トラブル続出！LINEの業務利用に潜む3つのリスク

LINEを業務利用していませんか？LINEのような一般消費者向けのチャットアプリは、手軽で使い方も慣れ親しんでいるので、すぐに使い始められるメリットがあります。

しかし、企業が業務活用するには、適していない点がいくつもあります。今回はトラブルを未然に防ぐためにも、LINEの業務利用に潜む3つのリスクについて、説明します。

LINEの業務利用に潜むリスク① 公私の境界が曖昧

LINEはプライベートのIDを相手に教えることになるので、いつの間にかプライベートなやり取りに発展してしまう可能性があります。

気づいたらセクハラや不倫が横行していたなどのリスクを引き起こすことになりかねません。

また、間違って友達に送ってしまうといったリスクも。思わぬところから、企業の信用を損なう危険性があります。

LINEの業務利用に潜むリスク② スタッフが退職したらどうする？

LINEなどのチャットアプリでは、退職後もチャット内容が端末上に残ってしまい、情報漏洩がするリスクがあります。

しかし会社が管理しているアプリであれば、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ面での万全の措置がとられています。

手軽さだけでチャットアプリを選ぶことの危険性を認識しましょう。

LINEの業務利用に潜むリスク③ 過去の投稿を探せない

LINEなどのチャットアプリは、過去のやりとりを検索することができません。また、やりとりををExcelにダウンロードするといったこともできません。

日報はExcelなどで管理し、検索できることで、データとしての利用価値が生まれます。この当たり前のことができないことは、時間をロスするだけでなく、機会損失にもなりかねません。

チャットアプリは手軽に使えるサービスですが、情報の活用にも大きな制約が発生することになります。

業務用の日報ツールを選ぶ際は、これらを十分認識しましょう。

日報は業務専用アプリを使おう

ここでは業務目的で開発された人気の日報アプリgamba!をご紹介します。

達成率が見える！

LINEのように自由に書くスタイルだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れてしまったりがあります。

でもgamba!にはテンプレートが用意されているので、書くべき内容がちゃんと書かれるようになります。

また、日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化。実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

チャットもできる

チャット機能で、LINEのようなやりとりも可能！移動中や会議中で、電話に出られないときなどに便利です。

提出状況がチェックできる

メールで日報を送ると他のメール紛れてしまい、誰が提出して、誰が提出していないのか一目で分かりません。

でもgamba!なら提出状況一覧で、未提出の部下が一目で分かります。

また、指定した曜日・時刻に「今日の日報を投稿しましょう！」という通知を送ることで、日報の提出を促します。

未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省けるので、管理がラクになります。

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいなか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！週報もラクラク作成。部下の1日のスケジュールも把握できます。

検索ができる・エクセルにダウンロードできる

会社名や日付など、キーワード検索ができるので、すぐに情報を探し出すことができます。LINEのように、会話がどんどん流れてしまうことはありません。

またエクセルにダウンロードもできるので、データ検証したり、紙で保存することが可能です。

業務専用アプリを使おう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

残業を減らして、生産性を高められれば、アプリの導入コストの何倍ものリターンが返ってきます。

便利な機能でこれまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

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 日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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