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防げるかは上司次第!問題が拡大しない組織の作り方

2017年4月11日

ミスは少ないに越したことはありません。ただ「ミスをしなければよい」というわけではなく、ミスをした後の対処の仕方が、問題の拡大を防ぐためには重要です。組織のミスを少なくしたり問題の拡大を防いだりするには、上司はどのような点に気を付けると良いのでしょうか。

問題が拡大しない組織の画像

問題が拡大しない組織作り①明るい職場はミスが多い?

社員が皆楽しみながら仕事をしている明るい職場は、ミスが多いことがあります。これを見て「緊張感が足りないせいだ」と思う方もいるかもしれません。しかしこれは間違いです。ミスが多く見えるのは、ミスを隠さずに逐一報告しているためです。

一方「ミスが少ない」ように見える職場は、職場の雰囲気に問題がありミスが隠蔽されているだけかもしれません。上司がいつも忙しそうにしていたり、ピリピリした雰囲気を醸し出していると、部下はミスしたことを言い出しにくくなります。そしてミスが発覚したころには取り返しがつかないほどに事態が悪化していることも。

上司の態度一つで職場の雰囲気は大きく変わります。いつも笑顔を作るように心がけ、部下への言葉がけを忘れないようにしましょう。もし部下がミスを報告してきたときには、叱りつけるのではなく、ミスをどうカバーするかを一緒に考え、フォローするようにしましょう。

そうすることで、職場の雰囲気が、「みんなで協力しながら頑張ろう!」という前向きな雰囲気になり、たとえミスが起こったとしても、チームで力を合わせて乗り越えることができます。

明るい職場の画像

問題が拡大しない組織作り②スキルに見合った仕事を任す

上司は仕事のスキルを、自分を基準に考えがちです。そのため部下に仕事を任せるときに「自分もできるんだから、できるだろう」とつい考えてしまいます。しかし部下のスキルはさまざまです。あなたが簡単だと感じる仕事でも「難しい」と感じる部下もいるのです。

部下のスキルを見誤り、難しすぎる仕事を任せてしまうと、当然ながらミスが頻発します。部下のスキルを確認するために、仕事を任せるときに部下の口から仕事の手順を説明してもらいましょう。このときスムーズに仕事の手順が言えた場合は、1人でも十分に任された仕事を完成させることができます。

しかし手順がすらすらと出てこない場合には、任せた仕事を完成させられない恐れがあります。この場合は、もう少し簡単な仕事をお願いするか、細かな指示を出して少しずつ取り組ませることが必要です。

スキルに見合った仕事を任す画像

問題が拡大しない組織作り③成長のための厳しさは必要

最近の傾向では、人当たりがよく優しい雰囲気の上司が好まれるようです。優しく怒らない上司は、一緒にいて心地よく感じるかもしれません。「嫌われたくないから厳しいことは言いたくない」という方もいます。しかし、できていない部分を指摘しなければ、部下は成長しません。

部下の成長を願うなら、時には厳しさも必要です。だからといって頭ごなしに叱っては、部下のモチベーションは下がってしまいますし、部下の信頼を失うことにもなりかねません。

部下の良い点を認めつつ改善点も伝えるようにすると、モチベーションを下げずにアドバイスを送ることができます。部下の成長は会社の成長にもつながります。部下には優しくするだけではなく、時には厳しいことも伝えるようにしましょう。

厳しさの画像

上司の配慮が問題の拡大を防ぐ

問題が拡大しない組織を作るためには、上司が部下に対してどう向き合うかがカギを握ります。一人一人の能力に見合った仕事を任せ、たとえ部下がミスをしたとしても、カバーしあえる雰囲気を作ることが大切です。また優しいだけではなく、時には厳しいことを伝えることも部下の成長のためには大切なことです。

問題が拡大しないような組織作りをして、会社の損失を防ぎましょう。部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させる機能や上司のための支援機能が満載です。

問題の拡大を防ぐ画像

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