ノルマは一切なし、日報のコメントで社員を褒めよ！

私は基本的に社員を叱りません。会議でノルマについてああしろ、こうしろとは一切言わないのです。やっていることはただひとつ、gamba!をきちんと読んで褒めるコメントを欠かさないという事です。

毎日どんなコメントをされているのか教えてください。

普段は「おめでとう」や「よくやったね」「お疲れ様」といったねぎらいの言葉をかけています。また社員にアドバイスを求められることがあるので、それは絶対に見逃さないようにし、真っ先に的確な指示を出すようにしています。

ついに売上10億円の壁を突破！

gamba!と出会ったのがちょうど1期目を終えたタイミングでした。創業当初は士気の高いメンバーのお陰もあり、気合と根性で数字を作ることができました。しかし10億の壁を突破するには根性論だけでは成長できない、企業へ組織化していきたいと考えており、ちょうどその時に出会ったのがgamba!でした。

具体的にどんな壁だったのでしょうか？

当時、社員が急に増えたのでオフィスを拡張しフロアが分かれると、誰が何しているのか把握できなくなってきました。どうしても社員のみんなに目が届かず、報告が遅れて提案のタイミングを逃したり、結果受注を逃すなど負のスパイラルに陥っていました。

急成長する過程でどこの会社でも直面する壁ですね。

以前は紙ベースの日報を取り入れていたのですが、スタッフは日ごと増えるにもかかわらず、個々の仕事に目を配ることができない、ファインプレーやクレーム、商談内容の共有ができない、進捗状況はどうなっているか、誰が何をしているのかわからないといった状況に頭を悩ませていました。しかしgamba!を導入することで全て解決できたのです。

gamba!を導入後、何がどう変わったのでしょうか？

見える化することで、社員の内発的動機を引き出す
良かったのは「見える化」です。スタッフの日々の動き、課題、毎日の目標やベンチマーク企業の動きなど、今まで見えていなかったものが急に見えてきたのです。そして何よりも内発的な動機を高めることができたのが大きいですね。紙ベースの日報ではどうしても私のところに上がってくるまでのタイムロスがあるのですが、それがなくなりました。スマホを開いたらすぐ見えるというのは、とてもいいですね。

「内発的な動機を高める」とは、具体的に教えていただけませんか？

内発的動機とは、もっとやりがいのある仕事がしたい、チームの目標達成に貢献したい、大勢の顧客に満足を与えたいなど、自発的な思いによって喚起されるものです。本来、スタッフは内発的動機を持って入社してきます。だれも、仕事をサボりたい、と思って入社してくるひとはいません。しかし実際には多くの職場で、仕事をしていく中できつく叱られる、または努力や実績を見てもらえない、そういったことが積み重なって、ひとは次第にやる気を失っていきます。そして、これが離職へと繋がります。これは企業にとっては不利益であり従業員にとっても不幸なことだと思うのです。

みんな、本当は誰だって仕事で認められたいですよね。

この前もスタッフとの会食中、20時をまわった時にスタッフが一斉にスマートフォンを真剣に見ていました。何をしているのかと思ってたら、みんなgamba!を見ていたんです。「自分がどれだけ出来たか？」「同僚はどれだけできたのか？」「社長はどんなコメントをしたか？」をチェックしていた訳です。

先輩の仕事の中身がわかって「楽しい！」

日報を導入する一番の目的は、一緒に働く同僚がどんな仕事をしているかをみんなで共有し、「見えるようにすること」だったといいます。社員同士だけでなく、「社長も毎日欠かさず」社員に向けて日報を書いているといいます。「社長の僕がどんなことを考えていて、1日何していたのか見せるようにしているんですよ」。

そんな滝井さんですが、gamba!で日報を導入してとても印象に残っていることがあると言います。ある新人社員が入社して2週間目ぐらいの時に、「日報で先輩や周りの人たちがどんな仕事をしているのか分かるのが『とても楽しい』と書いてくれたんですよ、楽しいっていいですよね」。

gamba!の日報を導入して以来、株式会社キーワードマーケティングでは滝井社長を含め、全社員1日も欠かすことなく日報を書いているそうです。「日報提出率、100%！」これはすごいことです。

