だらだら会議を「PDCAサイクルを回す場所」に変える方法
だらだらした会議をしていませんか？いくら会議に時間を費やしたとしても、方向付けの無い会議はやるだけ時間の無駄。会議の方向性を明確にし、無駄な会議を減らすためには、会議を「PDCAを回すためのツール」と位置づけることが効果的。会議の中でPDCAサイクルを回すためには、どのようにするとよいのでしょうか。
PDCAサイクルを回す会議①漠然とした会議はやめる
特に話し合うべき内容もないのに、定期的に会議を開いている会社は多いのではないでしょうか。本来会議というものは、何か決めなければいけない議題があり、そのことについて話し合う目的で開かれます。しかし、定期的に会議を開いていくうちに、いつの間にか「会議を開くこと」自体が目的となってしまうことがあります。
私が以前勤めていた会社では、月に一度定例のミーティングが開かれていました。しかし特に話し合うべきことがないのに「定例だから」という理由でミーティングがおこなわれることもありました。
そういう時のミーティングは、雑談だけで終わってしまうことも。これは、単なる時間の無駄です。会議の中でPDCAサイクルを取り入れる際は、何について話し合うのかを事前に明確に決めておきましょう。
例えば「改善点」について話し合うとした場合、漠然と「改善点」というだけではなく、どのような改善点があるのかを事前にまとめさせ、それに対しいくつかの改善案も提出してもらいます。こうすることで、会議で話し合うべき問題が明確になり、会議に無駄な時間をかけずに済みます。
PDCAサイクルを回す会議②会議名は「PDCA＋時間」
会議に無駄な時間をかけず、PDCAサイクルを回す目的で会議をおこなうためには、会議名を工夫することも効果的です。通常会議が行われる場合、せいぜい「役員会議」や「定例会議」などの名称がついているくらいで、会議に特別な名称をつけることはあまりありません。
しかし会議の目的をそのまま名称にすることで、会議の目的が一目でわかるようになります。さらに会議名に時間も付け加えると、会議の時間短縮にも効果的です。
例えばPDCAの「A 改善点」についての話し合いを30分間おこなうときは、「アクション30」のように会議の名称をつけます。そうすることで、目的と所要時間を常に意識しながら会議に参加するようになり、だらだらと会議を続けることを防ぐことができます。
PDCAサイクルを回す会議③情報共有のための会議にする
会議でPDCAサイクルを回せばよいとは言っても、PDCA全てについて会議をおこなっていては、毎日会議ばかりになってしまいます。会議を行う際は、全員で共有するべき情報を厳選して、議題に取り上げましょう。
例えば営業マンの場合、商談の際のフォロー不足による失敗や、売り込みによる大型受注の成功など、人によりさまざまな経験をします。それらを会議の場で他の営業マンと共有することで、失敗例を繰り返さないようにしたり、成功例を真似したりできます。
また、機械などを生産する工場の場合、各工程の生産計画を共有することで、全行程の生産状況がつかみやすくなり、仕事の優先順位がつけやすくなります。その結果、納期の遅れなどを防ぐことができます。
PDCAを意識し、目的を持った会議に
会議が「時間のムダ」と感じる理由は、目的のはっきりしない会議が多いことが原因。会議を行うときは、PDCAサイクルを意識して会議の目的を明確にしましょう。そして全員が会議の目的を意識できるよう会議の名称を工夫することで、だらだらとした会議になることを防ぐことができます。
会議の中で共有すべき情報を皆でしっかりと把握し、仕事が効率的に進むようにしていきましょう。PDCAサイクルで1番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」すること。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報です。
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