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働き方改革を成功させる4つのカギ

2018年1月27日

部下全員がフルタイム勤務で残業OKという時代は終わりました。育児のために短時間勤務をとる社員が急増し、家族の介護をしながら働かなければいけない社員も増えてきています。あらゆる企業で多様な働き方をする社員が増えており、まさに今、どの企業でも「働き方改革」を行う必要があるのです。

時間も場所も制約されないテレワークなど、目の前にいない部下を評価するには、これまでのコミュニケーションの手法では、うまくいきません。

社員全員がオフィスにいることを前提とした従来のコミュニケーションの発想を切り替えるにはどのようなことに気を付ければいいでしょうか?

会社の未来を変える画像

① 仕事を「見える化」して情報共有する

さまざまな働き方の人が混在しながら仕事を進める上で、業務の「見える化」は重要なカギになります。誰が6時間勤務なのか、7時間勤務なのか、部内はもちろん他部署の人にも情報共有することが大切です。部内ではどんな仕事を担当しているかも明らかにすることも大切です。

情報の共有が不十分だと、周りの人が「あの人、短時間勤務だけど、会社に来て昼過ぎにはすぐ帰って…会社で何をしているのか」と疑心暗鬼になってしまいがちです。

情報共有を徹底すれば誰が、どのくらいの難易度の仕事をどれだけ請け負っているのか、チーム内で共有しているため、短時間勤務のまま昇進昇格しても、周りが違和感を抱くことがありません。

短時間勤務者にも昇進昇格の機会を与えて、さらにモチベーションを高めるには、周りの社員の「納得感」がとても大事です。そのためにも、仕事の「見える化」が必要になります。仕事の進捗状況は、日報できちんと共有するといった決めごとをするのがいいでしょう。

日報のルールができることで、仕事の優先順位がつけやすくなり、上司からのコメントがついて戻されるため、仕事の抜け漏れもなくなり、しっかりと運営ができるようになります。

仕事を「見える化」して情報共有する画像

② 達成目標は明確に!苦労と成果をセットでコミットメントする

「今週これをやります!」とあらかじめ周囲に宣言することで、「言ったからにはプライドをもってやり遂げよう」とコミットメントする意識が高まる効果があります。

事情に応じて様々な働き方が混在していても、そこでどんな働き方をしていても、「成果を出す」ように導くことはすべてに共通することです。

短時間勤務だから「ゆるい働き方でいいや」という甘えは許されません。かといって、単に仕事のノルマを厳しくするのでは意味がありません。社員のひとりひとりの得手不得手を見極めて、短時間でも少し苦労をしながら成果を上げることができるような担当の割り振りをするといった工夫をしてみましょう。

苦労と成果をセットにしないとモチベーションは上がりません。短時間勤務者には、仕事の準備とスケジュール管理、同僚との役割分担を意識して、時間当たりの生産性を上げるように働きかけるようにしてみてください。

苦労と成果をセットでコミットメントする画像

③ 簡潔に業務を報告できるツールを使う

社内SNSやスカイプを使えば、画面上で資料を見ながら打ち合わせや会議に参加することも可能です。出張や営業などで外出中の社員が、仕事の合間にシェアオフィスなどから社内会議に参加することもほとんどコストをかけずにできる時代になりました。

これらのツールを存分に活用することは、会議もより効率的になります。出席者はテーマに関係するキーパーソンに絞られ、議題は事前に送付される。アイデア出しのためだけに時間を費やすこともなくなり、会議の無駄はそぎ落とされるという効果があるからです。

このような、時代の流れに沿ったツールをうまく活用することも考えましょう。

簡潔に業務を報告できるツールを使う画像

④ 安心して相談できるチームを作る

フルタイム勤務者と短時間勤務者が混在する職場では、時にはフルタイム勤務者が短時間勤務者の仕事をカバーをすることなりかねません。

目の前の状況に不満を抱かないようにするには中長期の目標を職場で共有することが大切です。そのためには、3年先にはどんな部署でありたいか、チーム内で意見交換をするとよいでしょう。

目線を少し先におくことで、「自分もいつかカバーしてもらうときがくるだろう。お互いさまだ」という心情になるのです。子育てや介護など家庭の状況が変わっても部下からはなかなか切り出せないものです。

任せた仕事に不満を抱えてはいないか、一人で抱え込んでつらい思いをしていないか、そうした本音を引き出すために、安心して話ができる環境づくりを心掛けましょう。

 安心して相談できるチームを作る画像

働き方改革を実現する日報アプリはこちら

さまざまな働き方が混在する時代に対応しよう

様々な働き方が混在する時代がすでに到来しています。早急に対応していかなければ、子育てや介護で精神的にもつらい思いをしている社員もさらにつらい思いをしてしまいますし、周りのフルタイム勤務の社員の不満もたまる一方です。

家庭の事情で、時短勤務を余儀なくされている方が肩身の狭い働き方をし、フルタイム勤務者が「なぜ私ばかり」という不満を持っているなんて事態にならないように、早めに手を打って、体制を整えましょう。

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を習慣化すること。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」です。

日報アプリを使って目標達成の仕組みを作ろう

「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか解説します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

いますぐ日報アプリを試してみよう

日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

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