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日報を書かせる前に経営者が考えるべき2つのこと

2017年11月20日

日報を何のために書いているのでしょうか?きちんとした目的・目標が定められないまま、「ただなんとなく」日報を書かせていたりしていませんか?

日報を書くのに必要な時間が仮に15分として、社員が100人いれば1ヶ月で500時間、つまり62人日分の稼働が「ただなんとなく」日報を書くために費やされている計算に。知らず知らずのうちに、社内に無駄なコストを生んでいます。

そんな馬鹿な!と思うかもしれませんが、日報を何のために書くのか「改めて考えたことがない」という経営者は多いもの。日報が「無駄なコスト」にならないために、経営者のみなさんに今すぐ考えていただきたい、2つのポイントを紹介します。

日報を書かせる画像

「良い仕事」と何か?

企業の成長にとって一番重要なことは、社員一人ひとりが「良い仕事」をすること。「良い仕事」の定義は業種・職種・職位によっても、経営者の考え方によってもさまざまです。高い満足度の接客でお店のリピーターを増やすことが大切な接客業、顧客のニーズを聞き出し価値ある提案をすることなど、色々あります。

たくさんの社員が「良い仕事」をすれば、お客様は満足し、会社は売上が増え、利益が確実に伸びます。経営者のみなさんに考えていただきたいことの1つめは、御社にとっての「良い仕事」は何か?をしっかりと決めること。

ゴールやお手本とすべき「良い仕事」はどのレベルなのかをきちんと決めてください。そして、自分の今日1日の仕事が「良い仕事」だったのかどうかを、一人ひとりが振り返って確認するための尺度となるKPIを定めてください。

良い仕事の画像

日報をどう「使う」か?

「良い仕事」が明確になったら、次にそれを「どう実現するか」を決めるましょう。社員がより良い仕事をするために必要なことは「改善」。いきなり最初から良い仕事ができる人はいません。社員みんなで考えて、一人ひとりが少しずつ今の仕事を「良い仕事」に変えていきましょう。

社内に「良い仕事」を定着させるには、「良い仕事」というゴールに向かい、いま自分はどこまでできたのかを振り返ったり、ゴールにはあとどれだけ差分が残っているのか確認し、ノウハウを共有し、時には励まし合い、自分自身を鼓舞する必要もあります。

日報はこれらを実現するために、何をどう改善したらより良い仕事に近づけるかを、社員が自ら考え、共有し、指導するためのツール。ここが明確になれば、自ずと社員に何を日報に書かいてもらえばいいのか、社員の書いたことにどう向き合えばいいのか、日報を通じて社員をどう評価すればいいのかが決まってきます。

日報を使う画像

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日報アプリを使ってみよう

日報を社内で有効に活用し会社を成功に導くには、日報を何のために書くのか、それによって何を達成するのかを経営者から社員に至るまで、共通認識を持つことがカギです。

会社の成長につながる「良い仕事」は何かをしっかりと見つめ直してみてはいかがでしょうか。日報は良い仕事を作る、強力なツールになります。

日報共有アプリgamba!では、日報の共有、目標を日次に落とし込んで追いかけることができるKPI機能、日々のPDCA、日々の改善活動を行いやすい日報テンプレート機能など、長時間労働を撲滅し、目標達成を実現するためのツールが満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

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