日報は「3行でいい」

日報には、その日1日、何を目標に仕事をしたのかを書くように指導していると滝井さんは言います。「やったことを羅列しても意味がない、カレンダーを見ればわかるものはむしろ書かなくていい」、そうではなく、目標と結果、そしてそこから学んだことを必ず書かせているのだそうです。「目標、結果、学びのたった3行の短い日報で構わない、とにかく出すこと」と言い続けています。

社員の意識には大きな変化がありました。日報に結果を書くために、「毎日何か結果を出さなければいけないんですよ」と秘書の榊原さん。それまでは、「今日はこれとあれをやらなきゃ」のように仕事はタスクをこなすことという思考パターンでした。日報を書くようになって以来、「仕事の目標を毎日たてて、振り返らなければいけないんです」。これは、とても大きなマインドの変化だったと言います。「今日1日私は何を学んだんだろう？と毎日、自問自答するようになりました」と榊原さん。間違いなく社員が成長するはずです。

目標「未達」こそ学ぶチャンス

滝井さんは常に社員には、仕事に「目標を持て」といっています。とりわけ、定量的に評価できない、高いレベルの定性的な目標を常に持ち続けることが重要だと言います。

たとえば、今日のお客様とのミーティング。滝井さんは「このお客様とこの先10年付き合うつもりでこのミーティングを成功させる」みたいな目標を奨励しています。そして、その達成度を主観的に評価して日報に記入させる。「こうすると、一段意識が上がるんですよ」。単に「仕事だからミーティングする」のではなく、目標を持つことでそのミーティングにかける熱意や意気込みを意識的に変化させるのだそうです。

目標は未達であってもいい、と滝井さんは言います。「未達ということを認識することで初めて、そのギャップに気付くことができる」、ある意味それは学ぶチャンスを得たことに等しいと言います。人は達成してしまったら、それ以上そこから学ばなくなってしまう。あえてハードルの高い目標を自ら課すことで、学ぶチャンスを増やし、「どんどん成長していって欲しい」といいます。

やる気があって、活躍している社員の日報は「とても面白い」。その社員がどんな目標を持って日々仕事に取り組んでいるのかを読むと、納得させられることがとても多いと言います。「いい日報」を読むことで、他の社員は刺激や強い動機付けを得ることになる上に、その社員を手本にして自分の仕事を変えていくことができます。「いい日報に引っ張られて、ダメ日報の社員がどんどん成長していくんですよ」。いつのまにかその社員が次に入ってきた社員の手本になり、会社を引っ張っていくようになるといいます。

日報を導入して、社内の現状に「ビックリした」

「実は当時、レッドカードが大量発生でした」。gamba!の運用を始めた当初の頃を振り返って、増村さんはそういって笑います。

ビースタイルでは、日報に「イエロー・レッド」という項目があり、日々の業務の中で見つけた問題や課題、お客様からのクレームなどどんな些細なことでも、気づいたことを報告する決まりになっています。gamba!を導入してすぐに、現場の社員から部門間の連携が滞っている、お客様からこんなクレームがあったなど、たくさんのイエロー・レッドが上がってきたといいます。

社内を飛び回り、社員に気軽に声をかけるなど、日々社内のコミュニケーションを絶やさず、社員全員との一体感のある会社経営の実現に心を砕いてきた増村社長。ですが、社員が120人を超えて組織が拡大する中で、自分たちの気づいていない問題が社内でたくさん発生していることに、増村さんはじめ経営陣は大きな衝撃を受けました。部門の責任者に問題の解決を指示し、様々な社内調整に奔走したと言います。

「経営陣が自分の成長をちゃんと見てくれている」と実感できる

gamba!を導入した当時、まだ新入社員だった柴田さんは社長が自分の投稿した日報を、毎日欠かさず読んでくれていることにとても驚いたといいます。

「当たり前だと思うんですよ、だって僕が創業した会社の社員なんですよ」と笑う増村社長ですが、そういった経営陣の「社員と向き合う」姿勢は働く側にとって大きな信頼感につながっています。柴田さんは、社長が日頃から「最後は責任とるから、伸び伸びやれ」といってくれることで、安心して仕事に取り組むことができる、社歴の浅い社員でもいろいろなチャンスをつかむことができる職場だと実感しています。

