ナレッジマネジメントツール｜有料･無料おすすめ10選をタイプ分け
令和に入ってから「ナレッジマネジメント」という言葉を目にする機会が増えました。
- 「そもそもナレッジマネジメントって何？」
- 「ナレッジを共有できるツールを探している」
そんなあなたのために、この記事ではナレッジマネジメントの基本的な説明から成功させるコツ、おすすめのナレッジマネジメントツールをご紹介します。
目次
ナレッジマネジメントとは
ナレッジマネジメントとは、企業や組織が持つ情報や知識を効果的に収集、整理、共有、活用するプロセスのことです。
これにより、組織内で蓄積された知識やデータを有効活用し、業務効率の向上、意思決定の迅速化、イノベーションの促進など、様々な目的を達成することができます。
ナレッジマネジメントがなかなかできない理由
知見のあるメンバーが共有のメリットを感じられない
一番の要因は、ノウハウを明かすことに抵抗があるからです。そういう人は営業成績が優秀なことも多く、「自分の努力と工夫で生み出したノウハウを誰にも教えたくない」という、自身のノウハウを周囲との優位性に利用する考えがあります。
そのように考えるメンバーにも、気分良くノウハウを公開してもらえるようにするにはどうしたらいいか？それは、ノウハウを伝える側にもメリットを用意すること。有用なノウハウを共有した人にはその項目での評価を高めるなど人事評価の項目に部門への貢献を加えるのです。
すると次第に、「情報発信はメリットがある」ということをメンバー各々が実感し始め、次第に社内にナレッジ共有する文化が根付くでしょう。強制ではなく、自発的に発信できるような企業カルチャーを目指しましょう。
ナレッジマネジメントを成功させるコツ
ナレッジと一口に言っても、事業計画といった機密情報から現場で使う業務マニュアルまで幅広くあります。中でもマニュアルや議事録などは比較的簡単に共有することができますが、ナレッジの中には明文化されにくい、または共有されにくい情報やデータもあります。
- 日報
- 成功事例や経験則
- ノウハウやテクニック
- 属人化されやすい情報や知識
- 顧客情報やデータ
これらは日々蓄積されるデータではありますが、活用しきれていない企業は少なくありません。ノウハウやテクニック、経験則を持っている人とそうでない人では、業務を進めるスピードや結果に大きな違いが出ます。
さらに、これらの知識を文章・図形・数式といった形に変換して共有した方が高いパフォーマンスを生み出せます。この「わかりやすく共有する」というのに役立つのが、ナレッジ共有ツールです。
ナレッジマネジメントツールとは
ナレッジを一つの場所にまとめる
ナレッジマネジメントツールとは、業務を通じて得た知恵やノウハウ等のナレッジを、みんなで効率的に共有するためのツールです。ナレッジを共有フォルダにただ入れていくだけで、いざドキュメントを検索しても出てこないなど、探すことに時間がかかっていたら意味がありません。
そのため、ナレッジを簡単に蓄積できて、必要な時にみんながすぐにアクセスできるようにすることが不可欠です。そのためにはナレッジを1カ所にまとめて、いつでもどこからでも閲覧できる環境を構築しましょう。自社で構築するのは大変ですが、ツールを使えば簡単にシェアすることができます。
3つに分類されるナレッジマネジメント方法
ナレッジマネジメントツールは、大きく３種類に分かれます。
- SNS形式…社内コミュニケーションを取りながらシェアする
- 検索・ウィキペディア形式…検索をよりしやすくする
- データベース形式…データにしっかりまとめる
一概にどれがいいとは言えません。あなたの組織が「何を目的としているのか」をはっきりさせましょう。それでは、種類毎にご紹介していきます。
ナレッジ共有ツールのタイプ別マップ
SNS形式のナレッジマネジメントツール
gamba!（ガンバ）日報をSNS感覚で“シェア”
ガンバは日報を軸にしたナレッジマネジメントアプリです。日報にSNSの要素を取り入れることで、「日報＝堅い、面倒」といったイメージを覆した新しいスタイルの日報です。日々の業務内容だけだなく、気づき、目標進捗など、コミュニケーションを取りながらシェアすることができます。
▶︎テンプレート機能とグループ分け
gamba!は日報・商談記録・議事録・業務連絡・顧客管理といったテンプレートを設定できるので、かんたん＆スピーディな情報共有を実現します。また、部署や目的に応じたグループも作れるので、情報をどこに入れるかorどこに情報が入っているのかが一目瞭然です。
▶︎「日報×社内SNS」だから心理的ハードルが低い
Facebookのような形で、日報をベースにした情報を共有することでメンバーの心理的負担をなくし、楽しくナレッジマネジメントができます。共有が活性化すれば、メンバーのスキルアップとコミュニケーションの向上にも繋がります。
▶︎無料サポートつき
パソコン操作に自信がない…そんな方でもご安心。使い方の説明はもちろんのこと、社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、自社に応じたグループ分けやテンプレート作成をしてくれる無料サポートサービスがあります。
出典：gamba!の公式サイト
Talknote（トークノート ）
