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会議と「日報」が情報共有の柱に!リアルなコミュニケーションも活性化

2014年9月8日

WEB制作・WEB集客をワンストップで行い、「本当に成果を上げるサイト」のための効果的なプロモーションを提案する株式会社ブレインネット 代表取締役社長 赤沼 和哉氏にお話をお聞きしました。
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株式会社ブレインネット 代表取締役社長 赤沼 和哉 氏(左)と経営企画室 菊田 晋也 氏(右)

日報の運用に苦戦していた

以前使っていた日報システムはメールで一斉送信するタイプのもので、使用しているグループウェアに付属している日報などを使っていました。しかし、社員が前日の日報をコピペで出してきたり、1行だけしか書かなかったり。

そんなときに、gamba!のFacebook広告に知り合いの社長が載っているのをたまたま見つけました。ベンチマークしている企業も導入していることを知り、興味を持ったのがきっかけです。

当社ではほとんどの社員が何らかのソーシャルメディアのアカウントを持っており、タイムライン式で投稿できるのも使いやすそうでした。コメント機能、「いいね」機能なども、慣れ親しんだインターフェースです。

これなら皆が積極的に書いてくれるだろうと思い、導入を決めました。

導入初期は全ての日報にコメントをつけて活性化を促す

当社は営業、制作、集客、経営と業務ごとに4部署があり、全社員20人で日報を使用しています。

「今日の一言」「感想」を書くためのテンプレートを作り、その日の業務報告以外のことも書いてもらうようにしました。さらに導入後最初の1ヶ月は、全ての日報に対し、私が必ずコメントするようにしました。

コメントが来ると、社員も「見てくれたんだな」と思ったようで、「今日はこんなことがあった」「こんなことが大変だった」というように、たくさん書いてくれるようになりました。

そのうち社員同士でもコメントをつけたりして、お互いフィードバックできる環境になり、私が全ての日報にコメントをつけるのをやめた後も活発な状況が継続しています。

「気持ち」も書けるようにして、日報のコピペを回避

以前の日報では、一般的な業務報告しか書いていませんでした。しかしそのやり方だと、前日のコピペになりやすい。特に技術者は、サイト構築中などは前日のタスクと今日のタスクが同じになりがちで、そうなるとコピペでも問題ないということになってしまいます。

しかし、「その日起きた困ったこと」というのはあるはずです。「今日の一言」「感想」で気持ちを書く欄を作ったことで、「○○で時間がかかった」など、タスクを並べる以外のことも書けるようになりました。

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社員同士のリアルなコミュニケーションを活性化

gamba!のタイムラインで全ての日報を見れるので、それまで部署ごとの縦割りだったのが、お互いの業務を把握できるようになり、情報共有しやすくなりました。

社員と管理部とのコミュニケーションも取りやすくなりましたね。制作部の社員は、一日中喋らないでパソコンと向き合う人もいたりするので、どうしても考えていることが分かりづらい。

しかし日報でその日の気持ちを、3、4行ですが毎日書くようになると、相手が何を考えているのかが見えるようになってきます。

部長が社員の日報を見て、次の日「大丈夫だった?」と声をかけられるようになり、gamba!がリアルなコミュニケーションを活性化したと感じています。

反対に、社員が日報に書いたことを、「昨日日報に書いたことなんですが」と、翌日部長に改めて報告しにいく、というシチュエーションも出てきました。

いきなり報告しに行くよりも、まずは日報に書いて、そのあとリアルな場面で報告したほうが、お互いに準備がしやすいですよね。

gamba!の「日報」と「会議」が情報共有の柱に

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gamba!が浸透するにつれ、必要な情報は日報に書き、それを社員が共有できるものだ、という意識になってきています。

例えば共有したい情報を書いたのに、相手が見ていないと「書いたのに見てないのはおかしいよね?」と責められてしまいます。

毎日、毎週、毎月単位の会議は別にありますが、それらと併せてgamba!が情報共有の新しい柱のひとつになりつつあります。

運営する飲食店との情報共有にも使いたい

当社はウェブ制作と集客という業務のほかに、飲食店も運営しています。

お互い面識はあるのですが、普段顔を合わせることはありません。

いずれは飲食店の社員ともgamba!で情報共有していきたいと考えています。

当社の飲食店では、定番の方法とされるグルメサイトにあえて登録せず、ブレインネットの強みであるSEOで集客することに注力しています。

gamba!で情報共有できれば当社のSEO効果を最大化できるはずです。

今の日報に不満があるならgamba!を

社員が10人を超えると、1日の中で会話を交わさない社員も出てくるものです。そのようなときにgamba!があれば、社員とコミュニケーションをとりやすくなります。今使っている日報がうまく機能していないと感じるのなら、検討してみる価値はありますね。

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