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働き方改革に必要な「業務改善」の3つのステップ

2018年1月22日

「そもそもこの仕事、やる必要があるのだろうか?」「この方法が本当にベストなのか?」。日々なんとなくこなしている業務に対して、このように改めて考えたことはありますか?

業務改善をしたいと思うなら、まずは今の働き方をゼロベースで考える視点が必要です。「既存業務のスリム化」を意識してください。ここでは働き方改革に必要な「業務改善の3ステップ」について解説します。

働き方改革の画像

業務改善① まずは業務の「目的」を見える化

業務の「目的」の見える化というのは、全てのビジネスパーソンにとっての課題です。お互いの仕事が見えないと、方向性のあったKPIの設定ができず、結果、業務改善もされず、目標達成に追われるばかりの日々を送ることになってしまいます。

人は変化を嫌う生き物です。昔からやっているから、そのように教わったから、この方が楽だからといった理由で、漫然とやっている仕事が存在してしまうのが実態。

こういった心理から、なかなか自分だけの視点では業務改善は進まないことが多く、見直す機会もなければ、冷静な目線で見直すことも難しくなっているのです。

逆に言えば、第三者の視点によって、新しい目線で見ることで業務改善は進むといえます。その前提としての仕事の見える化が重要なのです。

業務時間の短縮や早帰りデーの設置など、制度改革をしている企業も多くあります。まずは現在の仕事を見直すことから働き方改革は始まるということを覚えておきましょう。

業務の「目的」を見える化する画像

業務改善② 業務改善の3ステップ「止・減・変」

最も非効率な仕事は、働き方の改革を意識しすぎて、「本来やらなくても良い仕事」を効率化することです。まずは、今まであった仕事を一度思い切って止める勇気を持ちましょう。

やめた後で、必要性が明らかになればまた復活すればいいのです。その仕事が本当に必要な業務であったということに気づくことができます。

次は、「減らす」。回数、時間、種類、量を検討し、部分的にやめてみるということを実践してみましょう。

案外、ムダに在庫を抱えていたり、必要のないサービスをしていることが多いことに気が付くはずです。最後が「変える」。量や質、方法を変えるのです。

同じ目的、同じ効能が得られるのなら、IT化、あるいは、外部委託して、最新の技術やサービスを活用することで業務改善することを目指すのも効率的な方法で、業務改善に大きく効果をもたらしてくれます。

 業務改善の3ステップ「止・減・変」の画像

働き方を改革する業務改善③ 「仕事が何か」ではなく「何を」もたらすのか

全ての業務をいったんゼロベースで考え、本当に必要かを考えていくという作業をしてみましょう。既存の仕事を中心に、減らしていく方向で見直すことが大切です。

それにより全社の働き方改革の実現に大きく近づくことができるからです。まずは、既存業務のスリム化が必要です。

日々忙しくしている会社員の人々は、目の前の膨大な、「人から言われてする仕事」に追われ、自分は仕事をしていると思いがちです。

でも本当に大切なのは、いまどんな仕事をしているのかではなく、「その仕事により、何がもたらされるのか」を意識するように導くことなのです。

もたらす画像

業務改善できる日報アプリはこちら

業務改善をするなら、今の働き方をしっかり見つめること

本当に大切なのは、既存の業務を見直すこと。紹介したステップで、既存の業務を見つめなおすことから始めてみましょう。

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し、習慣化すること。オススメの手法は「日報」です。ここでは人気の日報アプリgamba!をご紹介します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

日報アプリを使って業務改善をしよう

日報アプリgamba!には、業務改善ができる機能が満載。移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃できます。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」も開催しています。

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