【新入社員研修向け】研修日報の書き方とは – テンプレートまで紹介
こんにちは。gamba!カスタマーサクセスです。
新入社員の研修として日報を書かせている会社は多いかと思います。
日報は、一日の終わりに自分を見つめなおせる絶好の機会です。新入社員が慣れない仕事を終えて、伝えたいこと、頑張ったことを一生懸命まとめます。
しかしながら、日報に初めて触れる新入社員は何を書けば良いのか、何のために日報を書くのかいまいち理解していないかもしれません。
日報は振り返りの習慣を身につけ、自己改善のスキルが身に付くツールですが、その意義や書き方を理解して初めて効果を発揮します。
そこでこの記事では、新入社員研修にフォーカスした日報の書き方についてご紹介します。
目次
新入社員が日報を書く目的・メリット
新入社員にとって日報を書くメリットをご紹介します。
新入社員にとっての目的・メリット
新入社員が日報を書くことには、自己成長とキャリア形成において大きな意味があります。日々の業務を振り返る習慣をつけることで自己改善のサイクルが身につき、上司からの適切なフィードバックを通じてスキルアップにつながります。また、自身の取り組みを上司やチームメンバーにアピールする絶好の機会にもなるのです。
振り返りの習慣を身につけられる
日報はその日の業務を振り返ることで、次の活動へと活かす活動を行います。
日報という形で1日を振り返ることで、日々自分の活動を俯瞰する機会を身につけます。
この活動は社会人が基本動作をして行なっているPDCAサイクルを明文化したもので、日報を行うことで、自己改善のスキルを身につけることができるのです。
上司からのフィードバックを得て成長できる
日報では提出した日報に対してフィードバックが上司から与えられます。自分より広い視野を持つ第三者からの視点を得ることによって、自分の活動を別の角度から見る機会になります。
フィードバックを通してより広い視野を持つことができます。
自身の活動をアピールできる
自身の成長だけでなく、自分の活動を報告することによって、会社に自分の活動や、パーソナリティを知ってもらうチャンスになります。特に所感欄は自分の活動のアピールとして書くことで、上司から「この新入社員はこんなビジョンを持っているのか」といった形で知ってもらうきっかけになります。
上司にとっての目的・メリット
日報は新入社員だけでなく、上司や教育担当者にとっても多くのメリットがあります。日々の業務報告を通じて新入社員の状況を正確に把握し、適切なタイミングで指導することができます。また、新入社員の成長プロセスを可視化し、組織のナレッジを蓄積する役割も果たします。これにより、効率的な人材育成と組織力の向上が実現できるのです。
業務の進捗状況を把握できる
新入社員の日報を通じて、上司は各メンバーの業務の進み具合をリアルタイムで把握できます。「今日はどこまで進んだのか」「どんな課題に直面しているのか」「何を学んだのか」といった情報が日報から読み取れるため、適切なサポートのタイミングを逃しません。例えば、新入社員がある業務で躓いていることが日報から分かれば、翌日すぐにアドバイスやリソースを提供することができます。これにより、小さな問題が大きな障害になる前に解決できるのです。
新入社員の成長を促す
日報は新入社員の成長を後押しする重要なツールです。日報へのコメントを通じて、タイムリーかつ的確なフィードバックを提供することで、新入社員の学習プロセスを加速させることができます。例えば、「この部分の対応は素晴らしい」と具体的に褒めることで、良い行動を強化できますし、「次回はこの点に注意してみよう」といった建設的な提案により、改善点を明確に示すことができます。また、日報の内容から新入社員の強みや弱みを把握し、個々の特性に合わせた指導計画を立てることも可能です。これにより、OJTがより効果的なものとなり、新入社員の成長スピードを高めることができるのです。
ノウハウを蓄積できる
日報は単なる業務報告だけでなく、組織の貴重なナレッジベースとなります。新入社員が直面した課題やその解決方法、学んだことなどが日報に記録されることで、組織内の暗黙知が形式知へと変換されていきます。例えば、ある新入社員が顧客対応で成功した事例や、システムトラブルを解決した手順などが日報に残されれば、それは他のメンバーも参照できる有益な情報となります。さらに、過去の日報を振り返ることで、新入社員の成長過程や教育方法の効果を検証することも可能です。こうした情報の蓄積は、次の世代の新入社員教育にも活かせる重要な組織資産となるのです。
新人向けの日報の書き方
テンプレートを用意する
自由に書くスタイルでは、書き手によって差が出ます。書くべき項目を決め、テンプレートで設定してあげると良いでしょう。新人も何を書けばよいか迷うことはありませんし、しっかり書かせることができます。
