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働き方改革に必要な「業務改善」の3つのステップ

2017年3月22日

「そもそもこの仕事、やる必要があるのだろうか?」「この方法が本当にベストなのか?」。日々なんとなくこなしている業務に対して、このように改めて考えたことはありますか?業務改善をしたいと思うなら、まずは今の働き方をゼロベースで考える視点が必要です。「既存業務のスリム化」を意識してください。ここでは働き方改革に必要な「業務改善の3ステップ」について解説します。

働き方改革の画像

業務改善① まずは業務の「目的」を見える化

業務の「目的」の見える化というのは、全てのビジネスパーソンにとっての課題です。お互いの仕事が見えないと、方向性のあったKPIの設定ができず、結果、業務改善もされず、目標達成に追われるばかりの日々を送ることになってしまいます。

人は変化を嫌う生き物です。昔からやっているから、そのように教わったから、この方が楽だからといった理由で、漫然とやっている仕事が存在してしまうのが実態。こういった心理から、なかなか自分だけの視点では業務改善は進まないことが多く、見直す機会もなければ、冷静な目線で見直すことも難しくなっているのです。

逆に言えば、第三者の視点によって、新しい目線で見ることで業務改善は進むといえます。その前提としての仕事の見える化が重要なのです。昨今では働き方改革を掲げられ、業務時間の短縮や早帰りデーの設置など、制度改革をしている企業も多くあります。まずは現在の仕事を見直すことから働き方改革は始まるということを覚えておきましょう。

業務の「目的」を見える化する画像

業務改善② 業務改善の3ステップ「止・減・変」

最も非効率な仕事は、働き方の改革を意識しすぎて、「本来やらなくても良い仕事」を効率化することです。まずは、今まであった仕事を一度思い切って「止めて」みる勇気を持ちましょう。やめた後で、必要性が明らかになればまた復活すればいいのです。その仕事が本当に必要な業務であったということに気づくことができます。

次は、「減らす」。回数、時間、種類、量を検討し、部分的にやめてみるということを実践してみましょう。案外、ムダに在庫を抱えていたり、必要のないサービスをしていることが多いことに気が付くはずです。最後が「変える」。量や質、方法を変えるのです。

同じ目的、同じ効能が得られるのなら、IT化、あるいは、外部委託して、最新の技術やサービスを活用することで業務改善することを目指すのも効率的な方法で、業務改善に大きく効果をもたらしてくれます。

 業務改善の3ステップ「止・減・変」の画像

働き方を改革する業務改善③ 「仕事が何か」ではなく「何を」もたらすのか

全ての業務をいったんゼロベースで考え、本当に必要かを考えていくという作業をしてみましょう。既存の仕事を中心に、減らしていく方向で見直すことが大切です。それにより全社の働き方改革の実現に大きく近づくことができるからです。まずは、既存業務のスリム化が必要です。

日々忙しくしている会社員の人々は、目の前の膨大な、「人から言われてする仕事」に追われ、自分は仕事をしていると思いがちです。でも本当に大切なのは、「いま自分がどんな仕事をしているのか」ではなく、「その仕事により、何がもたらされるのか」を意識するように導くことなのです。

もたらす画像

業務改善をするなら、今の働き方をしっかり見つめること

働き方の改革や業務改善を上から言われ、ひたすら制度やルール作りに明け暮れている人たちも多いことでしょう。ですが、本当に大切なのは、既存の業務を見直すことです。既存の業務に無駄な業務が含まれているのに、その業務を洗い出しせず、すべてを効率化させようと頭をひねっていては、時間の無駄。

紹介したステップで、既存の業務を見つめなおすことから始めてみましょう。働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し「習慣化」することです。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。

毎日のことなので、できる限り手早く報告するのがベストです。かといって、事務的に書くだけのためのものではなく、簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「Googleカレンダーとの連携(コピペ)機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能があります。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。また、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されている他、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、目標達成を行うための機能が満載です。

今の働き方をしっかり見つめる画像

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  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

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