Googleカレンダーでの日報の作り方：機能の連携方法をご紹介
みなさんはGoogleカレンダーでスケジュール管理をしていますか？
やるべき作業を漏れなく遂行するには、スケジュール管理は欠かせません。
Googleカレンダーは、今後の予定を入れる「スケジュール帳」としての使い方が一般的です。
しかし、ただ予定を詰め込むだけのTo Do リストになってしまっては、せっかくのGoogleカレンダーを使いこなせているとは言えません。
仕事の成果を上げるには、振り返ることが重要です。
これからは「行動の振り返り」として、Googleカレンダーを使ってみてください。
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目次
まずはスケジュールを設定する
スケジュールの設定は、できれば前日に行いましょう。
退社する前に明日やるべきことを書き出せば、翌日にすぐ仕事に取りかかることができます。
ではどのようにスケジュールを組めばいいのでしょうか。3ステップでご紹介します。
ステップ１ やるべきことを洗い出す
会議や取引先への訪問など、決まった予定のみ入れていませんか？
まずは、「いまやるべきこと」を洗い出しましょう。
やるべきことを明確にするためには、課題から逆算すると簡単です。
- 「見込み客が少ない」ことが課題
- やるべきこと（解決案）
- 既存客に電話営業して、2社以上の見込み客を紹介してもらう
- 広告を出稿してみる
- 展示会などに出展する
- やるべきこと（解決案）
課題を明確にすることで、やることが明確になります。
気持ちの面でも「一つ一つやっていこう」というポジティブな思考に変わっていきます。
ステップ２ 優先順位をつける
できるだけ優先順位の高いものから完了できるようにスケジュールを組みましょう。
優先順位は基本的に以下のように組んでいくと成果を出しやすいと言われています。
- 期限が近く、かつ高い成果を求められているもの
- 高い成果を求められているが、期限はまだ先のもの
また、Googleカレンダーに入力するときは、優先順位で色分けすると、より分りやすいです。 例えばオレンジ色は最優先、緑色は２番目に優先度が高い、黄色は３番目に優先度が高い、といったように色分けすることが良いでしょう。
ステップ３ 見込みで良いので完了のめどをきめる
時間に制限があったほうが、集中して頑張ることができます。
ある程度の見込みで構わないので、どの程度の期間で終わらせるか、計画を立てていきましょう。
振り返りの際に有効な材料になります。
日報とGoogleカレンダーで振り返る方法
いよいよ本題の「振り返り」です。みなさんは日報を書いていますか？
仕事終わりに１日の業務を思い出しながら書くのは大変ですが、Googleカレンダーを使うことで、カンタンに振り返りができます。
ここではGoogleカレンダーと連携できる日報共有アプリgamba!（ガンバ）を用いてご紹介。
gamba!はGoogleカレンダーのスケジュールを、日報にコピーすることがあります。
この機能を使えば、いちいち予定を日報に書き込む必要がありません。
Googleカレンダーで「振り返り」をする方法を3ステップでご紹介します。
１）日報にスケジュールを貼り付ける
日報を書くのは基本的に仕事終わりの時間です。
疲れがピークに達したなかで、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは大変です。
でもGoogleカレンダーのスケジュールを引用すれば、簡単に振り返ることができます。
gamba!ならGoogleカレンダーと同期できるので、わざわざコピペする必要はありません。
クリックでカンタンにgoogleカレンダーの予定を貼り付けできます。
２）スケジュールと結果を照らし合わせる
スケジュールに対して、どんな行動をし、どんな結果に至ったのかを振り返ります。
簡単な作業やルーティンワークは「完了」と記入するだけでOK。
訪問営業をした場合などは、詳細を記入するだけでカンタンに日報が書けます。
添付画像では、日報の冒頭にgoogleカレンダーを引用して、後半にそれぞれの打ち合わせの結果や今後の対応を記載しています。
３）上司のコメントが改善行動を促す
あなたは、上司から日報にコメントを受けたことはありますか？
行動を振り返り、改善するには、第三者からのフィードバックが欠かせません。
日報を読んだ上司が反応することで、日報を日報をしっかりと書こうという気持ちになります。
あなたが部下の立場なら、上司の方に業務報告として見てもらうことも良いでしょう。
上司の方は、日報を読んで、フィードバックすることを強くオススメします。
その際、アドバイスをすぐしがちですが、その前に部下の行動を褒めるコメントをするようにしましょう。次に続くアドバイスを、「こうすればもっと良くなるんだ」と前向きに捉えられるようになります。
gamba!なら、外出先や移動中など、いつでもアドバイスができるコメント機能を搭載しています。
部下の心をつかみ、モチベーションをアップさせます。
実際にgamba!でのGoogleカレンダー連携を利用した事例
粘土・UVレジンを中心に、造形素材の開発・販売を行う株式会社パジコ様。
gamba!を2022年より、利用しており日報と商談記録として運用しています。
パジコの栗原様曰く、Googleカレンダー連携をすることによって日報を書くスピードが上がったとのことです。
また、課題としてGoogleカレンダーに予定を共有していたがわざわざ見る習慣が無かったことがありました。それもgamba!での連携後に予定を見る習慣ができたとのことです。
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今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、会社に応じた日報テンプレート作成のお手伝いや、使い方の説明などをさせていただきます。
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所要時間は30分です。PCもしくはタブレットでお繋ぎします。お気軽にご相談ください。
Googleカレンダーと日報で振り返りをしよう
Googleカレンダーと日報の組み合わせで、毎日の振り返りをしてみましょう。
スケジュール管理が上手にできれば、仕事の生産性やクオリティが上がります。
gamba!を使えば、日報のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。
外出先や移動中にコメント返したり、急ぎの連絡はチャットでやりとりすれば、仕事の能率がグッとあがります。
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