新入社員向けの日報テンプレート
新入社員が日報に書く項目例
新入社員が何を日報に書けばよいか迷うことは少なくありません。効果的な日報には、いくつかの基本的な項目を含めることが重要です。「今日の目標」で一日の計画を明確にし、「業務内容」でその日の活動を振り返り、「所感」で気づきや学びを言語化し、「明日の予定」で次の行動計画を立てることで、PDCAサイクルを回すことができます。これらの項目をバランスよく記入することで、自己の成長と上司とのコミュニケーションに役立つ日報となります。
今日の目標
日報の最初に記入すべきは「今日の目標」です。この項目では、その日に達成したいことを具体的かつ明確に記載します。
【記入例】
「顧客管理システムの基本操作をマスターし、10件のデータ入力を完了させる」
「営業マニュアルの第3章まで読み、重要ポイントをまとめる」
「先輩社員のクライアント訪問に同行し、商談の流れを理解する」
ポイントは、数値や期限など具体的な達成基準を含めることです。「〜について学ぶ」といった抽象的な表現よりも、「〜の操作方法を覚え、実際に5件入力する」のように具体的に書くことで、目標達成の判断がしやすくなります。また、日々の小さな目標を前日の「明日の予定」と連動させることで、計画的に業務に取り組む習慣が身につきます。
業務内容
「業務内容」では、その日に実際に行った作業や活動を時系列で詳細に記録します。何を、どのように、どれくらいの時間をかけて行ったかを明確にしましょう。
【記入例】
「9:00-10:30 朝礼後、先週の営業資料のデータ入力作業（15件完了）」
「10:45-12:00 新規顧客向けプレゼン資料の作成補助（スライド5枚分の情報収集）」
「13:00-15:30 田中部長と大阪支店へのクライアント訪問に同行、議事録作成」
「16:00-17:30 Excel関数の社内研修に参加（SUM関数、VLOOKUP関数を学習）」
単に「資料作成をした」ではなく、どんな資料を、どこまで進めたのかを具体的に記すことがポイントです。また、関わった人の名前や、扱った情報の数量なども記載すると、業務の全体像が把握しやすくなります。これにより上司は進捗状況を正確に理解でき、適切なアドバイスや次のタスク割り当てを行うことができます。
所感
「所感」は日報の中で最も価値のある部分といえます。ここでは、その日の業務を通じて感じたこと、気づいたこと、学んだことを率直に記述します。
【記入例】
「今日初めてクライアント訪問に同行し、お客様との会話の中から新たなニーズを引き出す田中部長の質問技術に感銘を受けました。特に『御社の今後の展開について』という質問が、具体的な課題を引き出すきっかけになっていました。」
「Excel関数の研修を受け、今まで手作業で行っていた集計作業が大幅に効率化できることに気づきました。明日から早速活用してみます。」
「資料作成に予想以上に時間がかかってしまいました。もっと効率的に情報を整理する方法を学ぶ必要があると感じています。」
所感を書く際は、単なる感想だけでなく、「なぜそう感じたのか」「どう活かせるか」まで踏み込むとより深い振り返りになります。上司にとっても、新入社員の考え方や成長を把握する重要な手がかりとなります。
明日の予定
「明日の予定」は次の一日の行動計画を立てる重要な項目です。今日の業務や学びを踏まえて、明日取り組むべきことを具体的に記載します。
【記入例】
「9:00-10:00 週次報告資料のデータ更新（売上グラフと顧客リスト）」
「10:30-12:00 先輩と共に新規顧客へのプレゼン資料の完成」
「13:00-15:00 社内研修：ビジネスメールの書き方講座に参加」
「15:30-17:30 今日学んだExcel関数を使って在庫管理表の作成」
時間配分を明確にし、優先順位をつけることがポイントです。また、今日達成できなかった作業や、今日の気づきから生まれた新たな取り組みを含めることで、継続的な成長につながります。上司にとっても、新入社員の計画性を評価し、必要なサポートを事前に準備できる利点があります。
日報が書けない？新入社員が意識すべきポイント
「日報を書くのが苦手」「何を書けばいいのかわからない」と悩む新入社員は少なくありません。しかし、効果的な日報作成には押さえるべきポイントがあります。具体性のある記述、要点を押さえた簡潔な表現、日中のメモ習慣、読み手を意識した構成、そして適切な時間配分。これらのポイントを意識することで、日報作成のスキルは確実に向上します。日報は単なる義務ではなく、自己成長とコミュニケーションの重要なツールであることを理解し、以下のポイントを押さえて取り組みましょう。
具体性を持たせる
日報で最も重要なのは「具体性」です。抽象的な表現では、実際に何をどのように行ったのか、どんな成果や気づきがあったのかが伝わりません。
