LINEのビジネス利用はやめたほうがいい？LINEで業務連絡のデメリットと危険性とは

あなたの会社は仕事でLINEを使っていませんか。社会人のほとんどが使っているとも言えるLINE。LINEを業務利用する企業にとっては、導入の手間や利用料金がかからず、このうえなく便利に感じているかもしれません。

しかし、LINEの業務利用は、会社にとって、社員にとって、大きなデメリットがあることをご存知でしょうか。LINEの最大のデメリットは”やりとりが流れていくこと”。それは、業務にどんな支障をもたらすのでしょうか。

LINEで業務連絡のデメリット

数字の管理ができない

LINEで売上などの数字を報告しても、管理はできません。別途エクセルに入力する、もしくは経営者やリーダーが取り纏めて入力・管理する必要があります。

管理者が外出先であったり、店舗の巡回中の場合、わざわざ会社に戻って作業をしなければなりません。つまり、LINEは「一時的な報告」に過ぎないのです。

気づきや改善のヒントが埋もれる

アイディア提案や問題点の指摘など、重要なメッセージがあったとしても、後から送られた他のメッセージに埋もれてしまいます。

あとで「上司が大切なことを書いていたよな？」と思い出しても、LINEの検索機能は発言者や期間での絞り込みができず、簡単なキーワード検索しかできません。従って、そのメッセージを探すのは容易ではありません。

長文の報告や、多人数のやりとりに向かない

たとえば30名の社員で、日報をひとつのグループで共有するとどうなるでしょうか？誰が何を言ったのか分からなくなります。さらに、誰かに返信したり・・となると、もう何が何だか分からない状況になります。

また長文のメッセージは、あとで読み返そうと思っても、その頃には他の人からのメッセージが後ろに積み重なり、十分に顧みられることなく、消えていってしまうのです。

ひとつのグループLINEで情報共有ができるのは、せいぜい数名。社員全員の日報にきちんと目を通して現場を把握したいと思っても、社員が増えるにつれ、LINEでのやりとりでは限界がきてしまいます。

「じゃあ、チームごとにグループを作ればいいんじゃない？うちはそうしてるけど。」実はそのグループ分けも、デメリットがあるんです。

横展開ができない

エリアや職務に応じてグループLINEを分けて運用するようになると、他のグループへの横展開がされなくなります。すると、現場から上がってきた提案や指摘が、上まで上がってきにくくなります。

また、成功事例がすぐに横展開されたら、全社員のスキルが向上し、会社はもっと成長できるのに、その機会を失います。

「タダだから」という理由で安易に使っているLINEの日報報告が、実は会社にとって大きな損失となっているのです。

業務連絡は専用アプリを使った方がいい理由

LINEは機種変更すると、過去のやりとりは見ることができません。また、プライベート用のスマホを使っていると、退職したスタッフのスマホに業務情報が残り続けます。社内情報やファイルを転送できるため、情報漏洩される恐れもあります。これはとても危険なこと。

業務で使うなら、セキュリティーが整い、機種変更しても内容が保存されるアプリを使いましょう。ここでは業務目的で開発された、人気の日報アプリgamba!をご紹介します。

全員で日報を共有できる

全社員のグループ、部署別のグループなど、複数のグループを一覧表示できます。限られたメンバー間のみのやりとりにとどまらず、縦横無尽にコミュニケーションが広がります。

他の部署のメンバーとも共有し、積極的にフィードバックし合うことで、知識やノウハウの共有だけでなく、社内に連携意識と活気をもたらします。また、様々な視点が取り入れられ、より高いレベルで目標達成ができるようになります。

長文もOK！ちゃんと振り返りができる

日報を通じて1日の動きを振り返り、翌日への仕事につなげることは、改善点を考えながら仕事をするきっかけになり、自分で考えて行動するという習慣にも繋がります。さらに、上司が日報にコメントすることで、部下を成長させます。

gamba!は、振り返りを促す日報テンプレートを用意。「うまくいったことを仕組み化させる」「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、業績は確実に上がっていきます。

数字の管理ができる

gamba!は、契約数や売上など、日報と一緒に報告するだけで、実績の推移をワンクリックでグラフ化。

数値の入力だけで、エクセルのように面倒な数式の入力も必要ありません。スマホから操作できるので、外出先でも数字の管理ができます。進捗状況も一目でわかります。

結果に対して「どう改善したらよいのか？」「もっと伸ばすにはどうしたら良いのか？」といった振り返りをしなければ、翌日の売上を伸ばすことはできません。数字は過去と現在を振り返って、分析してこそ意味があるのです。

提案も上がってきやすく、すぐに横展開できる

誰が何を投稿して、上司がどんなコメントをしたかがわかりやすく表示できるのも、社内SNS形式であるgamba!の日報ならでは。目が届きにくい現場であっても、社員の働きぶりを正確に掌握でき、部下も会社への帰属意識が高まります。

改善提案や、「こんな取り組みが功を奏した」といった成功事例がしっかり共有できれば、全スタッフのスキル底上げ、しいては会社の売り上げに繋がります。

充実の検索機能で、読みたいものをすぐにピックアップ

細かく絞り込みができるので、読みたいものをすぐに探し出すことができます。議事録や資料の保存など、容量無制限のストレージサービスとしての機能も兼ね備えています。

LINEで業務連絡のデメリットと危険性 おさらい

LINEで業務連絡のデメリット

①数字の管理ができない②気づきや改善のヒントが埋もれる③長文の報告や、多人数のやりとりに向かない④横展開ができない

LINEのデメリットをカバーできるgamba!の利点

①数字の管理ができる②テンプレート機能で振り返りができる③提案も上がってきやすく、すぐに横展開できる

gamba!には、他にもご紹介しきれない機能がたくさんあります。

• アプリ内のデータをエクセルにダウンロードする機能

• Googleカレンダーの予定を同期する機能

• LINEに代わるチャット機能

タダより高いものはない。今すぐLINEを卒業しよう

タダだからといって使っていると、情報漏洩のリクスだけではなく、社員や会社の成長まで失ってしまいます。まさに、「タダより高いものはない」という言葉そのもの。今すぐLINEのような”単なる報告ツール”から卒業しましょう。

gamba!を使えば、数字管理のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。社員の連携、労働意欲の向上を高め、ひいては生産性向上に繋がります。アプリの導入コストの何倍ものリターンが返ってきます。

いまなら15日間の無料トライアル実施中！まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。