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PDCAサイクルを回せ!結果を出せる「PLAN(計画)」の立て方

2017年4月11日

新たな目標を立て、行動するための計画(PLAN)は、PDCAサイクルの中で起点となる最も重要なプロセスです。プロジェクトをスムーズに遂行させるためには、まず正しく目標を立て、それを具体的な行動計画に落とし込む必要があります。

正しい目標設定ができていないと、そのあとに続く行動をどんなに頑張ってもなかなかうまくサイクルが回りません。今回は、PDCAサイクルの中でも大切な要素となる「PLAN(計画)」の効果的な立て方について解説します。

PDCAサイクルを回す画像

PDCAで結果を出せる計画①納得できる計画を作る

「計画(PLAN)」は、メンバー全員でアイデアを出し合い議論して納得できるものを設定する必要があります。なぜなら、最初の時点で計画(PLAN)を安易に立ててしまうとPlan→Doのみを繰り返し、Check→Actの作業まで行われない、という悪循環に陥ってしまうからです。

すぐに達成できる簡単な目標は小さな成果に満足してしまい、PDCAサイクルを最後までしっかり回すこともなく終了してしまいます。逆に、非現実的で高すぎる目標だと、途中でやる気を失い諦めてしまい、これもまたサイクルが最後まで回りません。

目標は会社や上司にやらされていると思い込んでいる状況では、人は無気力になり自発的な行動(Do)が起こしにくくなってしまうのです。だからこそ、メンバー全員でアイデアを出し合って納得のいく計画(PLAN)を立てることが重要なのです。

納得できる計画を作る画像

PDCAで結果を出せる計画②具体的な計画を作る

成果を確実に出すためには、ゴールを明確に決めるようにしましょう。何をしたら達成したことになるのかはっきりさせておかないと、行動(Do)、検証(Check)、改善(Action)ができなません。行動計画は、いつ、誰が、何を、どこへ、どのぐらいの量、どのような方法で、といった具合に、詳細に決めていくようにし、その基準をしっかりとメンバー内の共通認識として持っておくようにしましょう。

また、目標の数値は「具体的に測定ができる項目」で、「決して達成不可能な数値ではない」ということにもこだわるようにしましょう。そして、最終的な目標に関連があること、期限が決められているということで、さらにPDCAサイクルのPLANとして大きな役割を果たすようになります。

具体的な計画を作る画像

PDCAで結果を出せる計画③期限と目標を決める

プランを立てるということは期限と目標を決めることです。そして、その目標は後から検証(Check)できるように、訪問件数、電話件数、アンケート実施件数など、数値目標であることが大切です。数字の目標があれば、Check→Actionを、明確に行うことができるうえに、行動している本人も目標に向かって取り組みやすいというメリットがあります。

そして、「PDCAサイクル」を回すことはリーダーの役割です。課題を明確にして、PDCAの手順を繰り返していくことで、無理に人を動かそうとしなくても自然とチームのコミュニケーションは円滑になり、業務は正しい方向に向かって前進していくようになります。

PDCAサイクルを繰り返し実行することで、チームの成果が上がるだけでなく、個人のスキルや人生の質も向上していきます。とてもシンプルな理論ですが、これを継続して徹底活用することで、あなたはワンランク上のステージへと進んでいくことができるようになるのです。

期限と目標を決める画像

PDCAサイクルは最初の設定がカギ

紹介したように、PDCAサイクルの中でも、最初のPLANの立て方を失敗してしまうと、そのあとどんなにDCAそれぞれの仕事に尽力してもいい結果は得られません。大切なのはPLANが適切に組まれているかどうか、ここでPDCAサイクルがうまくサイクルするかどうかが決まるといっても過言ではありません。

PLANの時点で失敗して、あとの時間を無駄にしてしまうことのないよう、今回紹介したPLANの立て方をぜひ参考にしてみてください。PDCAで1番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」することです。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」でPDCAを回すことです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

PDCAサイクルの画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

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