【悪い例】
「資料作成をした」
「顧客と話した」
「勉強した」
【良い例】
「新規プロジェクトの提案資料を作成し、5ページ中3ページまで完成させた。特に競合分析のグラフ作成に時間をかけた」
「A社の山田様との電話で、納期について相談し、当初予定より3日早める対応が必要になった」
「社内マニュアルの第2章『顧客対応の基本』を読み、特にクレーム対応の4ステップについて理解を深めた」
具体的に書くためのコツは、「5W1H」（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識することです。数字や固有名詞を含めると、自然と具体的な表現になります。また、業務の結果だけでなく、取り組んだプロセスや判断理由まで記載すると、上司は新入社員の思考プロセスを理解でき、より適切なアドバイスができるようになります。
日報の中でも特に「所感」は抽象的になりがちですが、「なぜそう感じたのか」「具体的にどんな場面で気づいたのか」まで踏み込むと、自己の成長にもつながります。
要約する
日報は詳細であることと同時に、簡潔であることも求められます。すべての業務を細かく書き連ねるのではなく、重要なポイントを押さえた要約が効果的です。
【悪い例】
「午前中、オフィスに到着後、PCを起動しメールを確認したところ20件のメールがあり、一つずつ確認していきました。最初のメールは社内連絡で、今週の会議日程の変更について…」（細かすぎる）
【良い例】
「午前：メール対応（20件）と週次報告書の作成
主な内容：クライアントA社からの仕様変更依頼、部内会議のスケジュール調整
特記事項：A社の仕様変更により納期への影響が懸念されるため、プロジェクトリーダーに相談済み」
要約のコツは「重要度でフィルタリングする」という考え方です。すべての業務を同じ比重で書くのではなく、以下の観点で重要なものに焦点を当てましょう。
- 成果や進捗が明確なもの
- 問題が発生したもの、または問題を解決したもの
- 新しく学んだこと、気づいたこと
- 次の行動に影響するもの
また、箇条書きや見出しを活用すると、読みやすく要点が伝わりやすい日報になります。日々の定型業務は「通常業務（メール対応、データ入力など）」とまとめて記載し、特記事項があるものだけ詳細に書く方法も効果的です。上司は多くの日報を読むため、簡潔で要点が明確な日報は高く評価されます。
業務中の気づきをメモしておく
日報を書く際に「今日は何をしたっけ？」と思い出せなくなることはよくあります。特に新入社員は多くの新しい経験をする中で、重要な気づきや学びを忘れてしまいがちです。そこで効果的なのが、業務中に簡単なメモを取る習慣です。
【メモの取り方の例】
・スマートフォンのメモアプリを活用する
・デスクに小さなメモ帳を置いておく
・タスク管理ツールに気づいた点を記録する
・社内チャットで自分自身にメッセージを送る
特に記録しておきたいのは以下のような情報です：
- 先輩社員から受けたアドバイスや説明
- 業務中に感じた疑問点や困難だった点
- 「あ、そうか！」と理解できた瞬間の内容
- 顧客やチームメンバーからのフィードバック
- 自分なりに工夫した点や改善した方法
こうしたメモは箇条書きで十分です。例えば「13:30 田中さんから：クライアントへのメールは必ず送信前に上司確認」といった短い記録でも、日報作成時に大いに役立ちます。特に「所感」を書く際、その日の具体的なエピソードを思い出せることで、より深い振り返りが可能になります。
また、一日の終わりに5分程度でメモを整理する習慣をつけると、日報作成がさらにスムーズになります。この小さな積み重ねが、効率的な日報作成と、より質の高い振り返りにつながるのです。
読み手を意識して書く
日報は自分のためだけでなく、上司や教育担当者など「読み手」のためのコミュニケーションツールです。読み手を意識した書き方をすることで、より効果的な情報共有と適切なフィードバックを得ることができます。
読み手を意識した日報のポイント：
- 伝わりやすい構成
見出しや箇条書きを活用し、視覚的に情報を整理しましょう。長文の塊よりも、構造化された情報の方が読みやすく理解しやすいものです。 - 専門用語の適切な使用
社内で一般的に使われている略語や専門用語は適切に使いますが、自分だけが理解できる略語や曖昧な表現は避けましょう。特に入社したばかりの時期は、使用する専門用語が正しいか確認することも大切です。 - 質問や相談の明確化
何かわからないことや相談したいことがある場合は、日報の中で明確に質問として書き出しましょう。「〇〇について教えていただきたいです」と具体的に記載することで、上司も返答しやすくなります。 - 成果と課題のバランス
