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KPIが計画通りに達成しない!問題のありかを分析する4つのポイント

2017年1月17日

目標を達成するためのKPIを立てたにもかかわらず、実績が未達成だった!そんなとき、一体どこに問題があったのでしょうか?分析を行わなければ、KPIの適切な運用とはいえません。特に目標が未達成であれば、必ず行動に対しての分析を行いましょう。

特に実行過程での方法や手法に対しての深堀が必要です。KPIが未達成に終わってしまう事にはどのような原因があるのでしょうか?また、どのような方法で分析を行えばいいのでしょうか?KPIが未達成に終わってしまった原因を分析する考え方には、大きく4つがあります。

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KPI未達成の問題分析のポイント① 行動量は十分だったか?

まず着目するべきなのは、行動量が足りていたかどうか。KPIを達成するためにとるべき、行動の量がきちんとできていたかを分析します。行動ができなかった理由が何だったのかを明らかにします。

複数の業務を同時進行されている場合には、行動量が不十分だったケースが多くあります。業務を遂行するための時間の確保がなぜできなかったのか?見込みよりも作業量が多かったのか?行動する方法が悪かったのか?等、理由としてはさまざまな内容が予想されます。また、複数の業務を同時進行したことで、個々の業務の優先順位が下がってしまい、作業量が十分取れなくなってしまうことがあります。

仕事には優先順位があります。この順位の見定めを間違えてしまうと結果的に作業量が十分に確保できなくなってしまいます。優先順位の見誤りは、KPIの進捗度確認を行わない場合に多く出てきます。事前に「現在の行動量では未達成になってしまう」と気が付くことが出来れば優先順位を上げる事も出来たはずです。KPIの確認頻度や確認方法を見直してみましょう。

KPI未達成の問題点分析のポイント② 行動の内容が不十分ではなかったか?

行動の量は十分だったのに、行動の内容が十分でなかったのではないか。どんな行動をすればKPI達成につながった、行動に何が足りなかったのかのかを明らかにしましょう。特に、初めて行うプロジェクト等の場合には行動の内容が不十分だったケースが多くあります。行動したにもかかわらず成果が上がってこない場合は、行動の内容が不十分だったということです。

KPIの進捗度確認に問題がある場合が多いのですが、問題に気が付いても次の手を打てていないケースがあります。行動の中身を変更するタイミングの見極めが難しいことと、他の方法を見出すことが難しいことが原因として挙げられます。

大きな変更をすることは決断力が必要です。ですが小さな変化は都度行うべきです。業務を進めていく中で「もう少しこうした方が速そう」など、気が付いたことは細かく見直すべきです。最初に決められた方法で仕事を進めても上手くいくわけがありません。マイナーチェンジは都度行いましょう。

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KPI未達成の問題点分析のポイント③ 想定外の課題が起きていなかったか?

行動は正しかったにもかかわらず、想定外の課題が見つかったという場合です。計画段階では問題として認識していなかったことや、見落としていた課題がでてきた場合には、計画に固執するのではなく謙虚に見直す必要があります。想定外の事は必ず出てきます。

これは必ずしも大きな話ではありません。細かな事でも想定外の課題があれば計画を見直すべきです。全体で話し合うことにより、より具体的に問題点の抽出が出来ます。前段でも説明したように作業を進めていく中で細かな改善点は出てくるはずです。

自分のセクションでは問題ないと判断していたことも全体で話をしてみると想定外の課題になっていたという事もあり得ます。全ての可能性に対して追及をしていきましょう。似たような課題が他に隠れていないか、今までやったことを振り返って洗い出し、新たな計画を作り直しましょう。想定外の課題には、今後の糧となる内容の課題が多くあります。次回のプロジェクトで活かせるように原因を追究しておきましょう。

KPI未達成の問題点分析のポイント④ 仮説がそもそも間違っていなかったか?

ここまで分析してもまだ原因が見つからない場合、仮説がそもそも間違っていた可能性を考えるべきです。そもそもその行動ではKPIを達成できないのではないか、もっといえば、目標達成に向けての計画そのものが無謀であったという可能性です。

仮説を間違える事は多くあります。今まで実績のある仕事であればある程度の実績を元に計画を考える事は出来ますが、全くの初めての試みでは仮説を間違えてしまうことはよくあります。ですが、新しい事を始める事に価値があります。仮説が間違えているのであれば、間違えている点を修正し新しい計画をたてれば良いのです。その為には間違っている点をどれだけ具体的に抽出することが出来るかがポイントになります。

初めから計画通りに順調に進むプロジェクトはそうそうありません。あるとしたら仕事としての価値はそこには無いでしょう。新しい事を創る事に仕事の価値はあります。仮説を構築する想像力は経験がとても重要です。失敗も含めて自分自身の経験としてしまえば必ず成長できるはずです。

KPIが計画通りに達成しない!問題のありかを分析するポイントまとめ

KPIが計画通りに達成しなかった場合に、一番やってはいけないことは、達成できなかったことを個人の責任に帰してしまうことです。もちろん、達成できないことは褒められたことではありません。しかし、それを一個人の問題に矮小化してしまっていては、チームが疲弊するだけで、問題は解決しません。

未達成を個人の責任としてではなく、チーム全員の問題として捉え直すことが大切です。その上で、ここにあげた4つの観点から未達成になった原因を振り返り、対策を講じていきます。KPIの達成に向けて、間違ったことにいち早く気づくことが、何よりも重要です。KPIの目標と現実のギャップを明らかにし、次の行動の精度を上げていきましょう。

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