日報の書き方 目標達成するチームTOP

会議には見えないお金がかかっている!成果の出る議事録を作成するために重要なたった2つのルールとは?

2017年5月25日

入社したての新入社員の最初の仕事は会議の議事録作成から、という指導をしている上司の方も多いのではないでしょうか。しっかりと会議の要点をまとめた議事録を作成できるようになれば、もうその社員は一人前といっても過言ではありません。しかし、議事録をわかりやすくまとめる、というのは意外と難しいものです。

結局その会議で何が決まったのか、次回までに何をしなければいけないのかがわからない、ただの会議のアリバイの記録でしかない議事録では意味がありません。何年も社内で活躍してきたベテランの社員であっても、しっかりとした議事録を書ける社員というのは意外と多くはありません。

まして、入社してきたばかりの新入社員には、議事録というのはとても難しい仕事です。議事録をうまく作成するために守るべきルールはたった2つだけです。いい議事録が書けるかどうかは、文章が上手かどうかではありません。このルールをしっかりと新入社員に指導していきましょう。

会議には見えないお金がかかっている!成果の出る議事録を作成するために重要なたった2つのルールとは?

議事録がなぜ重要なのか?

会議には議事録を残すことべき、3つの理由があります。ぜひ、新入社員や部下のみなさんには、ここにあげた3つの重要性をしっかり理解してもらいましょう。

定例会議の年間コストは150万円?!会議には見えないお金がかかっている

会議は、そこに参加する社員を一定の時間、同じ場所に拘束して行われます。多くの場合、参加者は責任あるポストにあり、忙しいスケジュールをやりくりして会議に参加してきます。つまり、会議を開くということは、それだけで目に見えないところで大きなコストがかかっています。

仮に、年俸600万円の管理職クラスの社員10人が1時間参加する毎週の定例会議が行われると、年間では一体いくらのコストがかかっているでしょうか?年俸600万円は、時給に換算すると約3,000円。10人が1時間集まれば、30,000円の人件費がかかっているわけです。

さらに、会議のための資料の準備や、関係者の間の議題の調整など諸々を含めれば、この何倍ものコストが一回の会議にかかっていると考えていいでしょう。さらにこの会議が毎週定例で開催されると、年間で約50回となり、合計でコストは150万円にもなります。

もし、議事録がなかったとしたら、あるいはいい加減な議事録しか残されなかったとしたら、せっかく会議で決まったことが参加者が頭の中にしか残らないということになります。

参加者が10人いれば、会議の結論の会社は10通りの解釈が生まれる可能性があります。これでは、せっかく大きなコストと引き換えに会議を開催した意味がありません。

会議で決まったことを組織のメンバー全員で着実に実行し、大きな成果をあげるために議事録は欠かせません。議事録は、会議にかかった目に見えないコストを回収するための、大切な手段です。

議事録で結論を明確にし、そこにいなかった人にも結論を共有する

会議は、発表会ではありません。アジェンダの順番に従って、粛々と担当者が資料を発表して会議が終わるということはまずありません。むしろ、参加者がさまざまな観点から意見を述べ、活発な議論が行われるべきです。議論が活発になるというのは、会議の運営上、とても望ましいことです。

一方で、結論を明確にすることが、とても困難になります。あの人はこう言って、この人はああ言って、結局、最終的な結論はどう決まったのか?同じ場所で同じ発言を聞いていたにもかかわらず、それぞれの参加者が結論について異なる解釈や理解を持ってしまうことは、少なくありません。

会議で決まったことに対する解釈や理解は、そこにいた参加者全員で統一される必要があります。議事録は、そのための大切な手段だということを理解しましょう。また、会議の結論は、そこに参加した人たちのためだけのものではありません。

会議に都合がつかなくて参加できなかった人だけでなく、会議に参加する必要はないけど、会議の結論を知っておくべきという人はたくさんいます。その人たちに、会議の決定事項を伝えて共有するもっとも最適な手段が、議事録です。

会議は後から振り返ることが重要

人の記憶は曖昧で、すぐに忘れて失われてしまいます。例えば、これをいつまでに誰がやる、というような決定事項があったとしましょう。このような決定事項は、期限までにその人がちゃんとそれをしたのか?やった結果がどうだったのか?ということをその期限を迎えた時に、きちんと振り返り検証する必要があります。

会議で決めたんだから決定事項は担当者がきちんとやってくれるだろう、その結果はちゃんと担当者が次回の会議で報告してくれるだろう、という性善説は捨てる必要があります。

そこにあるのは、実際の担当者は多忙な目先の業務に追われ、せっかく会議で決まったことが放置され、だれもそれをフォローしない、という現実です。議事録を残すということは、次回の会議でそこに書いてある決定事項を振り返り、その成果を検証するためにあるということを理解しましょう。

議事録がなぜ重要なのか?

