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残業の多い部下への処方箋〜部下に「残業させない」方法

2018年1月27日

長時間の残業は本人の健康を確実に害し、組織全体のパフォーマンスを悪化させます。多くの企業がいま、長時間労働へ反省から残業をなくそうと経営者自らのリーダーシップのものとさまざまな取り組みを進めています。

「私は仕事が終わるまで帰らない」と残業を自ら買って出る部下はいませんか?そんな部下にどう言葉をかければいいでしょうか。「いつまで残っているんだ!」と頭ごなしに叱責しても解決しません。

部下からすると、「ではこの仕事は放置しろというのか?」と反発を買ってしまいかねません。どのように接するのが、「残業させない」働き方としてうまく機能するのか、対処法を紹介します。

部下に「残業させない」画像

① 残業したくないけど仕事が終わらない部下の対処法

まずは部下が抱える業務の目的や背景を明らかにし、無駄な作業や効率の悪い業務を一緒に考え、残業の原因を解消する方法を見出すことが先決です。

このとき、上司はしっかりと部下の仕事の癖を見抜く必要があります。同時に、その部下が仕事を抱え込みすぎていないか確認しましょう。一人で業務を持ち込みすぎているというケースも少なくありません。

複数の上司や先輩から仕事を頼まれ、気づいていたら一人ではできないほどの量になってしまっていた、かといって頼む相手もいないため、仕方がなく残業しているという状況に陥ってしまう人もいます。

適切な業務量かどうか、周りに相談する人やヘルプを頼む人がいるのかどうかも合わせて確認することが大切です。もしかしたら、部下自身も「早く帰れるものなら帰りたいわ」と思っているかもしれません。

その状況を阻害しているのはいったい何なのか、それを経験豊富な上司の目でしっかりと見極め、正しい働き方へ促すことが大切なのです。

残業したくないけど仕事が終わらない部下の画像

② 成果を出すためならサービス残業も厭わない部下の対処法

サービス残業をまったく厭わないモーレツ社員は、今の時代にも多く残っています。正直なところ、モーレツ社員=過去の話と思いながらも、大きな成果を求めてオーバーワークする社員のやる気に水を差すようなことはしたくありません。

頑張る姿勢を評価しつつ、残業をなくしたいというのが経営者やリーダーの本音です。そんな相手には、「君はいつまでその働き方をするつもりなの?」と問いかけてみましょう。

いずれ優秀な社員はリーダーの地位につくはずです。そうなった時に、自分一人で仕事を抱え込む今のような働き方は全く通用しません。仕事を割り振るすべを身につけなければいけないことを、認識させましょう。

リーダーとしての働き方を身につけることで、一人の分担を減らし、効率よく仕事をする方法を自ら考えだす癖をつけさせ、その結果、残業をなくすのです。

サービス残業も厭わない部下の画像

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部下に「残業させない技術」を身につけよう

残業癖がついてしまっている人には、残業がもたらす今後の成長への悪影響や、仕事効率の悪さを具体的に伝えることでおのずと働き方は変わり、結果、残業も減ることになっていくのです。

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を習慣化することです。習慣化させるオススメの手法は「日報」。今回は人気の日報アプリgamba!を紹介します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

いますぐ日報アプリを試してみよう

移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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