部下のタイプ別に紹介！残業を減らし生産性を向上する方法
社員の健康管理や人件費抑制のために、残業や長時間労働の抑制が強く求められる時代になりました。過労死の問題やワーク・ライフ・バランスの見直しが叫ばれる中、政府も「働き方改革実現会議」を開き、残業は全業種、月60時間までとする方針を固めつつあります。
しかし、人手不足で一人当たりの仕事量は増大する中、部下の残業時間を抑制するにはどうしたらいいでしょうか。一律に残業をカットするのではなく、部下のタイプに応じた残業を減らす方法を考える必要があります。
ぜひこのヒントから、いつも残業をしている部下はどのタイプなのかを見極め、生産性を向上する方法を考えましょう。
目次
残業を減らす方法 部下のタイプ① 業務キャパシティオーバー
1つ目は本人の能力を超えた業務量がある場合です。特に、仕事ができ、つい他の人の仕事まで面倒を見てしまうタイプの人や、1つの仕事をこなすのに時間がかかってしまうタイプなどがあげられます。対策は業務分散と指導による本人の能力向上を行うことです。
部下の進捗状況を把握し、なぜ残業になってしまうのかを本人と一緒に考えるのです。必要性に疑問のある仕事をなくしたり、効率よいやり方がないかを本人と一緒に考えることが必要です。業務量を書き出して「見える化」することも有効。
これを行うことによって、知らず知らずのうちに「この人にだけ仕事が偏っていた」ということが一目でわかります。チームで行い、業務量を分散させ、残業を全員でしないように考えていくのがよい方法です。
生産性を向上する方法 部下のタイプ② 夜型人間
夜になるとエンジンがかかるタイプ。午前中に弱く、ついだらだらと仕事をしてしまい、暗くなるにつれて仕事がはかどってきて、結果残業に集中して仕事をします。このタイプへの対策は自発的に習慣を変えるよう仕向ける指導をすることが必要です。
「日中に仕事を終わらせられるようにするためにはどうしたらいい？」といった質問を投げかけて、本人の意識を自発的に変えていくしかありません。生活スタイルや仕事に対する見直せば、残業をしなくてもよくなります。
また、一日のうちで「〇時までにこれを終わらせてほしい」といった細かく具体的な目標を設定するのもよい方法です。
生産性を向上する方法 部下のタイプ③ 仕事大好き人間
仕事が大好きでついのめり込んでしまうタイプ。理想を追い求めて、１つの仕事につい時間をかけすぎてしまったり、のめりこんでしまいやめ時がわからなくなってしまい残業になってしまうタイプです。
こうした部下は仕事に対する意識は高いので、「就業時間の中で、残業をせず生産性の高い仕事をするにはどうしたらよいか」という課題に取り組ませると、俄然力を発揮してくれます。
「仕事の効率化をはかるためには、どのような工夫をすればいい？」と問いかけるのも有効です。残業を抑制してくれるだけでなく、会社全体の仕事の効率アップにも貢献してくれます。
生産性を向上する方法 部下のタイプ④ 残業代稼ぎ
残業代を欲しいがためにだらだらと会社に居残ってしまうタイプ。このタイプははなから残業をすることを決めているので、仕事の効率も悪く、いつまでたっても仕事に対するモチベーションも上がりません。
こうした部下は残業上限を決め、その中で終わらないようならば、重要な仕事から外す可能性もあることを告げると有効です。いきなりの通告では部下も不満が出ますので、上司と部下が互いに納得のいくよう、話し合って行うのがよいです。
残業を抑制して生産性を向上するのも上司の大切な仕事
残業の抑制で困ったときは、ぜひ部下がどのタイプに当てはまるのかを考え、対策を考えてみてください。リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを支援し続けることが大切です。
日報アプリ「gamba!(ガンバ)」には、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させるための機能や上司のための支援機能が満載です。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
ただいま15日間無料トライアル実施中！ぜひ、この機会にお試しください。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