成果の出る議事録をうまく作成するたった2つのルールとは?

議事録を作成するということは、会議という見えないコストの投資に対して、組織が大きな成果やリターンを得るための大切な仕組みです。どうしたら、成果の出る議事録を作成できるようになれるでしょうか。

議事録の「型」を身につける

議事録は、会議に参加していなかった人が読んでも内容が分からなければいけない、という大原則があります。そのためには、誰もが理解できる共通の「型」とでもいうべき、フレームワークに従って、議事録を作成することが大切です。たとえば、多くの議事録には以下のようなことが整理して書いてあるはずです。

  1. 会議の目的

  2. 開催日時

  3. 参加者

  4. 会議での決定事項

  5. 前回からの進捗事項

  6. 次回会議への宿題

また、決定事項を書く際に忘れていけないのが4W1Hです。

  • When: いつまでに

  • Who: だれが

  • What: 何を

  • Why: なぜ

  • How: どのように

これだけを守ることができれば、議事録のレベルは格段に向上します。逆にダメな議事録の典型例は、議事録がただの発言録になっているというものです。

  • Aさん: この件に関してはこう考えます

  • Bさん: それはこういう問題があるがどうか?

  • Cさん: いや、ここはこうするべきだ

議事録を作成するために、誰がどんな発言をしたかなど、その場でメモを残していると思います。しかし、そのメモをそのまま議事録にしていいわけではありません。実際の会議の場では、さまざまな意見がだされ、議論はなんども行ったり来たりします。

決して、まっすぐ一直線にわかりやすい議論が進むわけではありません。その行ったり来たりの内容をそのまま延々と書き連ねられている議事録は、確かに正確にその場で何が話されたかの記録にはなっているかもしれません。

しかし、その会議の場で何が決まったのか?をそこに参加していなかった人が、簡潔に理解することはとても困難です。議事録は、会議の結論を明確にし、そこにいなかった人にも結論を共有するためのものだということをしっかり理解しましょう。

わからないことはその場で解決する

会議は、参加者の共通の認識や結論を得ることが目的です。そこに参加している人がもれなく同じ認識、同じ結論を共有しなければいけません。自分は、ただ議事録を書くだけの人では決してありません。重要な参加者の一人として、理解できないことは、その場で勇気を持って解決するという姿勢を忘れてはいけません。

会議に参加するメンバーの間には、長年そこで仕事をしてきた人にしかわからない共通のバックグラウンドがあります。入ったばかりの新入社員には、そのような「あうんの呼吸」のようなものが理解できません。あうんの呼吸の中で省略されてしまっていることの中に、実は大切な結論が潜んでいるということもあります。

いざ議事録をまとめようと思った時に、そういった共通のバックグラウンドの認識がないために、重要な内容が抜け落ちた議事録になってしまったり、結論をミスリードした議事録になってしまうことがあります。また、議論が何度も行ったり来たりして、結論が不明朗なまま会議が先に進んで行ってしまうことも少なくありません。

自分の認識と、他の参加者の認識が一致しているのかを、しっかりとその場で確認しましょう。議事録はそこに参加していない人に対して、会議の内容を伝える重要な役割があります。

その議事録を作成するというのは、その会議の結論を確実にまとめるという極めて重大な責任があります。わからないことを放置して、曖昧なまま議事録を書くというのは、自分の責任を放棄しているといっても過言ではありません。

成果の出る議事録をうまく作成するたった2つのルールとは?

