チャットワークと日報アプリgamba!(ガンバ)の使い分け方とは？
メールよりも早く手軽にビジネスのやり取りができるということで、社内SNSやビジネスチャットといったコミュニケーションツールを導入する企業が増えています。中でもクラウドサービスの代表格であるチャットワークを使っている企業は多いのではないでしょうか。
チャットワークはLINEと同じようにチャット形式でメッセージや画像・動画のやり取りが出来るツールです。日本発のアプリのため画面が見やすく、無料プランもあるということで多くの企業で採用されています。しかし最近、このような声を頂戴することが増えてきました。
- チャットワークを導入したんだけど、日報だけは原点に戻って別で書かせたい。
- チャットワークとgamba!(ガンバ)って似てるけどどう違うの？
どちらもチャット機能があるアプリなので、一見同じようなツールに見えますが、実は用途に応じて使い分けることでもっと有効に活用できます。チャットワークと日報アプリgamba!(ガンバ)をどのように使い分けると良いのでしょうか。両者を比較しながら解説します。
チャットワークのメリット
メールでのコミュニケーションは、迷惑メールや誤送信、作成から送受信までに時間がかかるなどの煩わしい問題があります。それを解消し、スムーズなコミュニケーションを実現できるようにしたのがチャットワークです。主に以下のようなメリットがあります。
- メールのように「お疲れ様です」などの挨拶文が要らず、すぐに連絡ができる
- 容量の大きいファイルを送信できる
- 迷惑メッセージが届かない
- メッセージは送信後も編集・削除でき、誤送信を防げる
メールで行っていたものをチャットワークにシフトしている方が多いようです。しかし問題なのは、使い始めてから見えてくるデメリットです。
チャットワークのデメリット
①情報量が少ないため、やり取りが長引く
短い文章で素早くやり取りができるのがチャット。しかし、その短い文字情報がメインになるため、言葉足らずで意思の疎通ができないとやり取りが長引き、結果無駄なコミュニケーションが増えることになります。
「これなら電話したほうが早かった…」と思うことになっては本末転倒です。また、ビジネスでは時にはシビアなコミュニケーションが発生する場合もあります。その際は、やはり通話のほうが誤解が生まれにくいという側面もあります。
②相手の集中力を削ぐ
チャットは自分のペースで気軽にメッセージを送れる反面、相手の様子は見えません。プロジェクトを進めていくには「集中して考える」ことが重要です。しかし頻繁に飛び交うチャットが、その邪魔をします。
また、チャットの返信速度を評価に結びつける上司がいたりすると、「すぐに返信しなきゃな…」と都度対応で作業時間が奪われ、集中力が削がれることでプロジェクトの生産性を下げてしまいます。
③情報が次々に流れてしまうグループチャット
グループチャットをすると、どのメッセージに対する返信なのかがわかるように「引用返信」を使います。するとどうなるでしょうか。引用返信に引用返信を重ねて使った結果、引用返信だらけでタイムラインがゴチャゴチャになってしまうのです。
また、グループLINEをしたことがある方ならわかると思いますが、流れが速いチャットでは、1日休むと100件近いのメッセージが未読で溜まったりします。すると、未読の開始位置から延々とスクロールしなければなりません。
そのほとんどが自分に直接関係のないもので、数件だけ重要なメッセージが紛れていたりすると、後で大きなトラブルに繋がる可能性もあります。メッセージが自分に関係があるかどうかは読んでみないと分からないので、確認に時間がかかります。
コミュニケーションの同期と非同期で使い分けよう
チャットのメリットとデメリットがわかったら、コミュニケーションの性質について理解しましょう。コミュニケーションには、同期と非同期があります。
- 時間を共有（同期）するコミュニケーション…チャット、打ち合わせ、会議、通話
- 時間を共有しない（非同期）コミュニケーション…日報、メール
チャットワークはリアルタイムなやりとりに向いている
チャットは、進捗状況の確認やミーティングのスケジュール調整といった、リアルタイムに細かくやりとりしたい場合に優れています。また、既読のつかないチャットワークは、既読スルーという概念から解放されるため、社外のメンバーとの連絡に向いています。
また、タスク管理も便利な機能のひとつです。自分がやるべき作業の期限を設定したり、部下へ仕事を振るといった設定管理ができます。仕事進捗を確認する管理職にとっては便利な機能でしょう。
gamba!はまとまった単位の情報を蓄積するのに向いている
一方、日報は1日１回。仕事が終わったタイミングで部下が送り、上司も自分のタイミングで読みます。まとまった情報になるので、日報や週報、議事録の共有など、後から見返したい情報を蓄積するのに向いています。
チャットワークでもファイルの蓄積は可能ですが容量制限があるので、画像や動画を保存したい場合はデータ容量無制限のgamba!の方がいいでしょう。
また既読のつくgamba!は誰が読んだかが明確にわかるので、全社員への周知事項を発信するのに向いています。また、未読の人に「読んでみて」機能を使ってプッシュ通知を行い、読むことを催促する機能もあります。
実は、経営者や管理職の方の多くがgamba!を使おうと思ったきっかけが「既読があるツールが欲しかった」というもの。既読がついたほうが確実なコミュニケーションができるため、マネジメントがしやすいというわけです。よって、gamba!は社内でのコミュニケーションに向いています。
使い分け一覧はコレだ！
基本的に、リアルタイムに細かくやり取りしたほうがいいものはチャットワーク。まとまった単位の情報として送ったほうがいいものはgamba!が適しています。
例えば、「チャットワークでオンライン会議をして、gamba!で議事録を作成して保存する」といった使い分けができます。
「ひとつのツールで全部できたらいいのに…」と思う方もいるでしょう。しかしこういった情報共有ツールは、多機能すぎるとかえって使い勝手が悪くなります。どこに何の操作ボタンがあるのか直感的に分からないのでは、次第に使わなくなります。
ぜひ、ツールをうまく使い分けて、社内コミュニケーションを活性化させてください。
日報を書かせたいならgamba!がオススメ
情報が”流れる”チャットワークと"蓄積する"gamba!
チャット形式のやりとりは、情報が次々と流れていく「ただの報告」に終始します。しかし、1日の行動を振り返り「もっと良い状態にするためにはどうすればよいか」と自分と対話しながら書くと、日報はもっと価値のあるものになります。
日報に特化したgamba!（ガンバ）は、報告内容をテンプレートで決め、目標や結果、改善策を明確にし、それに対して上司はアドバイスや激励のコメントをする。
この積み重ね＝日報でPDCAサイクルを回していくことが、部下の成長、ひいては会社の業績アップに繋がるのです。
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2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
