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お知らせ

かんたん入力機能の使い方


2019年9月より、gamba!の日報テンプレートに「かんたん入力」を設定できるようになりました。
このかんたん入力機能を使えば、従来の文章記述式の日報だけでなく、選択式での入力や日付・時刻形式で入力できるようになります。

以下では、かんたん入力機能の使い方についてご説明します。

かんたん入力機能とは?

かんたん入力とは、あらかじめテンプレートに項目を設定しておくことで、定型的な入力がかんたんにできる仕組みです。

4つのメリット

  1. 勤務時間やお客様訪問履歴などの定型的な項目を選択式で素早く入力できる
  2. 項目はお客様ご自身で自由にカスタマイズができる
  3. 項目の入力内容を検索できる
  4. 入力した内容をExcel形式で抽出し、集計ができる

Excel形式でのデータ抽出について

これまで、「日報を選択式で入力したい」「入力データを抽出してデータベース化したい」というご要望を多くいただいておりましたが、この機能を使うとExcelダウンロードするだけで、入力内容を抽出することができます。

かんたん入力の設定方法

項目の設定はWebブラウザ版をご利用ください。スマートフォンアプリからは設定できません。

1. あらかじめテンプレートに項目を設定する

  1. グループ共通テンプレートor自分専用テンプレートの設定画面を開く
  2. テンプレートの新規作成を選択(既存のテンプレートに設定する場合は、テンプレート名を選択)
  3. テンプレート名前、テンプレートの内容を設定
  4. 「入力項目を追加する」ボタンをクリック

2.項目の設定をして「完了」ボタンをクリックする

①入力種別: 以下のいずれかを選択します

メニューから選択 あらかじめ設定した選択肢からプルダウンメニューで選択して入力できます。
テキスト記述(1行) 短い1行のテキストを入力することができます。
テキスト記述(複数行) 複数行の長い文章を入力することができます。
日付入力 日付をカレンダーから選択して入力できます。
時刻入力 時刻や時間を入力できます。

 

②初期値:あらかじめ項目に初期値を設定しておくことができます。空にしておくことも可能です。

③必須入力:チェックを入れると、日報提出時に値が入力されていない場合に、エラー表示することができます。

 

  • 入力項目はいくつでも設定でき、KPIやノートにも設定できます。
  • 不要なもの・間違って設定したものは「削除」ボタンで取り消すことができます。
  • 項目の順序を変更する場合は、項目をドラッグ&ドロップで入れ替えることができます。

 

3. 一番下の「作成」もしくは「更新」ボタンをクリックして編集を完了します。

かんたん入力を使って日報入力する方法

1. 投稿画面で「テンプレートを使う」ボタンを選択する

かんたん入力項目を設定したテンプレートを選択すると、入力項目が表示されます。日報の入力が終わったら、「提出」ボタンをクリックして完了です。

  • 入力項目に初期値が指定されている場合、その初期値が入力された状態になっています。従ってその値を変更しないで提出を行った場合、初期値の値がそのまま投稿されます。
  • 必須入力に指定されている項目が未入力だった場合、赤いエラーで表示されます。

かんたん入力の項目の内容を検索する方法

かんたん入力項目に、特定の内容が入力されている投稿だけを検索することができます。

たとえば、「見込み確度」という項目に「A.受注見込み」という値が入力された投稿だけを検索したい場合は、以下のように検索条件を指定します。

 Excelファイルにダウンロードする方法

グループ設定の「ダウンロード」画面より、Excelファイルをダウンロードすると、かんたん入力項目に入力された内容が取得できます。

かんたん入力機能の活用事例 ①勤務時間を集計する

今お使いの日報テンプレートに、以下の入力項目を追加してみましょう。

  • 始業時刻: 時刻入力形式
  • 終業時刻: 時刻入力形式
  • 休憩時間: 時刻入力形式

月初に前月分の日報をExcelにダウンロードし、全員分の出社・退社・休憩時間を現在ご使用の給与計算システムに流し込みを行なっていただくと、タイムカードへの出社・退社の打刻は必要なくなります。

 

かんたん入力機能の活用事例 ②お客様への訪問履歴を集計する

ノート機能を使い、以下のような訪問履歴のテンプレート設定を行ってみましょう。

  • ノートの件名: お客様名を入力します
  • 日報本文: 先方担当者・商談内容・所見
  • 見込み確度: ドロップダウンメニュー
  • 受注見込み金額: テキスト記述(1行)

おわりに

かんたん入力機能は、今後さらなる機能向上を目指しています。本機能に関して改善やご提案があればぜひ、お気軽にお寄せください。

また、かんたん入力機能のカスタマイズのご相談や活用方法に関するご案内を行っております。ぜひお気軽に弊社カスタマーサクセスへお問い合わせください。


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