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PDCAサイクルが回らない!計画倒れに終わる正体とは?

2017年1月13日

綿密に計画を立てて提示しても、部下がいざ実行に移そうとすると、時間ばかりが過ぎうまく実行できていないということがあります。どんなによい計画を立てても、実行できなければ意味がありません。

では、部下が計画を実行できない原因としてどのようなことが考えられるのでしょうか。PDCAサイクルが計画倒れに終わる、よくある3つの原因をご紹介しましょう。

PDCAサイクルが回らない!計画倒れに終わる正体とは?

PDCAが計画倒れに終わる理由① タスクレベルまで落とし込まれていない

上司が計画を立てるとき、つい自分基準で計画を考えがちです。「自分ならこの計画で実行できる」と思っていても、部下にとっては、この計画では実際の作業をどのように進めたらよいのかわからないということも多くあります。

子どもの自由研究を例に考えてみましょう。子どもの自由研究の計画を立てるとき、小学校1年生と6年生では計画の立て方が変わります。1年生の場合は、より具体的な計画と、必要に応じた手助けが必要となります。

大雑把な計画で「さあ自分でやってごらん」と言われたのでは、何から手をつけたらよいのかわからずなかなか実行に移せません。しかし6年生になると、自由研究の取り組み方がわかり、大人の手を借りなくても実行に移せることが多くなります。

仕事もこれと同様です。「思った通りにやってごらん」と部下に仕事を任せることは、一見部下を信頼している良い上司に見えますが、部下のレベルによっては、計画を実行に移すことができない原因となってしまいます。

部下の現在のレベルを見極め、それに応じた計画を立て、なおかつ必要に応じてフォローをすることで、スムーズに計画を実行に移すことができるのです。

PDCAが計画倒れに終わる理由① タスクレベルまで落とし込まれていない

PDCAが計画倒れに終わる理由② 失敗を必要以上に恐れている

計画を実行に移すことができない原因に、「失敗を必要以上に恐れる」というものがあります。プライドが高かったり、経験が浅く仕事に自信が持てなかったりする部下は、失敗を恐れる傾向が強くなります。

受験を例に説明します。自分の行きたい学校が自分のレベルギリギリの学校だったとします。それでも「絶対に無理」というわけではない限り、入れると信じ希望の学校を目指して最大限努力をします。しかし自分に自信が無かったり、落ちたらかっこ悪いと強く思ったりする子どもは、落ちることを恐れ希望の学校をあきらめてしまうことがあります。

仕事でも同じことが考えられます。その場合、失敗しても軌道修正をしながら計画を進めていくことが大事なのだと繰り返し伝えることが大切です。また自信がない部下の場合、上司が一緒に計画を実行するのもよい方法です。部下は仕事のやり方がわかりますし、仕事をやり遂げた充実感が自信につながり、失敗を恐れずに仕事に取り組めるようになります。

PDCAが計画倒れに終わる理由② 失敗を必要以上に恐れている

PDCAが計画倒れに終わる理由③ 優先順位がつけられていない

計画を実行するためにしなければならないことはわかるものの、やらなければならないことが多すぎて途方にくれてしまうということもあります。この場合、やるべきことを絞り、優先順位をつけて示すと実行に移しやすくなります。

学生の頃に、長期休み中の課題が多すぎて途方に暮れた経験を、誰もが1度はしているのではないでしょうか。この場合、宿題に優先順位をつけると取り組みやすくなります。例えば、「数学は先生が怖いから絶対に期日までに提出しなければならない。だから1番最初に終わらせる」「国語は提出が遅れても成績に響かないから最後に取り組む」といった具合です。

仕事においても同様です。実行すべき項目を、「インパクト」「かかる時間」「取り組みやすさ」などの観点から絞り込み、なおかつ優先順位をつけ提示をすることで、スムーズに実行に移すことができるようになります。

計画を実行に移せるよう必要に応じてフォローしよう

計画が実行に移せない経験をすることで、部下は仕事に対する自信を失いますます計画を実行に移すことが難しくなってしまいます。計画がスムーズに実行されるためには、部下の能力を正しく評価し、能力に応じたフォローをしていくことが必要なのです。計画を立てただけで安心せず、常に部下の様子を見守りながらいつでもフォローできるよう体勢を整えておきましょう。

PDCAで1番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」することです。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」でPDCAを回すことです。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

計画を実行に移せるよう必要に応じてフォローしよう

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