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中小企業経営者必見!日報の導入が成功する3つのカギとは?

2017年1月19日

多くの中小企業経営者が、日報で現場を見える化したいと考えている一方で、導入に失敗するケースがたくさんあります。日報の書き方を社員に指導するだけでは、うまく導入することはできません。どのように運用するのかまで、しっかりと考える必要があります。

日報を成功させるカギは3つ。経営幹部が本気度を示すことと、目的と内容を現場レベルで共有すること、そしてマネージャー層に日報へのフィードバックを徹底することです。日報の導入に欠かせない、これら3つのカギについて、詳しくお伝えします。

営業日報の導入が成功する画像

日報の導入成功のカギ① 経営幹部が本気度を示す

日報の導入成功で一番重要なことは、経営者自身の本気度をコミットすること。日報を導入することで、会社をどう良くしたいのか、何を達成するのか、これらを明確にしましょう。

企業の業績拡大とともに社員が増え、仕事の量はどんどん拡大し複雑になり、取り組むべき課題も増えます。業績が伸びる一方で、経営者からは社内で何が起き、社員がどんな問題に取り組んでいるのか、わからなくなっていきます。

意思の統一が、ますます困難になってしまうのです。このような企業規模が拡大した場合、日報の導入が成功には欠かせません。しかし日報導入の際は、ただ日報の書き方を指導するだけではいけません。わかりやすい言葉で、経営幹部が自ら現場に説明することが必要です。経営幹部の本気度を社員に示しましょう。

 経営幹部が本気度を示す画像

日報の導入成功のカギ② 目的と内容を現場レベルで共有する

日報の導入を成功させるためには、日報の目的や書くべき内容を、現場レベルで共有することも欠かせません。書くべき内容が曖昧だと、現場の見える化は達成できません。

書くべき内容が統一されていなければ、管理が煩雑に。社員も日報を書くことに悩み無駄に時間を浪費してしまいます。そして書くべき内容を共有する際に、もう一つ理解させるべきことがあります。

それは日報を書く目的です。目的を理解していなければ、内容について間違った解釈を持つ社員がでてきます。しかし目的と内容の両方を理解しておけば、正しい内容の日報が報告されます。日報は行動を管理するためのものではなく、目標を達成するためのものであることも、理解させましょう。

現場レベルで共有する画像

日報の導入成功のカギ③ マネージャー層に日報へのフィードバックを徹底する

日報を導入し、現場に定着させる上で重要なことは、日報へのフィードバックです。現場のマネージャー層が、日々の社員の日報にきちんと向き合い、フィードバックする姿勢を示してもらう必要があります。その理由は、日報が適切に社員へフィードバックできれば、社員の管理ができるだけでなく、社員の持つ課題が解消されて、行動がスムーズになるからです。

マネージャー層には社員の日報へフィードバックすることの重要性を伝えることが欠かせません。日報の導入を成功させるには、社員の日報にどのようなフィードバックを返すべきか、一つ一つ伝えていきましょう。

日報へのフィードバックを徹底する画像

中小企業経営者必見!日報の導入が成功するカギ まとめ

まずは経営幹部が本気になることが、営業日報の導入を成功させる第一歩です。経営幹部の本気度を示して、次に現場と目的と内容を共有しましょう。

そしてマネージャー層の日報へのフィードバックを徹底させましょう。この順序を守って、ぜひ、日報の導入を成功させましょう。日報は毎日のことなので、できる限り手短に手早く報告するのがベストです。

かといって、今日の作業の内容や出来事を事務的に書くだけのためのものでもありません。日報は、事実は事実として簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「googleカレンダーとの連携(コピペ)機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。

中小企業経営者のための営業日報の導入が成功するカギ まとめ

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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