業務でLINEを使っていませんか?

企業にとっては導入の手間や利用料金がかからず、このうえなく便利に感じているかもしれません。しかし、LINEの業務利用は、会社にとって、社員にとって、大きなデメリットがあることをご存知でしょうか？それは、業務にどんな支障をもたらすのでしょうか。

こんなにあった！LINEトークの流出危険

LINEのビジネス利用で最も危険とされるのが情報流出です。情報漏えいの8割は従業員の不正やミスが要因であることをご存知ですか？情報漏えいは、企業の信用度を大きく揺るがす問題です。では、LINEの情報はどのように流出するのでしょうか。

①退職した従業員の情報管理ができない

個人のスマートフォンでLINEを使っていた場合、退職した元従業員の端末に業務情報が残り続けます。情報漏えいが発生した場合、企業側にはログが残っていないため、流出元の特定は困難。トラブルが発生した場合、情報の追跡や状況確認ができず、責任の所在をつかめない状況に陥ります。

また、退職後の社員がLINEグループに参加し続けている状態も避けましょう。社内情報やファイルを転送される恐れがあります。退職時には、グループからの退会と会話ログの破棄を指示することを徹底してください。

②電話帳から勝手に友達登録される

LINEは「友だち（自動）追加」がデフォルトでオンになっています。つまり、スマートフォンの電話帳に登録されている電話番号が自動で読み込まれる仕組みです。たとえば、ビジネスで名刺交換した相手を電話帳に登録した場合、高い確率で自動的にLINEで繋がることになります。

もし、その相手に仕事の内容を誤送信してしまったら……。LINEには、従業員の行動を監視・制限するための仕組みが搭載されていません。機密情報や顧客情報を社外に転送しようと思えば簡単にできてしまいます。

③なりすまし

「友だち」に同僚の名前が表示されたので追加したところ、実は乗っ取られたアカウントによる “なりすまし” だったということもあります 。なりすましが怖いのは、自分は乗っ取られていないのに、乗っ取られた同僚を友だちに追加したことで、情報漏えいしてしまうこと。機密事項・個人情報などについてやりとりするのは避け、LINEでは簡単な連絡にとどめておきましょう。

LINEで業務連絡のデメリット

LINEを業務で利用する際の主なデメリットを紹介します。

①情報の蓄積ができない

気づきや改善提案が埋もれる

LINEは次々と新しいメッセージが追加されることでやりとりが流れ、情報が埋もれてしまいます。「そう言えば○○さんが重要なことを書いていたっけ？」と思い出しても、LINEの検索機能は発言者や期間での絞り込みができません。そのため、メッセージを探すのは容易ではありません。

アイディア提案や問題点の指摘など、LINEはビジネスにおいて重要な意見の汲み上げができず、損失を起こしている可能性が潜んでいます。

機種変更で履歴が消える

また、スマートフォンを機種変更するとこれまでの履歴がすべて消えてしまいます。後からグループに参加した人は前の履歴を見ることができず、これまでのやりとりを把握できません。

②「既読スルー」「グループLINE」「未読」のストレス

あなたの会社ではこんなことが起きていませんか？

・既読スルー
既読スルーは相手が上司でも部下でも嫌なもの。自分に関係のないやりとりを一方的に受信し続けることも。かといって、そこに属している限り何も言わないのは悪い気も…。思わずLINEの通知をオフにしたくなってしまいますよね。

・誰が何を言っているのか把握できない
例えば、10名のグループでLINEをすると、誰が何を言ったのか分からなくなります。その中でAさんがBさんに返信したり…となると、収拾がつかない状況になります。ひとつのグループでうまく情報共有できるのはせいぜい数名。社員が増えるにつれ、LINEでのやりとりでは限界がくるでしょう。

・やりとりについていけない
会議中に未読がすごい件数になっている、知らない間にやりとりが進んでいてついていけない…という事もあります。見落としや既読有無の勘違いにより、食い違いが起きることもあります。

③公私混同による離職リスク

プライベートのスマートフォンでLINEを使うと、休日や業務時間外に上司から来たメッセージに返信しなければならず、公私の区別がつきにくくなります。産業能率大学による新入社員の会社生活調査では下記のような結果が出ています。

　・「LINEなどのメッセージアプリを業務でも使用したいか」という質問に対して37.8パーセントが「使用したくない」と回答。
・「上司からSNSで“友達申請”（リクエスト）があったらどう思うか」に対して女性の63.4％が「嫌だ」と回答。その理由として73.6％が「公私は分けたいから」と回答

プライベートと仕事の切り分けができないと、従業員のストレスになり、ゆくゆくは離職に繋がっていきます。せっかく採用した新入社員の早期離職は、企業にとって大きな損失です。

産業能率大学 総合研究所 – 2019年度 新入社員の会社生活調査（第30回）

④情報の横展開ができない

エリアや職務に応じてグループLINEを分けて運用するようになると、他のグループへの横展開がされなくなります。すると、現場から上がってきた提案や指摘が、上まで上がってきにくくなります。

また、成功事例がすぐに横展開されたら、全社員のスキルが向上し、会社はもっと成長できるのに、その機会を失います。「タダだから」という理由で安易に使っているLINEの日報報告が、実は会社にとって大きな損失となっているのです。

タダより高いものはない

タダだからといって使っていると、情報漏洩のリクスだけではなく、社員や会社の成長まで失ってしまいます。まさに、「タダより高いものはない」という言葉そのもの。業務で使うなら、セキュリティーが整い、機種変更しても内容が保存されるアプリを使いましょう。

業務利用には企業が管理できるサービスを

ビジネスのやりとりには、二段階認証、IPアドレス制限、シングルサインオンという強固なセキュリティを備えた日報アプリがおすすめです。各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろんのこと、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのか一目瞭然。

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監修：株式会社gamba

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