テレワーク 日報の活用ガイド
【テレワークじゃなくても知っておきたい】 今すぐ使えるコミュニケーションツール10選｜無料あり
新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークの推奨、会議や訪問営業の自粛など、直接対面でのコミュニケーションが大幅に減っています。
このような状態が継続する可能性も予測される中、いますぐやっておきたいのが、ITツールに慣れること。
ここにきて、チャットをはじめとしたデジタルツールへの慣れといったITリテラシーの差が、今後パフォーマンスの差につながってきます。
例えば、オンライン会議をするたびに、「映像がつながらない」「聞こえない」という状況では、会議がスムーズに進みません。
コロナウイルス収束後も、ビジネスのデジタル化は大きく進んでいくでしょう。今こそ、従業員全体のITスキルのベースアップをする時です。
そこで今回は、今すぐ使えるコミュニケーションツールを10個紹介します。
Web会議ツール
複数のメンバーが映像として映し出されるため、円滑なリモート会議を実現するWeb会議ツールは、大きく2つに分けられます。主な違いは、参加者のユーザー登録が必要かどうかです。
- SNS型：相互の事前承認が必要（友だちになっている相手とだけ話せる）
- ゲスト参加型：主催者が作成したURLのリンクからユーザー登録無しで参加できる
LINE（SNS型）
LINEは無料でグループでのビデオ通話が可能で、最大200人まで同時に話すことができます。（画面表示できるのは、PC版のLINEアプリの場合で最大16人まで）PCだと画面共有で資料を共有しながら話せたり、背景をぼかせる機能もあります。
Facebookメッセンジャー（SNS型）
無料で最大50人までのビデオ通話が利用可能で（画面表示は6人まで）、PCやAndroidから画面を共有できます。
ビデオ通話中の画面を撮影できたり、通話中に新たなメンバーをグループに加えられる機能や、LINEと同様にエフェクト機能も備わっています。また、位置情報の表示もできます。
Google ハングアウト（ゲスト参加型）
Googleアカウントさえあれば、誰でも使えるGoogle ハングアウト。最大 10人でのビデオチャットをおこなうことが可能です。やりとりにGmailアドレスや電話番号を使うので、複数のアカウントを簡単に使い分けられ、プライベートからビジネスまで幅広く使える点が特長です。
Googleカレンダーとの連携が可能なため、会議参加者のスケジュール調整や会議予約をスムーズに行うことができます。
[新型コロナ対応] Hangouts Meet（250人まで利用できるビデオ会議）の無償提供（2020 年 7 月 1 日まで）
Skype スカイプ（ゲスト参加型）
少人数の打ち合わせにおすすめのSkype(スカイプ)。お互いにIDを知っていれば、いつでもビデオ通話が可能な無料のチャット＆通話サービスです。1ヶ月あたりの通話時間の上限が100時間と、長く設定されています。
画面の共有や録音のほか、背景をぼかす機能や自動的に字幕をつけられる機能、あらかじめ通話の予定を設定して、参加予定者に通知できる機能も備わっています。
Zoom ズーム（ゲスト参加型）
大人数のオンライン会議ができるZoom(ズーム)。招待される側はユーザー登録不要で、会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、非常にスムーズに始めることができます。。また、データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます
画面の共有はもちろん、その場で書き込めるホワイトボードも共有でき、背景をぼかしたり、任意の背景を合成できる機能や、録音・録画機能、挙手できる機能も提供する。
なお、有料版と無料版の大きな違いは、3人以上のビデオ会議の時間が1回あたり40分に制限されていること。録音・録画した会議のログデータをクラウド保存できることなどです。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、メールのように「お疲れ様です」といった書き出しが要りません。よって簡潔でスピーディ、かつカジュアルな情報共有ができるようになります。
チャットワーク（ChatWork）
スタンプや返信時のメッセージの引用機能など、気軽にコミュニケーションを取ることができる機能が充実。既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、作業に集中しやすくなります。
自分のタスクを把握したり、相手に仕事を依頼できます。また、タスクを完了させるとチャットに通知され、相手に知らせることができるので、やり忘れがなくなります。
Slack(スラック)
チーム別、プロジェクト別、顧客別など、自社に適したチャンネルを作ることで、スムーズな情報共有が可能です。メールやSNSとの連携機能も豊富です。
例えば、G-mailと連携させると、特定のメールが来たら、Slackに自動的に読み込んでそのままチャット内でコメントできるという機能もあります。特にエンジニアが多く在籍するIT企業で利用されています。
ドキュメント管理・共有ツール
Google ドライブ
Googleアカウントに登録すれば誰でも使える無料のドキュメント管理システムです。文書、表計算、スライドショー（例えて言えば無料で使えるクラウド版のWordとExcelとパワーポイント）など、さまざまな形式のファイルの編集、共同作業が可能です。
ドキュメントの編集・閲覧の権限設定も容易に行えるため、情報漏えいの心配も最小限に抑えることができます。ドキュメントやスプレッドシートの作業状況はリアルタイムで反映されるため、メールで逐一ファイルを送受信する必要もありません。
オンライン商談ツール
bellFace ベルフェイス
「営業に特化した」Web会議システムで、専用ソフトのダウンロードやインストール、初期設定など面倒なセッティングが一切不要です。スムーズな資料共有機能、共有メモ機能など営業用に設計された機能が豊富で、お互いのカーソルの動きや位置も確認し合うこともできます。
また、ベルフェイスでは音声を電話回線、映像はウェブ回線を使用しているため、Web会議システムによく起こりがちな回線の乱れや接続不良もなく、常に安定した状態で接続が可能です。
日報アプリgamba!
①業績アップを促す「KPI機能」
KPI管理で、目標進捗を見える化！メンバー全員の数字への感度をアップさせます。また、リーダーのフィードバックで、チーム全体が目標に向けて行動しやすくなります。
②「日報テンプレート」で作業を見える化
会社に応じてカスタマイズができる日報テンプレートで、報告のポイントを抑えることができます。
これにより、一人一人の仕事内容がしっかりと把握できます。
チャットのような、いわゆるお喋りに近い会話とは違い、振り返りの習慣化で、むしろ仕事のクオリティを上げる仕組みになっています。
また、テンプレートは文字だけでなく、プルダウン（選択式）や、数字、時刻などの入力も可能です。
③全体への業務連絡がスムーズ
メーリングリストを使ったEメールでの業務連絡は、送るのに手間がかかり、誰が読んで誰が読んでいないのかがわかりません。
他のメールにも埋もれやすく、連絡を徹底するのが困難です。
でも、gamba!の業務連絡なら、グループを選んで投稿するだけ。開封確認もできるので、誰が読んだかひと目でわかります。
gamba!の開封確認
無料オンライン日報コンサルティングを利用してみよう
gamba!の駒崎にお任せください！
「自社に応じた日報テンプレートを作ってほしい」
「数値目標のない部署はどのような目標(KPI)
日報について相談できる無料のコンサルティングサービスがあります。
オンラインで繋ぐから全国どこでもOK!
例えgamba!を導入しなくとも、あなたのチームの日報を見直す機会になると思います。こちらよりお気軽にご相談ください。