日報共有アプリgamba!で議事録を作成する3つのメリット

日報共有アプリgamba!は日々の日報を報告するためだけだけではありません。議事録をgamba!上で作成し、社内で共有する場合にも大きなメリットがあります。

議事録のテンプレートを設定できる

議事録には「型」とでもいうべきフレームワークが重要です。毎回の定例会議の議事録がバラバラの書式で書かれていると、読む側がとても混乱します。しかし、同じ書式や項目にそって議事録を作成する、というは意外と面倒な作業です。ぜひ、そんなときは、テンプレートを使いましょう。

あらかじめ議事録のテンプレートとして、記入すべき項目や書式を設定しておけば、毎回バラバラの議事録になってしまったり、書式や項目を合わせるために前回のものをコピペするとい行った面倒な作業を避けることができます。

gamba!には、標準で以下のような議事録のテンプレートが用意されています。クリック一発で、入力エリアに貼り付けることができ、とても便利です。

議事録テンプレート作成.png

もちろん、会議ごとに別のテンプレートをカスタマイズすることもできますので、その会議の内容に合わせた最適なテンプレートを個別に用意するといいでしょう。

会議ごとに議事録のテンプレートを用意する場合、会議の名前をテンプレートの名前に入れておくのがおすすめです。テンプレートの名前がノートの名前に自動的に設定されるので、あとから一発で検索することができて便利です。

議事録テンプレート設定_-_gamba_.png

前回の議事録や他の日報を1画面で見比べられる

議事録を作成する際、前回の会議の時の議事録を見比べたいと思いませんか。gamba!なら、デュアル画面を使って簡単に前回の議事録を表示させながら、その場で議事録を作成することができます。

議事録営業部_-_gamba_.png

会議の場で、パソコン上で複数のウィンドウを開いて、あっちこっちと行ったり来たりしながら見比べるというのは意外と面倒です。gamba!なら、前回の会議で出された宿題がどのように進捗したのかを確認し、それを今回の議事録にまとめるといったことがとても簡単にできます。

他にも、社員の日報を見比べて、前回の会議で決まったことがどう実行されたのかを振り返りながら、会議を進めるということが簡単にできます。

議事録を読むべき人に読んでもらい、開封記録を残せる

会議の結論は、そこに参加した人たちのためだけのものではありません。会議に都合がつかなくて参加できなかった人だけでなく、会議に参加する必要はないけど、会議の結論を知っておくべきという人はたくさんいます。

gamba!なら、そういった「会議の結論を知っておくべき人」がちゃんと議事録に目を通したかが、簡単に確認できます。

開封_-_gamba_.png

 

また、議事録を読んでおくべき人に「読んでみて!」機能を使って、議事録を読むよう直接要求を送ることもできます。

読んでみて_-_gamba_.png

この「読んでみて!」機能が秀逸なのは、読んでみて!を送られた人が実際に議事録を開封すると、読んでみて!を送った人の元に、「開封しました」という通知が戻ってくることです。

読んでみて確認.png

議事録を読んで欲しいのになかなか読んでくれない人に催促したり、特に相手が上席だった場合に議事録を読んだタイミングを見計らって直接会って説明に伺うといった使い方ができます。

成果の出る議事録を作成するために重要なたった2つのルール まとめ

議事録作成で最も重要なことは、「会議の中身を、誰がみてもわかるものにする」ことです。議事録作成は新入社員の仕事だからと軽視してしまいがちですが、議事録には実はとても大切な役割があります。ぜひ上記記事で取り上げた基本事項をしっかりと新入社員に理解させ、1日も早くいい議事録が書ける「できる社員」になってもらいましょう。

特に若手社員にとって、議事録の作成は上司に自分をアピールする絶好のチャンスです。会議の内容を理解し、簡潔な文章でポイントを押さえた議事録を作成できることを示すことで、「デキる」社員だと上司や周囲に認められることになり、自分のキャリアアップになります。

決して、議事録作成は「雑用」ではありません。日報共有アプリgamba!は日々の日報だけでなく、議事録を社内で共有する場合にも大きなメリットがあります。ぜひ、gamba!を活用して「デキる」社員を目指しましょう。

gamba

  • 議事録や日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

ただいま15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお客様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、日報コンサルタントが「オンライン無料相談」を行っております。ぜひ、この機会にご利用ください。


日報アプリgamba!の
詳しい資料を
いますぐ無料で入手!
すでに8,000社以上
実感した効果を無料体験!

いまなら15日間無料!