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面倒にならないコツ!日報の書き方とは

2018年1月20日

多くの企業では、営業マンの訪問先の状況や商談内容を、他のメンバーやリーダーに共有するために、日報の提出を求めていることがあります。

しかし、日報を書く時間がかかりすぎてしまうと、面倒に感じることが多く、日報を書かない、書きたくない、書いてる時間が惜しいという営業マンも多いもの。

営業は一人で行っているものでなく、チーム全体の利益をもたらすための大切な仕事。チーム全体で意識し、営業メンバー全員でフィードバックをすることで、新たな課題や目標を見出すためにも、日報は必要です。

では営業マンが面倒にならないために、どのような日報を書けばいいのでしょうか?

営業日報の画像

営業マンが何をしていたのか知るための『行動の記入』

営業マンが一日どのような商談をどの場所で行ったかということがとても重要。
例えば、

10:00~ ◎◎商事の担当者◎◎様と◎回目の商談。商品について詳しく説明し、担当者◎◎様は「検討する」とのこと
11:00~ 株式会社 ▽▽様の担当者▽様と初めての面談。まずはニーズなどを聞き出し、案件は後日持っていくことを提案した。
12:00~ 休憩
13:00~ ○×会社の担当者○○様と○回目の商談。今回はいくつか提案をし、検討いただくようお話しした。

どこの会社の誰と会い、どのような案件で、どのような商談をしてきたのかをまとめます。行動の記入は一番に重要で、営業マンがどのような商談を持っていきどんな話で終わったのか確認できる重要項目です。

営業マンの画像

一日の目標と成果の記入

一日の営業始めには必ず目標を立てましょう。

  • 今日は何社回って何件を目標に成約をとる。
  • 今日は何点○○円の販売実績をとる。

など、目標を決め、仕事終わりに

  • 今日の成約は○件
  • 今日の販売成績は○点○○円

など、数字を使った具体的な成果を記入すること。毎日目標にたどり着けるほどの成果をもたらすのは、大変なこと。しかし、それを日報にすることで、本人が日報で振り返りながら毎日の成果の積み重ねや、活動してきたことを確認し、ここまで頑張ってきたという満足感を味わえることにもなります。

一日の目標の画像

今後の課題や問題点の記入

  • 今日の商談先への今後の対応
  • 今後どうすればいいかなどの課題
  • 自分が今日話していた中でもう少しこうだったらよかったなどの反省点
  • 相手先から出された問題点

など、全部でなくても今後につながる課題を記入します。課題をチームでフィードバックすることにより、情報の共有ができ、ほかの営業マンが学んで実践できる課題になります。一日を振り返り、今後はどのようにしたいかを明確にすることにより、明日への目標の記入ができます。

今後の課題の画像

日報は簡単に書こう

なぜ日報が面倒なのでしょうか。多くの場合は、営業日報に書く項目が決まっていないという理由が多い。営業日報を簡単にするコツは、日報に書く項目を決めてテンプレート化してしまうことです。

  • 行動の記入
  • 目標の記入
  • 成果の記入
  • 今後の課題や問題点の記入

この4つの項目で日報が出来上がります。まずは4つの項目だけで日報を始めましょう。箇条書きやテンプレートを利用しながら、会社の利益につながるように日報の日常化を目指してください。

日報を効率化!日報共有アプリgamba!でできる3つのこと

ここではいま話題の日報共有アプリgamba!をご紹介します。

日報フォーマット搭載!目標管理も同時にできる

gamba!はテンプレートを搭載しているので、すぐに日報を書くことができます。もちろん、カスタマイズも可能!

また、売上や契約件数などの報告もできます。全体の目標進捗が自動集計され、達成率がグラフ化されます。

全体

 

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達したなかで、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付けできるので、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

 

アプリでどこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

通勤途中に目を通したり、出先から日報を提出できて便利です。日報を書くためだけに会社に戻る必要はありません。

さらに「チャット機能」も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティーがしっかりした業務専用チャットを使いましょう。

チャット

gamba!(ガンバ)には、たった5分で日報を作成するための機能が満載。 「毎日の5分の習慣」で、仕事のレベルは確実に高まります。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃できます。

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