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書きたくなる、読みたくなる日報を使ってこの時代を生き残りましょう!

2016年7月5日

新入社員に対し、日報を研修に導入している企業はたくさんあります、実際うまく活用されているという実例はとても少ないのが現状です。それは新人にしてみればこの日報が何になるのか、意味がないものではないのか、書かされているという意識で書いてはいないか、ということが考えられます。また上司からすれば、それをもらったところでどうフィードバックしていいのか、どう部署内の仲間に共有すればいいのか、そこがわかっていないからではないかと思います。

どうせやるなら嫌々やるよりも、書いている自分も読んでいる相手も嫌々ではなく、これを書かないと(あるいは、読まないと)気が済まないと思うくらいの感じで取り組んでもらいたいものです。

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報連相も今やSNSを活用する時代

新人として入社して15年、私は課長として出向することになりました。それまで係長として自分の仕事だけをこなしているだけで良かった立場から、仕事が円滑にまわることに加え、部下の仕事の掌握という新たな課題が加わったのです。出向先でも日報がうまく活用されているということはなく、部下も遠慮をしているのか報連相も少なく、情報共有の仕組みもできていないような状況でした。そこで週に1回、課内全員で集まって打合せをしてみましたが、電話がかかってきたり、落ち着いて話をすることができない上に、意外と1人1人の報告に時間がかかるので、同じ時間の共有よりも効率のいい情報共有の仕方を考え、課内全員への一斉メールで情報共有をはかるようにしました。

一斉メールは月曜日と金曜日に「今週やろうと思っていること」と「進捗状況」を私から送りはじめました。強制はしませんでしたが、一部を除いてほとんどの人が習慣的に取り組んでくれるようになったのです。

課内一斉メールのメリット

課内一斉メールは、私が課内の業務の進捗を把握することはもちろん、課内の部下同士の業務の繁忙期・閑散期の把握にもつながり、お互いに忙しい人の手助けをするという気運が出てきました。また、従来はかしこまって報連相をしてきた部下が、気軽にメールで報連相をしてこれるようになりました。メールなので立て込んでいる時はすぐには対応できませんが、空いた時間に対応できるというのは時間で縛られず、自分で時間を管理できるという点では私にも部下にもメリットでした。

課内一斉メールのデメリット

デメリットとしては、私の方で毎回きたメールをコピー&ペーストし、エクセルで管理していたのですが、これが結構手間でした。部下はそんなに人数はいなかったのですが、それでも面倒でしたので、大勢部下を抱える課だったら対応できていなかっただろうなと思いました。また、月ごとに管理をしていたので、一人一人の管理と違い、その人が年間を通じてどんな仕事をしていたのかが一目でわかるようになっておらず不便でした。

クラウドサービスの日報

課内一斉メールのデメリットを補うのが「クラウドサービスの日報」だと思います。私がエクセルで苦労している時にこのサービスを知っていたら間違いなく使っていたことでしょう

課内一斉メールの時に感じたのは、意外とみんなが人のメールをよく読んでいるなということでした。同時に、みんな自分の仕事についてアピールしたいんだな、とも思いました。これは、自分のことを知ってほしいという欲求と、情報を得たいという欲求がうまく合致した結果ではないでしょうか。

日報フォーマットとして決められた業務日報は司と部下の1対1の関係でしかありませんが、クラウドサービスの機能を使うことで多人数での共有もでき、書きたい、読みたいという気持ちをうまくくすぐることで、上司は部下の業務管理、部下は効率的な報連相、同僚は情報共有ができるのです。

まとめ

部下からの報連相はこれまでと同様に大事なことですが、これからは管理職の方から積極的に部下の仕事に関心をもたなければいけない時代になりました。人件費はおさえたい、でも仕事は増えてるから何とかこなしてね、というこの時代においては、効率化をはからないと生き残っていけないのです。これからはいかに効率よく、それでいて部下のモチベーションをあげていくのかが勝負です。クラウドサービスの機能をうまく活用して、業務管理をしてみませんか。

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