日報の目的とは？書き方のポイントから注意点まで紹介
日報にはどのような目的や役割があるか、みなさんは理解していますか？特に何も考えず、「義務だから仕方なく」書いている方も多いのではないでしょうか。
日報の役割を認識し、目的をもって書かなければ意味がありません。日報にはどのような役割があるのでしょうか。
日報を書くことを部下に義務付ける前に、「なぜ日報を書くのか」をきちんと説明することで、より有意義な日報になります。
目次
日報の目的と役割①一日の仕事の振り返り
１つ目は、「一日の仕事の振り返り」。よくある間違いは、その日の出来事を箇条書きで羅列するだけ、というもの。今日何をしたかの羅列を報告することが、日報の目的ではありません。
日記を例に考えてみましょう。毎日日記をつけることで、その日の出来事を振り返ることができます。その過程でうまくいかなかった出来事を思い出し、反省するきっかけになります。
日報も同様です。日報を書くためには一日の業務を振り返らなければなりません。その中で重要な情報や、うまくいった出来事、反省すべき出来事などさまざまなことが頭に浮かびます。
書き留めることで、次の仕事にフィードバックすることができ、あとで読み返したときに、自分の成長過程がわかります。一日を振り返り反省するきっかけとして、日報は大切なものなのです。
日報の目的と役割②自己管理の手段
日報は、自己管理の手段としても活用することができます。。SNSの内容を充実させるためのネタ作りに、新しい趣味を始めたりおいしいお店を探したりする人も増えています。
意識していないと、つい家でだらだら過ごしてしまいがちですが、「SNSの内容を充実させなくては」という意識が働くことで、だらだら過ごすことが少なくなるのです。
内容のある日報を書くためには、仕事で新しい成果を上げる必要があります。高い意識を持ち続けることは大変なことですが、「日報を充実させる」という目的意識を持つことが、仕事で成果を上げ続けるモチベーションにつながります。
日報の目的と役割③上司とのコミュニケーション
日報は、上司とのコミュニケーションツールとしても活用できます。上司が忙しいと、相談したいことがあってもなかなか時間が合わず、話す機会を持てないことも多いもの。
しかし日報を活用することで、上司の都合を気にすることなく相談を持ち掛けることができます。
その日の成果などよいことばかり書いてしまいがちですが、うまくいかなかったことや、相談したいことを記載することで、上司から良いアドバイスや業績アップのためのヒントを得ることができます。
また、上司も部下の抱えている問題がわかり、適切なアドバイスがしやすくなります。日報を上手に活用することで、上司と部下のコミュニケーションのきっかけづくりになるのです。
日報の目的と役割④データベース作りのため
日報を毎日書くことは、データベース作りにもなります。効率の良い受験勉強法の一つに、「今まで解いた問題の中から、間違えた問題をピックアップし記録しておく」という方法があります。
苦手な問題をデータとして積み上げておくことで、見返したときに自分の苦手な分野がすぐにわかり、効率よく勉強を進めることができるのです。日報も同様です。
毎日のお客様とのやり取りや気が付いたことを書き留めておくことが、のちの営業戦略を立てるときの基礎データとなります。一からすべて考えるよりも、積み上げられたデータをもとに検討するほうが、効率よくかつ効果的な戦略を立てることができます。
日報の目的と役割⑤過去の自分を振り返り、成長を感じられる
日報を書くことは、ただの仕事の記録以上の意味があります。自分を見つめ直し、成長するための一つの方法としても役立ちます。毎日の仕事の内容を見返すことで、どんな問題にぶつかり、それをどう乗り越えたかを詳しく振り返ることができます。この習慣は、過去の行動や選択を冷静に考えるチャンスをくれ、自分自身をもっと深く理解する手助けになります。
さらに、日報を時々読み返すことで、時間が経つにつれてどう成長し、変わっていったかを実感できます。以前は難しかったタスクが、今ではスムーズにできるようになっていることに気づくと、自分が成長したことを感じることができます。このように、日報は自分の成長の記録として、また過去の経験から学び続けるための大切な資料となります。
日報の書き方や注意点
・読み手を意識して書く
日報は書くだけで完了するものではなく、読まれることで初めて成立するものです。読み手の立場などを踏まえて書くことで、より相手に伝わる日報を作成できます。
・PDCAサイクルを意識して記載する
前述したように、日報は報告だけでなく、自分自身の成長を促すためにも活用できます。そのために効果的な書き方としてPDCAサイクルを意識して日報を作成すると良いでしょう。PDCAサイクルとは、
「計画(Plan)」「実行（Do）」「振り返り（Check）」「次の行動（Action）」の頭文字から取ったもので、適切な改善サイクルを作るのに役に立ちます。
さらに詳しいポイントは、以下の記事でご紹介しています。
日報とは？メリットや書き方、フィードバックする際のポイントや注意点まで解説
日報を書く際におすすめ日報アプリとは？
日報専用のアプリがあるのをご存知ですか？「面倒くさい日報を、もっと楽しく価値あるものにしたい」と開発されたのが、日報アプリgamba!(ガンバ）。
日報で仕事を見える化。現場の気づきやノウハウがSNS感覚で伝わり、より気軽に円滑なコミュニケーションをとれるようになるのが人気の理由です。チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。
①PDCAサイクルを意識したテンプレートが設定できる
報告すべき項目をテンプレートとして設定できるので、それに従って書くだけで自然とPDCAサイクルを回す部下を育成することができます。
テンプレートは、会社や職務内容に応じてカスタマイズすると良いでしょう。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
日報の書き方を見直そう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