経営メンバーも日々gamba!で日報

ビースタイル内には、経営幹部のみで構成されるクローズドなグループを運用しています。事業戦略に関する討論から、人事に関するデリケートな問題まで、さまざまな議論が日々gamba!上で交わされています。社内でクローズドで運用できるからこそ、自由に議論できるといいます。

日々の日報を読んでいると、「誰がどんなことに関心を持っているのか、個人の考え方の違いや性格が表れていてとても面白い」、と増村さん。普段のコミュニケーションからは気付かない人となりが行間から浮き上がってくる。日報は毎日書くという決まりがあるというのは、コミュニケーションを継続し、埋もれてしまいがちな情報を正しく伝える、大きな効果があるといいます。

「夜、どんなに遅くなっても必ず全社員の日報に目を通しています。だって、自分の会社の社員がどんな風に成長しているのかを見守るのが私の務めですから。よく、家のベッドでgamba!読みながら寝落ちしちゃうんですよ」と笑う、増村さんがとても印象的でした。

gamba!との出会い

日報を利用するならまずはgamba!で！前職の利用経験から提案

最初の頃はメールによる情報共有を検討していたのですが、私が前職でgamba!を使っていたこともあり、活用を提案したのがきっかけです。「無料体験」は社内の同意を得やすく、スムーズにテスト導入に踏み切ることができました。

実際に無料体験を登録すると、テスト期間を忘れてしまうくらい社内に浸透して、気がついた時には無料期間終了の前日でした(笑)。こうして社内に十分浸透した段階で、本格導入に至っています。

使いこなし術　―　gamba!の活用方法

書きやすいフォーマットと、型にはまりすぎない柔軟さを意識

意識していることは「複雑すぎず・単純すぎず・壁を作らず・型にはまり過ぎず」です。

今は次の4つを報告課題として挙げています。

1. 報告・連絡・相談の「報・連・相」
2. 作業内容
3. 活動時間
4. 翌日の予定
この４つを軸にテンプレートを使って日報報告を行っていますが、この内容に固執している訳でもありません。それぞれの職務上、報告する内容は異なりますから「型にはまり過ぎる」という意識が生まれないように、柔軟さを大切にしています。

また報告の題材を全く与えないことも中身の薄い報告にもなりますので、先の4点を重視しつつも「緩い感覚を大切に」しながら使っています。

gamba!導入の成果

1日1回の報告だから、まとまった内容を書きやすく振り返りもしやすい

gamba!はSNSの要素もあるのですが、1日1回の日報報告だから切れ目があって、まとめて他の人の日報も見れるので、とても振り返りやすいと感じています。

SNSは便利な反面、時間の軸が曖昧になりがちです。ニュースアプリもとても便利ですが、昔であれば「朝刊を読む」「夕刊を読む」といった時間の切れ目をもって、情報と向き合っていました。

Facebookのグループメッセージも使っているのですが、リアルタイム性に長けていても時間のメリハリがない事から自分のペースでの閲覧や情報発信になりがちです。

またメールだと他のメールと混じってしまい、どうしても日報の確認が後手に回りがちでした。結局、日報を読まずに埋もれてしまったことも昔はありました。

gamba!はSNSとメールの間のような感じで、緩く接することができるのがいいですね。gamba!のアイコンをクリックする時は「日報を見る」「日報を書く」という意識で情報と向き合う為、スタッフ全員が日報に向き合うスタンスで「見る・書く」ことに取り組めています。

導入を検討されている方へ向けてひとこと

gamba!は手軽に使えるから業種は問わない

ヨイショする感もありますが、やはり「まずは無料トライアルを試して下さい。」につきます。使うことが何よりも良さを知る一番の効果ですから。

ちょっと無責任な言い方になりますが「ダメだったらやめればいい。」という意識でもいいと思います。本格導入するにしても、それほどコストを必要としないので、導入に踏み切る時の悩みも少ないと思いますし。

あと、gamba!の利用者を見て驚いたのが、ガテン系の職種でも多く活用されているという所でした。ＩＴ関連企業ばかりではなく、gamba!の使いやすさや手軽さが業種を問わない普及に繋がっているのだと思いました。当社としても使いやすさ、手軽さ、そしてシンプルさはとても役立てています。色々な業種の人たちが使うようになって、gamba!が共通語になるといいですね！