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イマドキ新入社員に身につけさせたい!言葉で伝えるテクニック

2017年2月8日

イマドキの新入社員は、自分の気持ちを言葉にすることが苦手だといわれています。しかしビジネスにおいて、自分の思いを相手に伝えることはとても大切です。営業や企画のプレゼンなど、言葉で伝えなければならない場面は数多くあります。

新入社員のうちに、ビジネスの現場で自分の思いを言葉で伝えることができるよう、指導していきましょう。新入社員のうちに身につけておいて欲しい伝えるテクニックの中から、基本となるものを3つご紹介します。新入社員とのやりとりの中で、意識してみてください。

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新入社員に身につけさせたい伝えるテクニック①自信をもって 自分の気持ちを正しく伝える

自分の気持ちを正しく伝えるということは、ビジネスにおいて基本中の基本です。自分の気持ちを相手に伝えることができなければ、どんなにいい企画を考えたとしても周囲を納得させることができません。

わかりやすく伝えるということはもちろん大切なのですが、それよりも大切なのが自信をもってはっきりと伝えるということです。例えば何かを伝えるときに、「◯◯だと思うのですが…。」と語尾を濁して言われたらどうでしょう。「自信がないのかな?」「本当に重要なことなのかな?」と疑いを持ってしまいます。

これでは思いが正確に伝わりません。新入社員があなたに何か報告をする際、語尾を濁す話し方をすることがあれば、自信をもって言い切るように指導しましょう。

新入社員に身につけさせたい伝えるテクニック② 「クッション言葉」で伝えにくいことを伝える

ビジネスの現場では、伝えにくいことを伝えなければならない場面が数多くあります。新入社員には今のうちに、伝えにくいことを伝えるテクニックを身につけさせましょう。伝えにくいことを伝えるときに便利なのが、「クッション言葉」です。

クッション言葉とは、冒頭に付け加えると相手に不快感を与えにくくなる言葉のことです。例えば残業を断らなければならないとき、「無理です!」とストレートに言ってしまっては角が立ちます。だからといって無理に引き受けるのもよくありません。

こんな時、「大変申し訳ございません」や、「今日は難しいのですが」などの言葉を冒頭に加えることで、言い方が柔らかくなります。さらに、「本日は難しいのですが、明日ならお引き受けできます。」など引き受ける気持ちはあるという姿勢を見せるとさらに効果的です。伝えにくいことを伝えるとき、言い回しによって相手の受ける印象が変化します。

ストレートに言いすぎて相手の反感を買ってしまっては、意見を聞き入れてもらえなくなってしまいます。使えるクッション言葉は、シチュエーションにより異なります。角が立たないような使える言い回しを、考えられるシチュエーションごとにパターン化して示すなど、新入社員が上手な言い方を習慣化できるよう指導の仕方を工夫しましょう。

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新入社員に身につけさせたい伝えるテクニック③ 謙虚な態度で好感度を上げる

お客様と接するビジネスでの成功には、好感度がとても大切です。いくら仕事ができても、好感度が低ければ周りの協力が得られず、思うように仕事が進まなくなってしまうことになりかねません。好感度は、言葉の伝え方に気を付けることで上げることができます。

好感度を上げる伝え方をするためには、自分の主張だけを訴えるのではなく、相手の話にも耳を傾けることが大切です。そして相手の気持ちを汲み取ったうえで自分の主張を伝えると効果的です。

例えば自分の意見と相手の意見が異なっているとき、「私はそうは思いません!」と伝えると角が立ちますが、「あなたの意見もいいですね。私はこのように考えたのですがいかがでしょうか?」など、相手の意見を否定せずに受け止め、そのうえで自分の意見も述べるようにすると角が立ちませんし、相手も意見を受け入れやすくなります。

「自分が絶対に正しい!」という態度ではなく、謙虚な態度で伝えるように常に心がけることで、好感度が上がる伝え方が身につきます。新入社員の中に、相手の意見をなかなか受け入れない人がいる場合は、「こういう伝え方のほうが伝わりやすいよ。」とそのつど指導していきましょう。

新入社員に正しい言葉の伝え方を指導してビジネスをスムーズに

言葉での伝え方が上手になることは、ビジネスにも役立ちます。新入社員のうちは、まだ重要な仕事を任されることはそれほどありません。仕事が楽なうちに言葉の正しい伝え方を習得できるよう、意識して新入社員の指導に当たりましょう。

新入社員の言葉の伝え方が上手になると、ビジネスがスムーズに運ぶようになり、会社の業績アップにもつながります。新入社員が早く職場に馴染み、即戦力となるよう育成するには、日報の導入がオススメです。上司は新入社員の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回せるよう支援し続けることが大切です。

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