トークノートはコミュニケーションを活性化させ、社内のあらゆる情報を資産化し、理念浸透や文化醸成を促進するカルチャーマネジメントツールです。
▶︎全社の動きを一目で把握
1つの投稿（トピック）に対してコメントできる「グループ機能」で、オープンな環境で常に情報が整理が可能です。伝えたい情報に応じて、関連するメンバーにその情報を共有できます。それらの蓄積された情報は、組織の知的資産になります。また、タイムライン機能で自分に関連するグループの投稿を時系列で追うことができるので、一目で会社の動きが分かります。
▶︎アクションリズム解析
Talknoteに集約されたコミュニケーションを解析し定量化することで、組織や人の問題点を把握できます。Talknoteへのアクセス時間や投稿数を測定し、仕事に対する意欲が低下しているメンバーには、個別にフォローやヒアリングをすることで、メンタルの不調や退職意向を未然に防ぐのが狙いです。
flouu（フロー）リアルタイム情報共有ツール
フローは社内に散在した情報・文書を集約し、チームの業務効率化を実現するオンラインワークスペースです散らばっていた情報を一つにまとめてチームの生産性を向上させます。
▶︎同時編集可能なドキュメント
リアルタイムでのドキュメント共有だけでなく、リモートで同じドキュメントを見ながら議論、コメントをすることができるため、テレワークでのオンライン会議にも役立ちます。
▶︎強力な文書管理・検索機能
ラベル付けしての管理や、使い慣れたフォルダ形式での管理、また全文検索機能など、管理機能にも注力しており、必要な文書を素早く見つけることが可能です。
出典：flouuの公式サイト
Unipos（ユニポス）
コラボレーション改善クラウド
従業員同士が感謝のメッセージ＋社内独自のポイントを送り合うことで見えづらい貢献を見える化し、従業員同士のコラボレーション機会を増やすwebサービスです。
▶︎行動指針を浸透させるハッシュタグ
投稿に行動指針やバリューのハッシュタグ を紐づけることで称賛される行動内容が可視化され、自然に組織に浸透します。また、バリューを認知・理解・体現しているメンバーの割合の推移（全社・部署ごと）を確認し、Unipos導入の効果を測定することができます。
▶︎仲間の貢献を見える化
従業員同士が感謝の言葉とポイントをリアルタイムに送り合うことで、成果を出すまでの隠れた努力や貢献、挑戦の様子を見える化します。これにより相互理解が深まり、従業員エンゲージメントや連携を強化します。
出典：Uniposの公式サイト
検索・Wikipedia形式のナレッジマネジメントツール
NotePM（ノートピーエム）
ノートピーエムは、議事録・マニュアル・業務ノウハウなど、ストック型の情報管理に特化したナレッジ共有ツールです。社内版Wikipediaとして、情報の蓄積や共有がスムーズに行えます。
▶︎強力な検索機能
Word・Excel・PDFなどファイルの中身の全文検索だけでなく、キーワードハイライト、ワンクリック絞込といった検索機能も充実しています。モバイル端末でも利用できるので、いつでも・どこでも、ほしい情報がすぐに見つかります。
▶︎フォルダ階層で整理しやすい
情報はツリー構造で管理するため、深い階層のフォルダもわかりやすく、Windowsエクスプローラーのようにかんたんに整理できます。万全のセキュリティ対策で大切なデータを守りながら、柔軟なアクセス権限よるスムーズな情報共有をサポートします。
出典：NotePMの公式サイト
Neuron（ニューロン）企業内検索エンジン
ニューロンはお客様の声から生まれた企業内検索エンジンです。使いやすさを徹底追求したシンプルな操作性、高性能、
▶︎画像の記憶から、素早く目的の文書へ～
Office文書・PDF文書からサムネイルを生成したり、プレビューを表示することができます。文書を開くことなくコンテンツの中身を確認できるため、本当に探し求めている情報により少ない時間でアクセスできます。
▶︎分析レポートから改善へ
利用者がどんなキーワードで検索したか、どんな文書をクリックしたかといったログ情報を収集、可視化します。検索ログ情報を活用することにより、利用者の検索/行動履歴の分析や、情報を保管するレポジトリの見直し等、組織単位の業務改善に寄与するアクションが可能になります。
Qast（キャスト）社内の知恵袋
キャストは社内の知恵袋シンプルさを追求した“社内の知恵袋”。Q&Aとメモでナレッジを蓄積する情報共有ツールです。
▶︎スコアで貢献を可視化
投稿数や反応数によって、投稿者にスコアが付与されます。情報共有において“誰が、どれだけ貢献しているか”が可視化され、投稿の促進につながります。
▶︎Q&Aとメモで社内情報を集約
社内でよくある質問はQ&Aに、掲示板や個人のナレッジはメモに投稿することで、社内の情報を一箇所に集約できます。
出典：Qastの公式サイト
Scrapbox（スクラップボックス）気軽に読み書きできるノート
スクラップボックスはドキュメント管理を直感的な操作で簡単に扱う事ができるツールです。ウィキペディアのように関連するページ間をリンクでつなげることも特長で、関連する情報が探せないという問題が減らせます。
▶︎双方向リンク
