日報テンプレート(フォーマット) 日報の活用ガイド

【業務日誌の書き方とポイント】無料のエクセルテンプレートもご紹介

2019年3月13日

業務日誌を単なる行動報告して使っていませんか?重要なのは、上司と部下との報連相ツールとして、そして部下の成長を促すツールとして適切な支援をしていくことです。

業務日誌を書かせるのであれば、部下にも目的や活用方法を理解させておくと仕事の精度が上がります。ここでは、仕事の精度が上がるテンプレートを使った業務日誌の書かせ方についてご紹介します。

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業務日誌を書くメリット

業務日誌を書くメリットは主に2つあります。

①1日の行動の振り返りができる

成果を上げるには「常に振り返ること」が重要です。うまくいかない方法をずっとやっていても、成果には繋がりません。オススメしたいのが「今日1日の仕事を2つに分類する」という方法。

  1. うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える
  2. うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

何が障害になっているのか、どうしたらうまくいくのか、まず部下に考えさせましょう。そして、上司は助言してあげましょう。

 

②情報やノウハウを効率的に共有できる

うまく行かせるヒントを見つけたら、業務日誌で共有しましょう。他のメンバーがマネできます。

また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。業務日誌なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。

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仕事の精度が上がる業務日誌の書き方

業務日誌は、項目をあらかじめ決めておけば、何を書かくか悩んだり、報告すべき内容を漏らすこともありません。読む側も、理解しやすくなります。

ここでは仕事の精度が上がる業務日誌テンプレートをご紹介します。ダウンロードもできるので、ぜひご活用ください。

 

仕事の精度が上がる業務日誌テンプレート

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業務日誌 無料テンプレート エクセルダウンロードリンク

書き方のポイント

  • 今日の目標Plan):なるべく数値で
  • 今日の結果(Do):なるべく数値で
  • 良かった点(Check):よりうまくいかせる方法を考える
  • 課題点と改善点(Action):どうしたらうまくいくのか考える

このように、テンプレートに従って書くだけで、部下は自然とPDCAサイクルを回すことができます。

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業務日誌 書き方のポイント

ポイントは良かった点課題点と改善策を取り入れること。たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく大きな成果をあげられるようになります。

もし反省点しか浮かんでこないときは「うまくいかないことから何を学んだか?」考えさせましょう。

また、「できなかったこと」に着目し過ぎると、書くこと自体がイヤになります。書くこと自体がイヤだと、提出も遅れがちになります。ですので「できたこと」に着目しましょう。

業務日誌は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールです。

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スマホで使える「業務日誌アプリ」とは?

ここでは日誌テンプレートを搭載した、いま話題の日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介します。

業務日誌アプリ

①職種別にカスタマイズできる日報テンプレート

gamba!にはテンプレート機能があり、職種別にカスタマイズもできます。

全体

 

②情報の横展開ができる

日報アプリは、みんなで日報を共有します。

仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がるでしょう。みんながどんな取り組みをしているのか、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかがわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、チームワークがよくなります。問題解決もできるでしょう。

また、褒められれば、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③目標管理ができる

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

KPI

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から業務日誌を提出できて便利です。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

もgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

業務日誌はアプリで効率化しよう

外出先や移動中に業務日誌を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

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業務日誌もアプリでスマートに管理する時代。新しい業務日誌の形を、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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