モチベーションが下がった社員の意識を日報で改善する方法
多くの会社で問題となっているのは社員の離職率の高さや、そうしたことにつながりかねない社員たちのモチベーションの低下ではないでしょうか。モチベーションを高めるには楽に導入ができ、効果が高い方法として、「日報」の活用があげられます。
日報は業務上の記録として基本的なツール。会社として取り入れておくべきツールです。もし既に日報を社員に書かせているにもかかわらず、社員のモチベーションが上がらないということであれば、日報について再度見直す必要があるかもしれません。
建設的な意見や考えを言えること
社員のモチベーションがあがらない大きな理由のひとつは、「会社には何を言っても通じない。自分の意見には耳も傾けてくれず、歯車の一つ用に働かせられている。」などと感じてしまうことが原因。
「自由に建設的な意見や考えを言える」ことを、日報を通して認識してもらうことは大切です。社員に一方的に日報を書かせているだけではいけません。必ず、日報に対して建設的で前向きなフィードバックが必要です。
日報を軸にして、そこから前向きなよいコミュニケーションが生じないのであれば、社員にとって日報を書くことは余分な作業、重荷になってしまいます。社員のやる気はますます低下してしまうことでしょう。
日報を活用する仕組みを作る
日報を書かせても、チェックする人が少数で、例えばひとりで何十人もの日報を見なければならないとしたら、通常業務にも支障をきたしてしまう可能性も。
日報の確認作業がおざなりになったり、適切に扱われなくなったりしてしまいます。こうしたことも日報が効果を生み出せない一つの原因です。
さらに、手書きの日報は、あまりお勧めできる方法ではありません。作業性の悪さ、チェックなどのしにくさ、さらに業務のデータベースとしての効率の悪さなど多くの問題点を抱えることとなります。
ですから、上記のような日報の問題点をクリアできることが、日報が社員のモチベーションをアップするツールといえます。
日報をモチベーション改善につなげるには？
- 社員が負担とならないように簡単に日報が作成できる
- 日報にきちんと目を通し、前向きなコメントやフィードバックを適切に行える
- 日報をチェックする人にとっても負担とならず、適正なコメントが簡単に行える
- あとからでも、必要な情報を検索して社員とのコミュニケーションや業務遂行にいかせる
こうしたことをシステマチックに毎日積み上げて継続していければ、自分の会社は意見や考えを言いやすい環境であると認識でき、徐々にモチベーションがあがっていき、社内全体は明るい雰囲気に変わっていくことでしょう。
日報アプリを使って目標達成の仕組みを作ろう
「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。
日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。
gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか解説します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
いますぐ日報アプリを試してみよう
日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。
日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
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