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部門別にグループを分けて日報を運用する場合の設定方法について

2016年1月14日

みなさま、今日もgamba!で、お仕事ガンバっていますか?

複数の部門や店舗ごとに日報を運用する必要がある場合、どのような設定をすればいいでしょうか。 この記事では、gamba!のグループの使い方についてのよくある質問をご紹介いたします。

グループとはなんですか?

gamba!のグループとは、日報などの投稿を共有するユーザの集まりです。

gamba!に最初に登録すると「みんなの日報」というグループが一つ作られます。

グループには、メンバーを登録することができ、メンバーはグループに日報などを投稿することができます。メンバーが日報を投稿すると、そのグループのメンバーに投稿がメールやアプリに通知され、gamba!のページ上で最新の投稿から過去に向かって時系列に閲覧することができます。

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公開グループと非公開グループとは?

グループは、アカウントに所属するすべてのユーザが自由に閲覧できる「公開グループ」と、そのグループに所属するメンバーにしか閲覧できない「非公開グループ」の2種類があります。

たとえば、一般社員の日報は他の部署の社員からも自由に閲覧でき、コメントやいいね!を送れるようにしたいという場合は「公開グループ」を使います。

逆に、幹部メンバーのみのクローズドな情報共有が必要な場合は、「非公開グループ」に設定することで、そのメンバー以外アクセスできないグループを作成することができます。なお、グループを作成する場合の初期設定は「非公開」となっています。

部門ごと・店舗ごとに分けて日報を共有できますか?

はい、そのような場合には部門・店舗ごとにグループを作成することができ、部門に所属するユーザ同士で日報を共有することができます。

※ご契約プランによっては複数グループを作成できない場合があります。詳しくはこちらの料金プランをご覧ください。

グループには、所属するメンバーのみが日報を投稿することができます。

グループを新たに作成する方法は、こちらの「新しくグループを作成するには?」の記事をご覧ください。

兼務している複数の部門のグループに所属することはできますか?

はい、ユーザは複数の部門に所属することができます。複数のグループに所属することで、それらのグループすべてで日報の投稿と閲覧ができるようになります。

また、複数のグループに所属している場合、画面上の「すべての投稿」を開くことで、所属するすべてのグループの投稿を時系列に一覧することができます。

グループにメンバーを追加する方法は、こちらの「グループにメンバーを追加するには?」の記事をご覧ください。

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他の部門・店舗の社員が自由にお互いの日報を閲覧できるようにすることはできますか?

はい、グループの公開範囲を「公開グループ」に設定することでお互いに自由に閲覧ができるようになります。この場合、所属していないグループには日報は投稿できませんが、投稿に対していいね!やコメントを返信することが可能です。

通常、そのままの設定ではグループはそこに所属するメンバーだけが閲覧することができる「非公開グループ」に設定されます。

グループの公開範囲を「公開グループ」に変更することで、グループに投稿された日報を、他のグループのユーザが閲覧することができるようになります。

グループの公開範囲の変更方法は、こちらの「グループの公開範囲を変更するには?」の記事をご覧ください。

所属していないグループの投稿をフォローすることはできますか?

はい、そのグループを「お気に入り登録」することが可能です。

例えば、連携して仕事をする必要の部門など、グループに所属はしていないけどそのグループの日報はなるべくチェックしてフォローしておきたいというような場合、そのグループを「お気に入り登録」することができます。

グループをお気に入りに登録することで、お気に入り登録したすべてのグループの投稿を「すべての投稿」から閲覧することができるようになります。

また、お気に入り登録されたグループに新たな投稿があった場合、メールやアプリへのプッシュ通知でお知らせされます。

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特定のユーザの投稿をフォローすることはできますか?

はい、そのユーザを「お気に入り登録」することが可能です。

例えば、一緒にプロジェクトチームを組んでいる同僚や、他の部署にいる先輩・後輩の仕事ぶりを見ておきたいなど、その人の日報をなるべくチェックしておきたいという場合、そのユーザを「お気に入り登録」することができます。

ユーザをお気に入りに登録するおとで、そのユーザの投稿を「すべての投稿」から閲覧できるようになります。同様に、そのユーザが新たに日報を投稿すると、メールやアプリへのプッシュ通知でお知らせされます。

公開と非公開のグループはどのように使い分けるのがオススメですか?

ユーザ数が10〜20名ぐらいまでであれば、通常はグループはひとつだけで運用されるケースが大半です。必要以上にグループを分けてしまうとグループごとに情報が分断されてしまい、かえって情報がうまく共有されないという問題に陥りがちですので、オススメはしていません。

この規模を超える組織で運用する場合は、やはり部門や店舗ごとにグループを分けて使うことをオススメします。できれば、グループは公開グループにしておくことで、部門間で日報を自由に閲覧できるようにしておくことをオススメします。

一方で、部門や店舗のマネージャーをメンバーとした非公開グループを作成し、階層別の部門間の情報共有を図るグループを整備することをオススメしています。


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