テンプレートを活用！成果に繋がる業務日報の書かせ方とは？
業務日報を書かせてはいるものの、ただの行動報告になっていませんか？業務日報は上司が部下の行動を把握するためだけのものではありません。部下が1日を振り返って、明日への改善活動につなげるものにしましょう。
また、業務日報を社内で共有すると情報共有やコミュニケーションがスムーズになるだけでなく、お互いを刺激することもできます。日報を書く社員だけでなく、企業のためにもプラスに働くことが、業務日報の理想形。
ここでは、テンプレートを活用した成果に繋がる業務日報の書かせ方についてご紹介。どのような点に注意すればいいのかを見ていきましょう。
業務日報を書く意味とは？
前提として、業務日報を書く意味をきちんと現場に周知させましょう。ただ書かせるだけでは、「業務日報＝面倒臭い」となり、モチベーションを低下させる要因になります。業務日報を書くメリットは、大きく分けると2つあります。
①振り返りができる
成果を上げるには「常に振り返ること」が重要です。うまくいかない方法をずっとやっていても、成果には繋がりません。オススメしたいのが「今日１日の仕事を2つに分類する」という方法。
- うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える
- うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える
何が障害になっているのか？どうしたらうまくいくのか？まず部下に考えさせましょう。そして、上司は助言してあげましょう。
②情報やノウハウを効率的に共有できる
うまく行かせるヒントを見つけたら、業務日報で共有しましょう。他のメンバーがマネできれば、チーム全体で成長できます。
また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。日報なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。
成果に繋がる業務日報テンプレート
テンプレートで項目をあらかじめ決めておけば、何を書かくか悩んだり、報告すべき内容を漏らすこともありません。読む側も、理解しやすくなります。
業務日報のテンプレート
- 今日やること
- 今日の結果（達成できた点、進捗状況など）
- 良かった点（よりうまくいかせる方法を考える）
- 課題点と改善策（原因を探り、うまくいくようにする方法を考える）
- 明日の目標
書かせ方のポイント
ポイントは良かった点と課題点と改善策。たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく大きな成果をあげられるようになります。
もし反省点しか浮かんでこないときは「うまくいかないことから何を学んだか？」考えさせましょう。日報は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールです。
業務日報のアプリー日報共有アプリgamba!とは
ここでは日報テンプレートを搭載した、いま話題の日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介します。
①テンプレートで行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
しかし、gamba!にはテンプレートが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
テンプレートを作って業務日報を書いてみよう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
gamba!(ガンバ)を使えば、日報のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃できます。
業務日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい業務日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