片方のページにリンクを貼るだけで、リンク先のページにもリンクを貼ったページが表示されます。関連するページ同士を結びつけてくれるので、情報整理を自動的に行ってくれます。
▶︎階層という概念がない
ハッシュタグやリンクによってページの関連付けを行う事ができるので、そもそも階層を作る必要がありません。Scrapboxは階層という概念が無いからこそ、気軽にページを作成する事ができます。
Dojo（ドージョー）マニュアルの自動作成ならコレ！
ドージョーは自動作成機能をもつマニュアル＆コンテンツ作成ツールです。高品質な紙やデジタルのマニュアルが作成できます。
▶︎マニュアル作成工数が最大98％削減
手間のかかるマニュアル作成を自動生成機能で課題解決。豊富なテンプレートでわかりやすいデザインで簡単作成できます。用意されたテンプレートや動画は豊富で、個々でプリントスクリーンの大きさやコメントが異なるといった問題を解消します。
▶︎動画のマニュアル作成も可能
グラフィカルな素材やテンプレートを組み合わせ、デザイン性豊かな『動くマニュアル』を自動作成。eラーニングで利用する教材や製品デモ動画まで。Dojoひとつで自動作成が実現します。
出典：Dojoの公式サイト
データベース形式のナレッジマネジメントツール
kintone（キントーン）社内のインフラ整備
キントーンはサイボウズ株式会社が提供しているクラウド型の業務アプリ作成ツールです。プログラミングの知識が必要なくても、自社の業務に合わせたシステムを作成できます。たとえば、Excelにデータを入力し、それをメールで共有するという複数のツールでやっていた業務管理を、kinotneだけ行えるようになります。
▶︎Excelでのデータ管理から解放される
Excelでによる業務管理は社員が多いほどデータは煩雑になりますが、kintoneでExcelシートをアプリに変えれば、フィールドによる区分けで見やすくなります。複数の社員が同時にアクセスして編集することも可能ですし、属人化していたデータや社内に散在していて探すことも難しかった情報を、一元管理することができます。
▶︎用途に応じた業務アプリを作成できる
kintoneは、顧客情報／案件管理／ToDo／タイムカード／交通費申請／見積書や請求書／問い合わせ対応／日報といった、さまざまなデータを管理するためのアプリが構築できます。システム担当者だけでなく、現場の各担当者が必要に応じてアプリを作成できるため、改善の必要があればすぐに修正できるのも魅力です。
ナレッジマネジメントツールを利用するメリット
- 情報の一元管理
ナレッジマネジメントツールを利用することで、企業内の情報や知識を一元的に管理することができます。これにより、情報が散逸することを防ぎ、情報を迅速に検索・参照することが可能になります。 - 業務効率の向上
ナレッジマネジメントツールは、情報の整理・保存・共有を容易にすることで、業務の効率化につながります。また、関連する情報を素早く見つけることができるため、無駄な時間を削減し、作業の生産性を高めることができます。 - チーム間のコミュニケーションの向上
ナレッジマネジメントツールは、チーム間での情報共有を促進します。これにより、メンバー同士が互いの知識やスキルを理解し、助け合うことができるようになります。また、リアルタイムで情報が共有されるため、スムーズなコミュニケーションが可能になります。 - 知識の継承とスキルアップ
企業内の知識や経験をナレッジマネジメントツールで共有することで、新入社員や後輩が先輩の知識を継承し、スキルアップすることが容易になります。また、自分が持っている知識を共有することで、他のメンバーもスキルアップすることができます。 - 意思決定の迅速化
ナレッジマネジメントツールによって情報が整理され、迅速に検索・参照できるようになることで、意思決定に必要な情報がすぐに手に入るようになります。これにより、迅速かつ正確な意思決定が可能になり、企業の競争力を向上させることができます。 - イノベーションの促進
ナレッジマネジメントツールを利用することで、企業内の情報やアイデアが自由に共有される環境が整います。これにより、新しいアイデアや斬新な発想が生まれやすくなり、イノベーションを促進することができます。また、異なる部署やチーム間で情報が共有されることで、新たな連携が生まれ、企業全体でイノベーションを実現することが可能になります。 - リモートワークの円滑化
リモートワークが普及する中、ナレッジマネジメントツールは、オンライン上で情報共有・管理ができるため、リモートワーク環境でもスムーズな業務遂行が可能になります。また、リアルタイムで情報が共有されるため、場所にとらわれず、効率的なコミュニケーションが行えます。
まとめ
それぞれの違いをお分かりいただけましたか？
まずは部署のメンバーで無料トライアルを試してみましょう。みんなで試してそれぞれの視点から意見を募ることで、運用のイメージが掴めます。たとえ部下の抵抗が多くても、「これ面白そうだな」と感じる部下がいれば、きっと味方になってくれるでしょう。ぜひ、あなたの会社にぴったりなナレッジマネジメントツールを見つけてください。
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