目標達成 目標達成するチームTOP

部下の指導は初めが肝心!PDCAサイクルの基本の教え方

2017年1月4日

PDCAサイクルはすべてのビジネスマンにとって必要な思考習慣の一つです。その理由はPDCAサイクルを理解していなければ、言われたことを実行するだけの人材に育ってしまうリスクがあるからです。そのためPDCAサイクルは新人に対して業務を指導・教育をするのであれば、細かい業務内容の前に理解させるべきスキルだといえるでしょう。ではPDCAサイクルの基本を教える際は、どのようなことを意識すべきなのでしょうか。今回はPDCAサイクルの基本の教え方を紹介します。

1bdb80881614421d33ea9a269960bbce_s

言葉だけでは不十分!具体例でPDCAサイクル解説

PDCAサイクルは言葉だけでは理解が難しいものです。PDCAサイクルとは計画、実行、評価、改善を繰り返す手法ですが、これを言葉として理解してすぐに実践に応用できる人材はほとんどいません。そのためビジネス初心者である新卒の新人に指導する際は、具体的な例を用いてPDCAサイクルを伝える必要があるのです。では具体例を話す際はどのようなことに注意すべきなのでしょうか。それは次の2点です。

  • 新人でもイメージしやすい例え話を用いる
  • 難しい言葉を使わずに小学生でもわかる言い回しをする

この2点を守って新人を指導しましょう。もちろんマンツーマン指導で、相手にビジネスの基礎がある場合はここまで丁寧にする必要はありません。しかし複数人に対して指導する場合は、平易な言葉と例えを用いた方が伝わりやすくなります。

PDCAサイクルは回さないと意味がない!回し方のコツは?

PDCAサイクルを教える際に、抜けてしまいがちなポイントがあります。それはPDCAサイクルの回し方です。新人研修でもPDCAについて丁寧に解説される場合は多いのですが、PDCAサイクルの肝である「回し方」については抜けている場合が多いのです。

サイクルの回し方のコツとしてはどのように指導すべきなのでしょうか。それは「評価」のタイミングを指導することです。例えば新人営業担当者に業務を指導した際にPDCAサイクルも一緒に伝えたとしましょう。その際に基本を守ること、そして将来的には自分に合った営業スタイルを確立することを指導することが一般的です。しかしそれだけで終わらずに、PDCAサイクルを繰り返すタイミングは最低でも1週間に一度、ベストは毎日などタイミングを指導するのです。

c9b838b7029e5464aa7953c7a95d1ff8_s

真面目な人ほど陥りやすい?PDCAサイクルの失敗例

PDCAサイクルはビジネスをスムーズにする有効な手段であることは間違いありません。しかし使い方を誤ればそれが逆効果になってしまう場合もあります。ではPDCAサイクルの失敗例としてはどのようなものがあるのでしょうか。それは次の通りです。

PDCAサイクルを回すことが目標になってしまっている

これは新人にありがちですが、従来の業務ではなく上司から指導されたPDCAサイクルを、本業よりも重視してしまうケースがあります。これは真面目な人ほど陥りやすい罠ですが、実際に起こりうることです。例えば営業担当者が最も重視すべきことは契約の獲得です。しかしそれ以上にPDCAサイクルのレポートを作成することや、評価に時間をかけ過ぎるとどうなるでしょうか。本来取り組むべき業務が疎かになってしまうのです。

PDCAサイクルをしなければならないと思い込んでしまう

PDCAサイクルは、基本的に改善の余地がある業務に対して実践する手法です。そのため何にでも用いればいいというわけではありません。しかし真面目な新人の場合は、あらゆる業務にPDCAサイクルを使おうとして、結果的に非効率になる場合があります。

部下の指導は初めが肝心!PDCAサイクルの基本の教え方 まとめ

PDCAサイクルの基本を新人に指導することは簡単ではありません。なぜならその前提として指導する本人がPDCAサイクルを熟知し、実践経験を積んでおく必要があるからです。そのため管理職やリーダーの職位に就いている場合、指導の機会がなかったとしても、PDCAサイクルの実践に取り組むことは欠かせないといえるでしょう。PDCAサイクルは一度実践を習慣化してしまえば、ストレスなくあらゆる業務に応用して使える手法です。管理職としてスキルアップしたい場合も、PDCAサイクルは積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか。

PDCAで一番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」すること言えます。習慣化させるためのおすすめの手法は、「日報」でPDCAを回すことです。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

gamba

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

ただいま15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお客様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、弊社日報コンサルタントが個別のオンラインコンサルティングを行っております。ぜひ、この機会にお試しください。


日報アプリgamba!の
詳しい資料を
いますぐ無料で入手!

すでに7,500社以上
実感した効果を無料体験!

いまなら15日間無料!

  • App Store
  • Android