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新入社員のモチベーションを高める日報の2つのポイント

2016年7月17日

多くの企業で、新入社員に日報を書くように指導していることが多いのではないでしょうか。

新入社員の側から見ると、日報を毎日書かなければならないことに対して大きな負担だと感じてしまうこともあります。日報の意義をきちんと施入社員に理解させ、有効に活用していく方法を考えることが大切です。日報を役立たせることができれば、社員のモチベーションを上げ、企業全体の底上げにもつながっていきます。日報があまり機能していないと感じている場合は、しっかりと見直しを図るようにしなければなりません。

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新入社員として働き始めたばかりの段階では、日報を書くことの意味を正しく理解することができていないものです。そのため、ただ日報を書けと言われたのでは、何を書けばよいのか分からず、戸惑ってしまいます。結果として、とにかく早く終わらせることばかり考えるようになり、中身の薄い日記のようなものになってしまうのです。このような日報では、毎日続けていたとしても全く意味がありません。

何を書けばよいのかを丁寧に指導する

新入社員に日報を書かせる場合、何を書けばよいのかを分かりやすく説明しなければなりません。自由記入欄のような形式にせず、具体的な指示を取り入れていくのも効果があります。書くべきことがきちんとりかいできれば、日報に対する負担感は緩和されます。基本的には、その日に行った業務のことを思い出しながら書いていくのが日報ですが、いくつかのポイントに絞って書くようにすると書きやすくなります。何を行ったのか、どのように行ったのか、といった点が中心です。

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きちんとフィードバックを行う

日報は意味がないものだと言われることがあります。それは、ただ書くだけで終わっていて、適切なフィードバックが行われていないためです。新入社員としても、せっかく書いたのに上司の反応がないのでは、書くのが嫌になってしまいます。日報の内容に上司が目を通し、フィードバックを行うようにしなければなりません。ただし、内容が良くないからといって頭ごなしに叱るようなフィードバックは逆効果です。良くない部分がある場合は、どのように修正していけばよいのかを説明します。また、良かった部分については、きちんと褒めて、更なるスキルアップにつながるアドバイスを追加することが大切です。

まとめ

仕事ぶりを上司が見てくれていると分かると、新入社員は安心感を持つことができ、より充実した日報を書くことができます。

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