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日報を書かせる前に経営者が考えるべき2つのこと

2016年11月20日

日報を何のために書いているのでしょうか?きちんとした目的・目標が定められないまま、「ただなんとなく」日報を書かせていたりしていませんか?日報を書くのに必要な時間が仮に15分として、社員が100人いれば1ヶ月で500時間、つまり62人日分の稼働が「ただなんとなく」日報を書くために費やされている計算に。

知らず知らずのうちに、社内に無駄なコストを生んでいます。そんな馬鹿な!と思うかもしれませんが、日報を何のために書くのか「改めて考えたことがない」という経営者は多い。日報が「無駄なコスト」にならないために、経営者のみなさんに今すぐ考えていただきたい、重要な2つのポイントを紹介します。

日報を書かせる画像

「良い仕事」と何か?

企業の成長にとって一番重要なことは、社員一人ひとりが「良い仕事」をすること。「良い仕事」の定義は業種・職種・職位によっても、経営者の考え方によってもさまざまです。高い満足度の接客でお店のリピーターを増やすことが大切な接客業、顧客のニーズを聞き出し価値ある提案をすることなど、色々あります。

たくさんの社員が「良い仕事」をすれば、お客様は満足し、会社は売上が増え、利益が確実に伸びます。経営者のみなさんに考えていただきたいことの1つめは、御社にとっての「良い仕事」は何か?をしっかりと決めること。

ゴールやお手本とすべき「良い仕事」はどのレベルなのかをきちんと決めてください。そして、自分の今日1日の仕事が「良い仕事」だったのかどうかを、一人ひとりが振り返って確認するための尺度となるKPIを定めてください。

良い仕事の画像

日報をどう「使う」か?

「良い仕事」が明確になったら、次にそれを「どう実現するか」を決めるましょう。社員がより良い仕事をするために必要なことは「改善」。いきなり最初から良い仕事ができる人はいません。社員みんなで考えて、一人ひとりが少しずつ今の仕事を「良い仕事」に変えていきましょう。

社内に「良い仕事」を定着させるには、「良い仕事」というゴールに向かい、いま自分はどこまでできたのかを振り返ったり、ゴールにはあとどれだけ差分が残っているのか確認し、ノウハウを共有し、時には励まし合い、自分自身を鼓舞する必要もあります。

日報はこれらを実現するために、何をどう改善したらより良い仕事に近づけるかを、社員が自ら考え、共有し、指導するためのツール。ここが明確になれば、自ずと社員に何を日報に書かいてもらえばいいのか、社員の書いたことにどう向き合えばいいのか、日報を通じて社員をどう評価すればいいのかが決まってきます。

日報を使う画像

日報を書かせる前に経営者が考えるべき2つのこと まとめ

日報を社内で有効に活用し会社を成功に導くには、日報を何のために書くのか、それによって何を達成するのかを経営者から社員に至るまで、共通認識を持つことがカギです。会社の成長につながる「良い仕事」は何かをしっかりと見つめ直してみてはいかがでしょうか。日報は良い仕事を作る、強力なツールになります。

日報を書かせる前に経営者が考える画像

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