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PDCAを実践して仕事のできる上司になろう

2016年12月29日

PDCAとは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(点検・評価)→Action(改善)の頭文字をとったもので、業務を円滑に進める手法の一つです。そしてPDCAサイクルとは、A(改善)が終わったらまたP(計画)に戻る、という流れを繰り返し行うことを指します。

部下に「PDCAサイクルを回せ!」と言っても、なかなか成果は出ないもの。それは部下が単に言われてやっているだけのため、PDCAで押さえるべきポイント(勘所)に気付いていないからではないでしょうか?

ここでは、PDCAとはどのようなことができるツールであり、うまく回すためにはどのようなポイントを踏まえる必要があるか?を説明していきます。

PDCAを実践して仕事のできる上司になろう

PDCAとは① 計画を評価し改善すべき点を浮かび上がらせるツール

頭では分かっているけど成果が上がらない。PDCAを実践していて感じたことはありませんか?PDCAとは、生産管理や品質管理の現場で多く用いられていますが、実は事務作業などの一般的な仕事にも活用することができます。しかし、やり方を間違えるとただ手間が掛かるだけのものにもなってしまいます。

違いは何でしょうか?それは、PDCAの本質を理解しないまま、やってしまっているからです。PDCAとは、「計画を評価し改善すべき点を浮かび上がらせるツール」です。

「計画を立てるのは苦手だから簡単にして、実行で頑張ろう」とか、「評価よりも改善に力を入れよう」などというのはもってのほかです。PDCAのどのプロセスにおいても全力で考えて行動ことでそれぞれの工程に意味が出てきます。こういう趣旨、使い方をするツールだということを踏まえましょう。

PDCAとは① 計画を評価し改善すべき点を浮かび上がらせるツール

PDCAとは② 部下の仕事の生産性を高め成長を促すツール

部下にPDCAを回して仕事をさせた場合、どのようなことが起こるでしょうか?正しくPDCAを回すことができるようになった部下は、効率よく計画~改善までを行えるようになり、結果、生産性が高まります。

また、リーダーとして必須スキルであるPDCA手法を身に付けることは、部下への指導力も高まったことにもなります。PDCAとは、「部下の生産性を高め成長を促すツール」なのです。

では、部下にPDCAのポイントを伝える時に、どのように説明すると効果的か?PDCAのポイントは「P(計画)」です。PDCAとは、計画の立て方で失敗も成功もするもの、といえます。計画には具体的な目標と行動計画を設定する必要があり、これを決めるためには詳細な現状把握が必要です。

多くの人の失敗は、この現状把握を適当に終わらせてしまうために起きているのです。「これでもか!」というほど現状把握を行い、それに基づき達成できるが簡単ではない目標と、行動計画を立てるよう、部下に指導しましょう。

PDCAとは③ 自分の行動を改善し生産性を高めるツール

仕事をしていると、自分では客観的に自分を見ているつもりでも、その実主観的にしか捉えることができていない、なんてことがよくあります。PDCAとは、そんな問題も解決してくれるツールです。PDCAを使うと数値として結果が出るため、客観的に物事を見れるようになります。

「自分では頑張っているつもりでも結果が出ない」「もうこれ以上改善案が浮かばない」というようなことも、目標と結果のギャップがなぜ起こったのか、何が足りなかったのか、もっとよくするためにはどうすればいいのか、を深く考えることにより、解決策を導き出すことができるようになります。

客観的に物事を見ることができる、ということは、今現在の自分の悪い所を把握することができ、改善できる、ということです。それは自己の生産性の向上につながります。PDCAとは、「自分の行動を改善し生産性を高める」ツールである、ともいえます。

PDCAとは③ 自分の行動を改善し生産性を高めるツール

PDCAを実践して仕事のできる上司になろう まとめ

PDCAとはどのようなツールなのか?ということについて説明してきました。実際に自身の仕事においてPDCAサイクルを回す、回し続けるのは簡単ではないかもしれません。特に冷静な現状把握(分析)は、慣れるようになるまでに自分自身にストレスが掛かかるでしょう。

しかし適切な現状把握を行い、適度に難易度のある計画を立てることこそが、最も他の人と差が出る部分でもあります。すべての工程において手を抜くことはできませんが、スパイラルアップ(改善活動の繰り返しによる継続的な向上)は、PDCAの全てのプロセスを真剣に行うことによる結果なのです。

すぐにそのような結果を実感するのが難しくても、日々の仕事における心構え(気持ち)は「必ずできるようになる。」と思って取り組んでください。PDCAで一番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」することと言えます。習慣化させるためのおすすめの手法は、「日報」でPDCAを回すことです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

PDCAを実践して仕事のできる上司になろう まとめ

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  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

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