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改善提案ができる人材かどうかであなたの価値が決まる!

2017年10月8日

改善提案のスキルを磨くことは、職場での価値を高めるカギ。普段何気なく働き、今までのやり方を漫然と繰り返しているだけでは組織の成長は見込めません。世の中の動向に合わせ、日々進化する技術やマーケットのニーズに合わせて、常に改善を繰り返していく必要があります。

「これがあたりまえ」「うちはこうしてきたから」という固定観念を取り払って改善を提案することは、大きな価値があります。改善と提案の具体的な実践方法について考えてみましょう。

改善と提案の画像

仕事の始まりは改善と提案から始まる!

改善は何か特別なもの、と考えていませんか。改善は、職場で働く誰もが日々意識するべきもの。上司から「改善案を何か考えて」といわれて、初めて意識するべきものではありません。

月末月初の業務量が多く、多くの社員が連日深夜まで残業が発生していたとします。この時点で、誰もが既に業務量に課題があると考えるべきなのです。

深夜まで多くの社員が残業しなければならない状況が発生していることを、「うちの部署はこういうものだからしょうがない」とスルーするのか、「うちの部署の残業を減らすこと」を課題として捉えるのか。

この認識の違いは、組織全体の成果に大きな違いを生みます。これを「課題」と認識することができれば、「どうすればこの課題を改善できるのか」という方向に、思考が働き始めます。

課題を解決することは簡単なことではありませんが、常に頭の片隅で課題を発見する意識を持っておけば、誰かが必ず解決策を見出すことができます。課題を見つめる目を常に持つことが重要です。

改善の画像

改善と提案で上司に一目置かれる人になる!

「課題」を認識することができたら、次は解決策を提案しましょう。みんなが漫然と残業し、月末月初の業務をこなしている中で、その課題に気づいたというのは、それだけでひとつの成果。

課題は発見した時がチャンスです。周囲の人を巻き込んで改善にむけてスタートしましょう。もしかしたら、他の人も気づいているのに、上司が怖くて言い出せない社員ばかりなのかもしれません。ここは勇気を持って改善策を提案しましょう。

改善の提案として、進捗管理ツールをもっと使いやすくする、業務フローの余計なプロセスを排除するなど、効率化のアイデアはその気になって考えれば、たくさんでてきます。

発見できれば、提案資料をパワーポイントに書き込んでみましょう。仮にその提案が採用されなかったとしても、業務に対する積極的な姿勢がアピールできるので、結果としてあなたは、社内で一目置かれるようになります。

上司に一目置かれる人の画像

すぐにできる一目置かれる改善提案とは?

具体的に改善提案を考える場合、どのようなことを意識すればいいのでしょうか。改善提案を考えるコツは、突き詰めれば4Mです。

  • 人 Man

  • 機械 Machine

  • 材料 Material

  • 方法 Method

先の例で月末月初の残業が課題になっているのであれば、4Mは月末月初の人の配置を見直す、業務を効率化するための何かツールを導入する、書類でのやり取りを電子化する、業務が月末月初に集中しないように全体のプロセスを見直すということになります。

わかりやすく今の課題をこれらの4Mに整理し、資料にまとめることができれば、周囲の考えも必ず変わっていきます。資料がまとまってきたら、ぜひ、あなたの上司に話してみましょう。

一目置かれる改善提案の画像

改善活動を習慣化する日報アプリはこちら

改善提案を習慣化できる日報共有アプリgambaとは?

大切なのは常に考え続けること。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、部門や役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

日報のテンプレートに取り入れ、改善提案しやすい環境に

日報に何を書くかで、チームの成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。

日報テンプレートに「改善提案」の項目を加えると、1日の業務を振り返りながら、自然と改善提案が上がる仕組みができます。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新。部下のモチベーションも上がります!

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日報アプリ「gamba!」詳細ページへ

情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

困っていることを共有することで、みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題解決まで出来るようになります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

情報共有が活性化され「気付き、考える文化」が育つ

常に考えながら仕事をする癖がつき、部下のアイデアを常時拾い上げることができます。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!部下の1日のスケジュールも把握できます。

Googleカレンダーの画像

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改善提案がしやすい日報アプリを活用しよう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

いまなら15日間の無料トライアルを実施中!日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

会社様に応じた効果的な使い方を相談できるオンライン無料相談を開催しています。

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