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【セミナーレポート】gamba!機能おさらいセミナーVol.3| 日報を「情報資産」として活用する方法

この記事では、2021年9月28日に実施したウェビナー「gamba!の使い方をおさらいセミナー vol.3 gamba! データ活用編」の内容をご紹介します。

今回はgamba!に集まった日報などのデータを活用するための方法をご紹介します!

gamba!機能おさらいセミナーについて

当社ではgamba!の使い方やコミュニケーションをテーマに各種イベントを実施しています。
「gamba!おさらいセミナー」では、gamba!の各機能と、操作方法をお伝えしています。

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日報で生産性を上げるための3ステップ

 

日報で生産性を上げるためには下記の3つのステップが必要です。
これまでのセミナーでは「1,日報を書く」、「2,日報を読む」についてお伝えしてきました。
今回は「3.活用する」ためのgamba!の機能についてご紹介します。

  1. 日報を書く:必要な内容が毎日投稿されている状態
  2. 日報を読む:日報をきちんと読んでレスポンスをされている状態
  3.  活用する   :集まった情報(日報)を集計して、分析して具体的なアクションに繋げる。

 

投稿データをエクセル形式でダウンロードが可能

gamba!では日報を含む全ての投稿をExcelファイル形式でダウンロードが可能です。
   これによりExcelを通して加工、分析することができます。
  ダウンロード機能を活用することで、日報を「情報資源」として活用することができるようになります。

 投稿データのダウンロード方法

投稿データのダウンロード方法はgamba!使い方ガイドをご参照ください。

投稿をExcelにダウンロードする

なお、ダウンロードは「グループ管理者権限」を持っているアカウントのみで使用が可能です。
    必要な場合は社内の担当者様より権限を付与してもらうようにお願いします。

 一般ユーザ・グループ管理者・アカウント管理者の違い

 

 ダウンロードしたファイルについて

 ダウンロードしたデータは主に下記の項目でセルが分かれて表示されます。
  ・投稿日時
  ・更新日時
  ・投稿者
  ・タイトル
  ・投稿内容
  ・かんたん入力機能で設定した項目

   活用例:商談記録の管理

かんたん入力機能で設定した項目はセルごとに分かれて出力されるので
  分析したい項目をかんたん入力機能の項目として設定することで、効率的に分析することができます。

 

例えば、商談記録として管理したい場合、かんたん入力機能の項目として下記を設定すると、
新規・既存の比率や、見込み商談の分析などが実施できます。

・新規、既存商談(選択肢として「新規」・「既存」を選択できるようにする)
・商談の見込み確度
・商談の見込み受注金額

分析のイメージ。一定の期間の商談を対応内容や確度別にまとめています。

テンプレートを設定してみましょう

前述したとおりかんたん入力機能で設定した項目は、EXCELファイルでダウンロードをした際にセルが分かれて出力されるので、データ分析にとても便利です。
  かんたん入力機能をうまく活用して、ぜひ日報のデータを活用してください。
かんたん入力機能を利用してテンプレートを設定する方法はこちら。

かんたん入力項目を含んだテンプレートのイメージ。
本文の入力欄の他に、「出社時刻」などの項目が独立して設定されています。

 ご相談も受け付けています。
「どんなテンプレートを作ったら良いんだろう?」という方もお気軽にお申し込みください。
  無料相談はこちらから!

 

ダウンロード機能を応用して勤怠管理が可能

Excelダウンロード機能を応用することで、簡易的な勤怠管理が可能です

設定方法は下記の使い方ガイドをご覧ください。
分析用のExcelファイルも下記のページにございますので、ダウンロードしてご使用ください。

 ダウンロードデータから勤務時間を集計する

 

 

 勤怠管理の出力イメージ。1ヶ月分のデータをもとに、各メンバーの出社時刻、退社時刻、休憩時間が集計されます。

データの右部分には、それぞれの合計値が表示されるようになっています。
1ヶ月の合計勤務時間などが集計できます。

終わりに:日報の活用方法で悩んだら、ご相談ください

今回はデータ分析に関する機能としてダウンロード機能、それに伴った勤怠管理についてご紹介いたしました。

しかしながら、gamba!のデータをどのように分析すればよいかは、目的などによってさまざまです。

あなたの会社でも「データを活用したい」という場合はぜひ無料相談をご利用ください。
操作方法の説明から、分析方法のご提案までじっくりとお話させていただきます!

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