議で決めたんだから、担当者がきちんとやるだろう」「結果は担当者が次回の会議で報告するだろう」という性善説は、捨てましょう。そこにあるのは、実際の担当者は多忙な目先の業務に追われ、せっかく会議で決まったことが放置され、だれもそれをフォローしない、という現実です。議事録は、「次回の会議でそこに書いてある決定事項を振り返り、成果を検証するためにある」ということを理解しましょう。

議事録が重要な画像

成果の出る議事録の書き方3つのルールとは?

ではどうしたら会議の結論を明確にし、「振り返りのできる議事録」を作成することができるでしょうか。

「型」を決める

議事録は、「参加しなかった人が読んでも分かる内容にする」という大原則があります。そのためには、誰もが理解できる共通の「型」、つまりフレームワークに従って、議事録を作成しましょう。

議事録に書くべき項目は、主に以下の5項目です。

  1. 目的

  2. 開催日時

  3. 参加者

  4. 決定事項

  5. 次回までの宿題

もちろん、この5項目を全て入れなくても構いません。大切なことは、会議ごとに議事録の項目が違っていたり、重要な項目に抜け漏れがないようにするということです。必要な項目が網羅されていることで、参加しなかった人もその会議で何が決まり、自分は何をしなければいけないかが容易に理解できます。

さらにもう一点、議事録を作成する上で常に意識するべき点は、「議事録は発言録ではない」ということ。議事録作成にあたっては、その場でメモを残していると思います。しかし、そのメモをそのまま議事録にしていいわけではありません。

実際のやりとり

  • Aさん: ○○の件に関してこう考えます

  • Bさん: それは□□のような問題があるが?

  • Cさん: いや、△△を実施するべきだ

議事録にはこう書きます

  • 決定事項:○○の件については△△を実施する

会議の議論は、まっすぐ一直線に進むわけではありません。だからこそ、簡潔にまとめることが重要です。議事録は会議の結論を明確にし、そこにいなかった人にも共有するためのものだということをしっかり理解しましょう。

 

4W1Hにそってまとめる

さらに、決定事項を書く際に忘れていけないのが4W1Hです。

  • When: いつまでに

  • Who: だれが

  • What: 何を

  • Why: なぜ

  • How: どのように

これを守ることができれば、議事録のレベルは格段に向上します。議論を整理し、結果を4W1Hにしたがって分解してみましょう。先ほどのような決定事項であれば、4W1Hを踏まえて、さらに以下のように書いてみましょう。

4W1Hになっていない決定事項

  • ○○の件については△△を実施する

4W1Hを含めた決定事項

  • ○○の件については□□のような問題を回避するため、△△を実施する(担当者:○○さん・期日:○月○日までにAさんへ報告)

このように書くことで、いつまでに誰が何を行い、なぜ、どうすればいいかが明確になり、誰が読んでも誤解を招かない記録を残すことができます。

 

わからないことはその場で解決する

会議は、参加者の共通の認識や結論を得ることが目的です。参加している人が同じ認識、同じ結論を共有しなければいけません。「自分はただの書記」ではありません。

重要な参加者の一人として、理解できないことは、その場で勇気を持って解決するという姿勢を持ちましょう。いざ議事録を作成しよう思った時、重要な内容が抜け落ちてしまったり、結論をミスリードしたものになってしまうことがあります。議論が何度も行ったり来たりして、結論が不明朗なまま、会議が進んで行ってしまうことも少なくありません。

自分の認識と、他の参加者の認識が一致しているのか、必ずその場で確認しましょう。また、議事録はそこに参加していない人に対して、内容を伝える重要な役割があります。わからないことを放置して、曖昧なまま議事録を書くというのは、責任を放棄しているといっても過言ではありません。

4W1Hにそってまとめる画像

日報共有アプリgamba!で議事録を作成する3つのメリット

日報共有アプリgamba!は、日々の業務を報告するだけのものではありません。議事録を作成し、社内で共有することもできるのです。

議事録のテンプレートを設定できる

議事録には「型」となるフレームワークが重要。定例会議の議事録がバラバラの書式で書かれていると、読む側は混乱します。そんなときは、テンプレートを使いましょう。

あらかじめ記入すべき項目を設定しておけば、毎回バラバラの議事録になったり、前回のものをコピペするといった面倒な作業を避けることができます。gamba!には、標準で以下の「議事録のテンプレート」が用意されています。クリック一発で、入力エリアに貼り付けることができ、とても便利です。

議事録テンプレート画像

 

会議ごとに別のテンプレートをカスタマイズすることもできます。内容に合わせた最適なテンプレートを個別に用意するといいでしょう。会議の名前を「テンプレート名」にするのがおすすめ。あとから一発で検索することができ、便利です。

議事録テンプレート設定画像

 

前回の議事録や他の日報を「1画面で見比べられる」

議事録を作成する際、前回の会議の時の議事録を見比べたいと思いませんか。パソコンで複数のウィンドウを開き、あっちこっちと行ったり来たりしながら見比べるのは面倒。gamba!なら、デュアル画面で前回の議事録を表示させながら、その場で議事録を作成できます。前回の会議で出された宿題がどのように進捗したのかを確認し、今回の議事録にまとめることもカンタンです。

デュアル画面画像

他にも社員の日報を見比べて、「前回の会議で決まったことがどう実行されたのか、振り返りながら会議を進める」ということもできます。

 

読むべき人に読んでもらい、開封記録を残せる

会議の結論は、参加した人だけのものではありません。会議に参加する必要はないけど、会議の結論を知っておくべきという人はたくさんいます。gamba!には既読機能があるので、「会議の結論を知っておくべき人」がちゃんと議事録に目を通したか、簡単に確認できます。

開封記録の画像

 

また、「読んでみて!」機能を使って、議事録を読むよう直接要求を送ることもできます。

「読んでみて!」機能を画像

この「読んでみて!」機能が秀逸なのは、「読んでみて!」を送られた人が議事録を開封すると、送った人の元に、「開封しました」という通知が戻ってくることです。

読んでみて確認画像

なかなか読んでくれない人に催促したり、上席が議事録を読んだタイミングを見計らって、直接会って説明に伺うといった使い方もできます。

成果の出る議事録を作成するために重要なたった3つのルールとは? まとめ

議事録作成で最も重要なことは、「会議の中身を、誰がみてもわかるものにすること」。実はとても大切な役割があります。基本事項をしっかりと理解し、1日も早くいい議事録が書ける「できる社員」になってもらいましょう。

特に若手社員にとって、議事録の作成は上司に自分をアピールする絶好のチャンス!会議の内容を理解し、簡潔な文章でポイントを押さえた議事録が作成できることを示すことで「デキる社員」と認められ、キャリアアップになるということを伝えていきましょう。

議事録作成は「雑用」ではありません。日報共有アプリgamba!は日報だけでなく、議事録を社内で共有する場合にも大きなメリットがあります。ぜひ、gamba!を活用して、成果の出る議事録を作成できるよう、指導していきましょう。

成果の出る議事録を作成できる画像

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