PDCAサイクルのカギは計画にあり!正しい計画(Plan)の設定方法とは?

2017年4月11日

Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)を繰り返しながら、業務を改善していくPDCA。PDCAの成否のカギはPlan(計画)を正確に立てられるかどうかにかかっています。慎重になりすぎて、計画を絶対に間違ってはならないと思うと、計画が立たないまま刻々と変わる市場の変化についていけず、PDCAサイクルを遅くしてしまう原因になってしまいます。

逆に、思いつきでPDCAを回そうとすると、実行Doで路頭に迷うことにもなります。検証しようと思っても定量的に比較できるものがないので、その原因の解明がしづらく、PDCAサイクルの精度を落としてしまう。多くの企業やチームがこのPDCAサイクルをうまく作るのに苦労しているのではないでしょうか。どうしたらPDCAは回せるのか、そのポイントを解説していきます。

正しい計画(Plan)の画像

成果を出すPDCA①ゴールを定量化し期日を決める

営業で例えると「3カ月後には月10件、新規開拓をする」と「いつまでに」「何件」と設定をしましょう。期日があることで危機感が生まれ自然と逆算して行動することができるようになります。ゴールは数字にすることが大切です。

会社の目標数値であればそのままゴールにすればいいですが、「とにかく出世したい」といった進捗具合が確認しづらいゴールでは何から着手すればいいか具体化しづらくなってしまいます。

ゴールは常に何かの数値で設定するようにすれば、おのずとそのゴールを迎えるために何をしたらいいのかが見えてきます。「上司に認められたい→人事評価A」と数値化し、具体的な状態に置き換えましょう。

ゴールを定量化し期日を決める画像

成果を出すPDCA②ゴール設定を1~3ヶ月のスパンで考える

ゴールは1~3カ月後に設定するのがおすすめです。せっかく決めた計画も、途中で環境が劇的に変わるというようなことがあってはまた練り直しせざるを得なくなってしまいます。逆に短すぎると、人やチームが成長するのに十分な時間が確保できなくなってしまいます。

この1~3ヶ月スパンというのは、人やチームが成長するには十分な期間です。さらに環境が劇的に変わるということもあまり考えられないのでとるべき行動もイメージしやすく、モチベーション維持がしやすいというメリットがあるのです。

ゴール設定を1~3ヶ月のスパンで考える画像

成果を出すPDCA③目標と現状のギャップを正しく把握する

ゴールが決まったら、現状とのギャップを確認するようにしましょう。たとえば「3カ月後には月10件、新規開拓をする」というゴールに対し、現状月平均5件の新規開拓数なのであれば、ギャップは5件なので、そのギャップを埋めるための課題を考えるというステップです。

これを考えることで今の状態の把握と、自分に足りていないもの、目標に達するにはどうしたらいいのかという意識付けがはっきりさせることができ、より一層目標達成に近づくことができます。

目標と現状のギャップを正しく把握する画像

成果を出すPDCA④課題をKPI化し、数字で可視化する

課題=やることを3つ程度に絞り込み、数値化してみましょう。3つ以上多いとPDCAが重荷になってしまいかねませんので、3つに絞ることがポイントです。そしてKPI=目標を設定しましょう。これは検証Checkで客観的に進捗状況を把握し、ゴールに近づくためのサブゴールとなります。

KPIを決めたら、その数値を達成するための大まかな方向性を考え、この先の実行Aで具体的なアクションDoへと分解され、さらに具体的なタスクToDoに落としこむのです。KPIの進捗状況は数字で示してチームで共有するようにしましょう。

計画者と実行者が異なる時、実行者に解決案だけを渡したところでなんのための仕事なのか理解できないことが多くあります。実行者のモチベーションはスピードに直結するのでとても重要です。また、KPIを目立つところに表示しておくと意識づけの効果も得られます。

課題をKPI化し、数字で可視化する画像

良質なPDCAサイクルを生み出すのは、それぞれのステップを念入りに

PDCAサイクルをうまく循環させるには、そのステップごとにしっかりと設定することが大切です。ゴールや目標は見える化するためにも数値で表すということもポイントです。社員のモチベーションも、目標達成のカギとなるため、しっかりと意識をして進めていくようにしましょう。

PDCAで1番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」することです。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」でPDCAを回すことです。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

gambaの画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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