良かった点だけでなく、困難だった点や改善したい点も率直に書きましょう。ただし、課題ばかりを書くのではなく、「この点は難しかったが、こう対応した/次はこうしたい」という解決志向の書き方が効果的です。 - 相手のアドバイスへの言及
前回の日報でもらったアドバイスをどう活かしたかを記載すると、継続的なコミュニケーションになります。「前回ご指摘いただいた〇〇について、今日は△△のように改善しました」と書くことで、上司も自分のフィードバックが活かされていることを実感できます。
読み手の立場になって考えると、「この日報から何を知りたいだろうか」という視点が生まれます。上司は進捗状況だけでなく、新入社員の成長や課題も把握したいと考えています。そうした期待に応える日報を意識して書くことで、より充実したコミュニケーションが生まれるでしょう。
時間のかけすぎはNG
日報作成は重要ですが、あまりに時間をかけすぎるのは本末転倒です。理想的な日報作成時間は、日々の業務量や日報の詳細度によって異なりますが、一般的には以下の目安を参考にするとよいでしょう。
【日報作成の目安時間】
・通常の業務日報：15〜20分程度
・詳細な週次報告を含む日報：30分程度
・簡易的な日次報告：5〜10分程度
時間をかけすぎる主な原因と対策：
- 完璧な文章を求めすぎる
→ 業務報告が目的であり、文学作品ではありません。簡潔で要点が伝わる文章で十分です。 - 何を書くべきか迷う
→ テンプレートを活用し、必要な項目を埋めていく形式にすると迷いが減ります。 - 一日の記憶を思い出すのに時間がかかる
→ 前述のとおり、業務中にメモを取る習慣をつけましょう。 - 文章の推敲に時間をかけすぎる
→ 一度書いたら、読み直して明らかな誤りがないか確認する程度で提出しましょう。
効率的な日報作成のコツは、「毎日少しずつでも継続する」ことです。継続することで書くスピードは自然と上がり、要点を絞る力も身につきます。また、日報作成は業務終了直後に行うと、記憶が新しいうちに効率よく書けます。
日報は手段であって目的ではありません。時間をかけすぎず、効率的に作成することで、本来の目的である「振り返りと情報共有」を実現しましょう。
上司が心掛けたいポイント
日報にポジティブなコメントを
経験が少ない新入社員は、ちょっとしたアドバイスや情報に、仕事をうまく進めるきっかけを求めています。ぜひ、毎日の日報にコメントしてあげましょう。『ありがとう』『よくやった』『助かるよ』と励ましの言葉をかけたり、一緒に改善策を考えるのもいいでしょう。
できるかぎりポジティブなコメントを返しましょう。日報の内容がイキイキとしているかは、上司が適確なコメントをつけて、タイミング良く本人にフィードバックしているかどうかにかかっています。
ミスなど失敗の記述があれば、落ち込んだ気持ちで書いたに違いありません。正直に書いたことに対し、「書いてもらって助かった、嬉しかった」と感謝の気持ちを書いて伝えましょう。
日報を通じてコミュニケーションを図る
「日報＝部下が上司に報告する」という一方通行のものだと思っていませんか？大切なのは、日報を通じてコミュニケーションを図ること。
仕事内容や気づいた点を日報として報告してもらい、さらに、そこに上司がコメントをつけていくというような形にすると、自然なコミュニケーションをとることができます。
そうすることで、「上司はちゃんと自分を見てくれている」と安心し、承認欲求も満たされます。日頃からきちんとコミュニケーションが取れていれば、アドバイスも素直に聞き入れられるようになります。
コロナ時代の新人教育には日報がおすすめ
新人との関係構築は、一朝一夕にできるものではありません。辛抱強くコミュニケーションをする必要があります。
一昔前ならば、飲みに行ってプライベートの相談などをしながら関係構築をしたもの。しかし最近はコロナの影響で接触の機会ははばかられる事が推奨されています。そこでオススメなのが、日報を活用したコミュニケーションです。
業務内容や気づいた点を日報として報告してもらい、さらに、そこに上司がコメントをつけていく形にすると、自然なコミュニケーションをとっていくことができます。業務報告にコミュニケーションをのせる仕組みです。
最初から新人のマインドを捉えようとすると、めんどくさいと思われてしまいかねません。しかし、業務の報告という文脈の上にコミュニケーションを載せることができれば、自然と情報のやり取りを産むことができるのです。
新入社員教育に欠かせない日報アプリとは
最後に弊社の日報アプリgamba!をご紹介させてください。
日報アプリは、新入社員と上司、および他のチームメンバーをつなげる大切なコミュニケーションツールです。
上手に活用し、新人を育成しましょう。
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