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トラブル続出！LINEでの業務報告をいますぐ止めるべき3つの理由

2017年1月18日

飲食店やサービス業のみなさん、LINEを業務連絡に使っていませんか？LINEのような一般消費者向けのチャットアプリは、手軽です。ほとんどのスタッフのスマートフォンにインストールされ、使い方も慣れ親しんでいるので、すぐに使い始められるメリットがあります。

しかし、これらのアプリを業務目的で使うのは、深刻な問題を引き起こす可能性も。チャットアプリはそもそも一般消費者向けのツール。企業が業務日報として活用するには、適していない点がいくつもあります。今回はトラブルを未然に防ぐためにも、LINEによる業務日報をいますぐ止めるべき理由について、説明します。

LINEの日報をいますぐ止めるべき画像

LINEの日報をいますぐ止める理由① 公私の境界が曖昧

LINEによる業務日報をいますぐ止めるべき、一番の理由は公私混同の問題です。LINEでやりとりするためにはプライベートのIDを相手に教えることになります。一歩間違えば仕事のために相手にIDを教えたはずが、いつの間にかプライベートなやり取りに発展してしまう可能性があります。

気づいたらセクハラや不適切な社内恋愛が横行していたなど、さまざまなリスクを引き起こすことになりかねません。ジョークなど、何気なく発したLINEのメッセージが、相手によってはセクハラだと受け取るケースがあるからです。

また、社内のメンバーに送ろうと思ったメッセージを、間違って仕事とは関係のない友達に送ってしまうといったリスクも懸念されます。思わぬところから、企業の信用を損なう危険性があります。LINEに限らず、一般消費者向けのチャットアプリを業務に利用するのは、いますぐやめましょう。

公私の境界が曖昧の画像

LINEの日報をいますぐ止める理由② スタッフが退職したらどうする？

スタッフが退職した時の管理も大きな問題です。LINEなど消費者向けのチャットサービスでは、退職後もメンバーとの過去のチャットの内容が端末上に残ってしまい、アクセスできてしまうことがあります。退職者に悪意がなかったとしても、家族などが退職者の携帯電話を見ることで、情報漏洩がするリスクがあります。

会社が管理しているメッセージアプリであれば、退職に伴いアカウントを削除するなど、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ面での万全の措置がとられています。しかし、一般消費者向けのチャットアプリでは、個人のアカウントを会社側から制限することはできません。手軽さだけでチャットアプリを選ぶことの危険性を認識しましょう。

スタッフが退職した画像

LINEの日報をいますぐ止める理由③ 過去の投稿を探せない

一般消費者向けに開発されたLINEなどのチャットサービスは、ほとんどの場合、過去の投稿内容を検索することができません。あるいは、投稿内容をExcelにダウンロードして保管するといった、多くの企業の現場で必要なことが、対応できません。日報はExcelなどで管理して検索で簡単に参照できることで、データとしての利用価値が生まれます。

この管理業務として当たり前のことができないことは、時間をロスするだけでなく、機会損失にもなりかねません。チャットアプリは手軽に使えるサービスですが、実際に使い始めてみると、情報の活用にも大きな制約が発生することになります。

過去の投稿を探せない画像

日報は会社が管理できるアプリを利用しよう

この記事であげたように、LINEなど一般消費者向けチャットサービスを使うことには、さまざまなリスクがあります。気軽に使える便利さがあるのは確かですが、それにより情報漏洩の事故につながり、企業の信用を損なうことにもなりかねません。業務日報のツールを選ぶ際はこれらのリスクを十分認識し、業務目的で開発されたアプリを活用しましょう。

日報は毎日のことなので、できる限り手短に手早く報告するのがベストです。かといって、今日の作業の内容や出来事を事務的に書くだけのためのものでもありません。事実は事実として簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「googleカレンダーとの連携（コピペ）機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。

業務日報の画像