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PDCAサイクルを上手く回す4つのポイントとは?

2017年4月26日

PDCAとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Act(改善)を繰り返し行うことで、業務を継続的に改善していく手法のことを指します。

仕事をするうえでの基本とも言われるほど浸透していますが、効果的におこなうことができていない例も多く見かけます。では、PDCAサイクルをうまく回すためにはどのようなポイントがあるのでしょうか。

PDCAサイクルを上手く回す画像

PDCAサイクルを回すポイント①計画は仮説を持って立てる

物事を行う際、まずは目標を定め、目標達成のためには何をすればよいか「計画」を立てます。しかし、この計画が行き当たりばったりなものでは、次の計画を立てる際、「改善点を踏まえて前回よりもよい計画を立てる」という作業が困難になります。これではPDCAサイクルはうまく回りません。

このような事態を防ぐために、仮説に基づいて計画を立てることが大切です。仮説を立てることで、評価の際に計画の良い点や悪い点が見えやすくなります。

また、仮説を検証していくことで、より精度の高い仮説を立てることができ、さらに目標達成に近づく良い計画を立てることができます。

仮説を立てる画像

PDCAサイクルを回すポイント②具体的な数値の入った目標を立て数値に基づき評価をする

目標は、具体的な数値を盛り込みましょう。ゴールが明確でなければ、行動も、評価も、改善もうまくいきません。例えば、本を読む量をもっと増やしたいと考え、「今月はたくさん本を読む」という目標を立てたとします。

しかし何冊くらいで「たくさん」というのかは人によって基準が違います。これでは何をもって目標達成といえるのかがわかりません。しかし「今月は本を30冊読む」と、具体的な数値の入った目標であれば、目標の達成度が一目瞭然です。

数値がはっきりとしていることでゴールが明確になり、「どうして達成できなかったのか」「目標は適切だったのか」など評価もしやすくなり、次への改善点が見つけやすくなります。

数値に基づき評価をする画像

PDCAサイクルを回すポイント③戦略の基本方針を頻繁に変更しない

PDCAサイクルを回すとき、「経営目標」のような大きな目標を変更してしまうと、これまで積み上げてきたものを、一から積みなおさなければならなくなることもあります。

例えば、大学受験で志望校を「A大学」と決め、そこに向けて勉強をしてきたとします。しかしやりたいことが変わり志望校を変更したとします。このとき受験科目などが変わらなければ、今までの積み上げが無駄にはなりませんが、受験科目が異なっていた場合、今までの苦労が水の泡になってしまいます。

PDCAを回しながら、小さな目標を変更していくことは大切なことですが、おおもとの目標や基本方針の変更により、今までPDCAで積み上げてきたものを、また一からやり直さなければならないとなると、社員のモチベーションは下がってしまいます。

変更しない画像

PDCAサイクルを回すポイント④実現可能な目標を立てる

PDCAは、なるべく早く回すことが効果的に取り入れるためのポイントです。仮説、検証を何度も繰り返すことで、素早い改善ができるためです。

そのためには、目標は実現可能なものにすることが大切です。無理な目標を立ててしまうと目標達成までに時間がかかり、サイクルを早くまわすことが困難になります。

また、高すぎる目標は、実行者のモチベーションを下げてしまいます。実現可能な目標を立て、何度もサイクルを回すほうが達成感を味わいやすくなり、モチベーションがアップします。

目標を立てる画像

PDCAサイクルを効果的に回して業績アップを目指そう

PDCAは、効果的に取り入れてこそ意味があります。ただ何となく回していたのでは意味がありません。行き当たりばったりにおこなうのではなく、実現可能な明確な目標を立て、その目標に向かって計画を実行し、検証と改善を繰り返しより高い目標に向かっていくことが大切なのです。

そして一つ一つ目標がクリアされていくことで、社員のモチベーションは上がり、さらにPDCAがうまく回りやすくなります。PDCAで1番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」することです。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」でPDCAを回すことです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

PDCAサイクルを効果的に回す画像

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