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スケジュール管理だけじゃない!Googleカレンダーと日報で「振り返り」をする方法

2018年2月9日

みなさんはGoogleカレンダーでスケジュール管理をしていますか?やるべき作業を漏れなく遂行するには、スケジュール管理は欠かせません。

Googleカレンダーは、未来の予定を入れるという「スケジュール帳」としての使い方が一般的。しかし、ただ予定を詰め込むだけのTo Do リストになってしまっては、せっかくのGoogleカレンダーを使いこなせているとは言えません。

仕事の成果を上げるには、振り返ることが重要です。ぜひこれからは「行動の振り返り」として、Googleカレンダーを使ってみてください。生産性がびっくりするほどUPします。

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まずはスケジュールを組もう

スケジュールの設定は、できれば前日に行いましょう。退社する前に明日やるべきことを書き出せば、翌日にすぐ仕事に取りかかることができるのでオススメ。

ではどのようにスケジュールを組めばいいのでしょうか。3ステップでご紹介します。

1)やるべきことを洗い出す

会議や取引先への訪問など、決まった予定のみ入れていませんか?まずは、「いまやるべきこと」を洗い出しましょう。そのためには課題を明確にしなければなりません。

例)今の課題:見込み客が少ない

やるべきこと:既存客に電話営業して、2社以上の見込み客を紹介してもらう

こうして方策が見えてくることで、「やることがありすぎてしんどいな〜」というネガティブな気持ちから、「一つ一つやっていこう」というポジティブな思考に変わっていきます。

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2)優先順位をつける

きるだけ優先順位の高いものから終わらせられるように組みましょう。順位はこのようにつけます。

①期限が近く、かつ高い成果を求められているもの

②高い成果を求められているが、期限はまだ先のもの

また、Googleカレンダーに入力するときは、優先順位で色分けすると、より分りやすいです。

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3)作業時間は気持ち短めに

時間に制限があったほうが、集中して頑張ることができます。頑張らないと終わらないくらいの長さに設定するのがポイント。

ただし、人間の集中力が続くのは約2時間が限度と言われています。長くても2時間単位で区切りをつけましょう。

日報とGoogleカレンダーで振り返る3ステップ

いよいよ本題の「振り返り」です。みなさんは毎日日報を書いていますか?仕事終わりに1日の業務を思い出しながら書くのは大変ですが、Googleカレンダーを使うことで、カンタンに振り返りができます。

ここではGoogleカレンダーと連携できる「日報共有アプリgamba!(ガンバ)」を用いてご紹介。gamba!はGoogleカレンダーのスケジュールを、日報にコピーする機能があります。この機能を使えば、いちいち予定を日報に書き込む必要がありません。

Googleカレンダーで「振り返り」をする方法を3ステップでご紹介します。

 

1)日報にスケジュールを貼り付ける

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達したなかで、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは、地味に大変な作業です。でもGoogleカレンダーのスケジュールを引用すれば、簡単に振り返ることができます。

gamba!ならGoogleカレンダーと同期できるので、わざわざ転記したり、コピペする必要はありません。クリック1発でカンタン貼り付けできます。

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2)スケジュールと結果を照らし合わせる

スケジュールに対して、どんな行動をし、どんな結果に至ったのかを記入します。いわば答え合わせと言えるでしょう。

簡単な作業やルーティンワークは「完了」とだけ記入するだけでOK。訪問営業をした場合などは、詳細を記入するだけでカンタンに日報が書けます。

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3)上司のコメントが改善行動を促す

あなたは、部下の日報にコメントをしていますか?行動を振り返り、改善するには、上司によるアドバイスが欠かせません。上司が反応を示すことで、部下は日報をしっかりと書こうという気持ちになります。

できれば、アドバイスの前に褒めるコメントをするようにしましょう。次に続くアドバイスを、「こうすればもっと良くなるんだ」と前向きに捉えられるようになります。

gamba!なら、外出先や移動中など、いつでもアドバイスができるコメント機能を搭載。部下の心をつかみ、モチベーションをアップさせます。

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Googleカレンダーと日報で振り返りをしよう

ぜひ、Googleカレンダーと日報の組み合わせで、毎日の振り返りをしてみましょう。スケジュール管理が上手にできれば、仕事の生産性やクオリティが上がります。

gamba!を使えば、日報のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。外出先や移動中にコメント返したり、急ぎの連絡はチャットでやりとりすれば、仕事の能率がグッとあがります。

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