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PDCAサイクルを回せるチームを作る!いま日報アプリが注目されている理由

2018年4月17日

メールよりも早く手軽で、いつでもどこでもやり取りができるということで、チャットワークをはじめとするビジネスチャットを導入する企業が増えています。しかし便利だからと言って、全てをビジネスチャットで済ませていませんか?

業務報告といったいわゆる「日報」をビジネスチャットで行ってしまうと、そこには落とし穴が待っています。それは「社員が考えなくなる」ということ。ビジネスチャットでの日報は、ただの報告に終始します。

しかし、1日の行動を振り返り「もっと良い状態にするためにはどうすればよいか」と対話しながら書くと、日報はもっと価値のあるものになります。日報でPDCAサイクルを回していく・・・それを可能にするのが、いま注目されている日報アプリです。

ビジネスチャット

ビジネスチャットが優れている点

ビジネスチャットはパソコン、スマホ、タブレットなど、いつでもどこでもサクサク使えるのがいいところ。

  • メールのように宛名の入力や「お疲れ様です」などの挨拶文が要らない
  • 容量の大きい画像ファイルもカンタンに共有できる
  • 迷惑メールが来ない

2大ビジネスチャットといえば、チャットワークとSlack(スラック)が挙げられます。なんといっても無料プランがあるのが嬉しいところ。社外の人間とも使えるので、これを使わないなんてもったいない。なので、私もコンサルタントとの打ち合わせは、チャットワークのオンラインビデオ通話で行っています。

しかし一方で、こんな問題点もあります。

ビジネスチャットの問題点

情報が次々に流れて確認に時間がかかる

チャット形式のやりとりは、情報が次々と流れていきます。特にグループチャットの場合、色々なメッセージが飛び交います。だからといって、メッセージを都度チェックしていたら仕事に集中できません。

すると次第にたくさんのメッセージが未読で溜まり、未読の開始位置から延々とスクロールすることになります。どのメッセージが自分に関係があるかどうかは読んでみないと分からないので、確認に時間がかかります。見落とすメッセージも出てきます。

PDCAを考える習慣が身につかない

チャットで日報報告をする場合、作業内容や売上といった結果だけを報告することが多いと思います。これは、PDCAサイクルでいう、計画(Plan)、実行(Do)だけを行い、検証(Check)、改善(Action)を行っていないことになります。

なぜうまくいったのか?なぜうまくいかなかったのか?それを自分で考えずに、ただ結果報告だけしていては成果は上がりません。

  1. うまくいったこと⇒よりうまくいかせる方法を考える
  2. うまくいかなかったこと⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

この2つを考える習慣を身につけることが、部下の成長に繋がります。しかし、LINEやビジネスチャットでは難しいでしょう。

すぐにPDCAの振り返りができない

週1回、チームでミーティングをしている会社は多いと思います。それぞれがこの1週間どんな作業をして、どんな結果を出したのかを振り返るためのものです。しかし、チャットで日報や業務報告を行うとどうなるでしょうか。

みなさん、1週間前の業務内容を覚えていますか?覚えていませんよね。だからと言ってチャットを遡って読み返すのは大変な作業です。つまり、チャットだと振り返りがスムーズにできないのです。

振り返り

PDCAサイクルを回せるチームを作るために必要なこと

PDCAサイクルを回すには、計画(Plan)をたて、計画実行(Do)の経過を記録し、成果を振り返り(Check)、改善(Action)しなければなりません。リーダーであるあなたが、その仕組みを作る必要があります。

そこでオススメなのが日報です。しかし、「えー、日報??以前は書かせていたけど、みんな書かないからやめてチャットにしたんだよ。」といった、日報は定着しないのが課題だと感じている人も多いのではないでしょうか。

そこでいま注目されているのが、パソコンやスマートフォンでも操作できる日報アプリです。提出状況を一目で確認でき、提出期限のリマインドも自動的に行うことができます。

PC・スマホのどちらにも対応したわかりやすいデザインで日報の内容を把握しやすく、特にスマホで一度に全員の日報を確認することができるのも魅力。 電車や移動時間など空いた時間で簡単に操作ができるので、日報提出への負担がなくなります。

スマートフォンでも操作できる

PDCAサイクルを回せる日報アプリgamba!の仕組み

日報共有アプリgamba!(ガンバ)は、社内SNSの仕組みを取り入れたクラウド型の日報アプリです。

日報アプリ

PDCAサイクルを回せるテンプレート機能

gamba!はテンプレートが選択できるので、テンプレートに沿って日報を書くだけで自然にPDCAサイクルが回ります。もちろん、カスタマイズも可能!

うまくいかなかったことは、問題を取り除くために何をするべきかを部下が考えることで、部下は日々成長します。うまくいったことは、そのやり方を横展開すればチームは必ず大きな成果を生みます。

日報テンプレート

実績と照らし合わせてPDCAサイクルの振り返りができる

gamba!は日報と一緒に売上などの数値入力もできるので、目標達成率を見える化してタイムライン上で共有できます。実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

数値化されていない目標は、達成率が見えません。計画が立てにくく、途中の修正が難しくなります。つまりPDCAサイクルを回すには、目標を数値にすることが欠かせないのです。

KPI

 

ミーティングを効率化できる

1週間の仕事を振り返る週次ミーティングといった定例会議を、皆さんの職場でも行っているのではないでしょうか。LINEやチャットで日報を行っていると、スムーズな振り返りができません。1週間分の仕事をスクロールして読み返すのは大変な作業です。

しかしgamba!なら2画面表示ができるので、右画面に先週の日報を表示しながら、左画面で議事録(週報)を書くことができます。ミーティング直後に議事録をアップすれば 「今週は誰が何をするのか?」メンバーの記憶が新鮮な間に内容の共有ができます。

2画面表示

ビジネスチャットもできる

移動中の連絡やURLの共有など、今すぐ連絡したい時に便利です。忙しいときはスタンプを使った返信もできます。

チャット

日報アプリでPDCAサイクルが回るか無料で試してみよう

ビジネスチャットと日報アプリ、どちらも一見同じようなツールに見えますが、実は用途に応じて使い分けることでもっと有効に活用できます。

日報に特化したgamba!(ガンバ)は、報告内容をテンプレートで決め、目標や結果、改善策を明確にし、それに対して上司はアドバイスや激励のコメントをする

この積み重ね=日報でPDCAサイクルを回していくことが、部下の成長、ひいては会社の業績アップに繋がるのです。

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