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OJTがうまくいく!日報で実践的な新人教育をする3つのコツ

2018年2月2日

中小企業の場合、大企業のように時間とお金をかけた余裕のある新人教育はできません。簡単な研修は実施しても、その後は現場任せというのが実情です。

そのため、新入社員が早期に離職したり、なかなか育たないという問題を常に抱えることになるのです。

中小企業が新入社員に求めることは「即戦力」。どうすれば、早く会社の一員としての責任感をもって仕事に取り組む新人を育てることができるのでしょうか。

カギとなるのはコミュニケーションを通じた信頼関係。それを育むのに最適なのが「日報」です。今回は、日報で実践的な新人教育をするコツについて解説します。

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日報で実践的な新人教育をする3つのコツ

①考えさせることが、気づきと行動を促す

学んだことだけを書かせるのはNG。自走できる新人として育てるには、自ら振り返る習慣を身につけさせましょう。

下記の図のような4象限で日報を書かせると、新入社員でもカンタンにPDCAを回す習慣が身につきます。

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これを日報のフォーマット(項目)に置き換えると、下記のようになります。

【今日の計画・予定】 
【うまくいったこと・その要因】
【うまくいかなかったこと・その要因と次回の施策】 
【気づいたこと・提案事項】
【明日の計画・予定】PLAN(計画)

 

②努力過程の見える化で自信をつけさせる

「まずこれを覚えて、一人でこなせるようになってから次へ進もう」という形で、一段ずつステップを追って教えましょう。

その過程を日報に残すことで、ステップごとに「今日はこれができた」「これを覚えられた」と自信をつけることができます。また、教える側としても、どこまで教えたか把握ができます。

早く一人前になってもらうには、自信をつけさせることが有効です。

 

③日報を共有して不安や悩みを把握する

日報は新人とOJTだけでなく、その上の上司など、みんなで共有しましょう。新人の早期離職で一番多いのが「上司についていけない」という理由。

もし、OJTと新人との関係に不具合が生じた状況をそのままにしておくと、新人は「自分はこの会社に合わない」という思いが強くなり、退職を考えるきっかけになります。

しかし日報を共有することで、「OJTがしっかり教育できているか」「周りはフォローしているか」「新人のモチベーションが下がっていないか」常に確認することができます。日報を書かせることで、教育体制のチェックや評価もできるのです。

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上司が新人の日報にすべき2つのポイント

日報は、読む側の管理者にも多くのメリットがあります。

①ポジティブなコメントを返す

新人の日報には、できるかぎりポジティブなコメントを返しましょう。日報の内容がイキイキとしているかは、上司が適確なコメントをしているかにかかっています。

ミスをしてしまったなどの記述があれば、落ち込んだ気持ちで書いたに違いありません。正直に書いたことに対し、「書いてもらって助かった、嬉しかった」と感謝の気持ちを書いて伝えましょう。

その後必要なアドバイスを加え、本人を勇気づけ、動けるようにしてあげると、新人は「明日も頑張ろう!」と思えます。

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②先輩の日報を読ませる

先輩の日報を読ませると、PDCA、いわゆる計画、実行、検証、改善がどのようなものかイメージできます。

また、「あ、こんな書き方もあるんだ」「この書き方はわかりやすいな」と、読み手を意識した日報が書けるようになります。

さらに、他部署の日報を読ませるのも効果あり。どんな仕事をしていて、どんな課題があるということが感じられ、会社を俯瞰して眺めることができます。

新人教育に最適な日報アプリgamba!とは?

日報は新入社員と上司、および他のチームメンバーをつなげる大切なコミュニケーションツールです。上手に活用し、新人を育成しましょう。

今回は人気の日報アプリgamba!をご紹介。gamba!はSNS形式の日報です。

毎日の学びや気づきを投稿し、全員で共有することで、新人教育の見える化を実現します。1_営業部_-_gamba_

①学んだことを振り返り、考えさせるテンプレート

gamba!は、毎日の振り返りを促すテンプレートを搭載。会社に応じたものにカスタマイズも可能です。

フォーマットがあれば、新入社員でもすぐに日報を書くことができます。

テンプレート

②同僚の日報や、上司の褒めコメントでモチベーションが上がる

同期の日報を読むことは、「あいつ頑張ってるな、オレも負けてられるか!」と切磋琢磨するようになります。

また、ファインプレーをマネることで、全員のスキル向上にも繋がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」の繰り返しで、新入社員の行動量は増えるのです。

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③実績の見える化が自信に繋がる!

日報と一緒に実績報告をして、達成率の推移をグラフ化できます。頑張りが見える化されれば、自信に繋がります。

また競争心も刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④チャットで素早くフォローできる

「成績が思わしくない」「最近覇気がない」と感じる新人には、チャットで個別に連絡を取ることも可能です。

早い段階でのフォローが、新人の早期離職を防ぐのです。

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⑤予定をカンタンに把握できるGoogleカレンダー連携

gamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!週報の作成もラクラク。

新入社員の予定の把握もカンタンにできます。

カレンダー
 

gamba!で新人教育をしよう

日報アプリgamba!であれば、これまでの新人教育の課題を解消します。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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