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日報を書く目的とは ?

2017年10月6日

日報を書く目的は大きく3つ。「進捗状況の共有」「部下の成長を促す」「仕事の体験を共有する」

日報は単なる報告ではありません。日報はチームを成功に導き、部下を成長させ、仕事の体験を共有するためのツールです。

日報を書く目的の画像

1.進捗状況を共有

営業の案件や売上がどの程度進捗しているのか、どんなプロジェクトが進んでいるのか、仕事上で課題や問題が発生していないかといった、業務の進捗状況をチームのメンバーに共有すること。

日報を通して自分の挑戦を周囲に正しく理解してもらうことは、自分にとって大きな動機付けになります。人は周囲の関わりを通して成長するものです。

さらに、目標を達成したときの喜びをメンバーと分かち合うことで、何倍にも大きく達成感を感じることができます。

進捗状況を共有する画像

2.人材の成長

日報を書くことを通じて、その日の自分の行動や言動を思い出して、今日よりも明日よりよい仕事をすることを目指すことは、確実に人を成長させます。

日報に記入する際には、できなかったことに対して、「なぜできなかったのか」「どうしたらできるようになるのか」を考えてください。

また、できたことに対して、「本当にできたと言えるのか」「よりよくするにはどうしたらいいか」を深堀りして内省することで、多くの気づきを得ることができます。

人材成長の画像

3.仕事の体験の共有

あなたが今体験している仕事をチームのメンバーに共有すること。あなたが取り組んでいる仕事は、世界中でオンリーワンの体験です。あなたと同じ仕事をしている人は誰もいません。

どんなお客様と出会ったのか、どんな発見があったのか、あなたの仕事の中で起きたドラマをみんなが知りたがっています。メンバーが100人いれば、毎日仕事の現場では100通りのドラマが起きているはず。

メンバー同士がきちんと日報を読み、何が今起きていて、どんな問題があるのかがきちんと共有され、リーダーがそれに対してどう考えているのか、きちんと共有されるようになれば、そのチームは間違いなく活発に仕事ができるようになります。

チームのメンバーが今日のあなたのドラマを楽しみにしています。

体験の共有の画像

チームを成功に導く日報アプリはこちら

チームを成功に導く「日報」アプリgamba!とは

働き方改革が叫ばれる昨今、コミュニケーションを活性化し、情報共有をよりスムーズにしたいと考える企業が増え、日報アプリを活用する企業が急速に増えています。

日報をアプリで管理することでどんな効用があるのでしょうか。今回は、人気の日報アプリ「gamba!」を例に、日報アプリ導入することで会社を成功に導いた事例を3つご紹介します。

既読機能で日報の提出率向上/株式会社クリスク 取締役 CTO 芹沢氏

株式会社クリスク取締役CTO芹沢孝広氏

提出率が50%から100%に!

以前はメーリングリストを利用した日報共有を行っていました。しかし、「誰が読んでいるのかわからない」「読まれているのかさえわからない」という状態では、書くモチベーションが上がらず、「日報を書くのがめんどうくさい」という雰囲気が蔓延していました。

それが、gamba!を導入してからは、日報提出率が100%になりました。既読表示により、誰が読んだかわかることが大きかったのだと思います。

提出状況が一目で分かる

提出状況一覧」で誰が提出していないかすぐに分かります。また、提出を促す「リマインドメール」が送られるので、未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省けて、管理がラクになりました。

提出状況一覧の画像

Googleカレンダーとの同期でより使いやすく

スケジュール表から日報に予定を転記するのは面倒でした。でもgamba!なら、クリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピーできるので、「転記する手間が省けて、日報にかかる時間が短くなった。」と多くの社員から高い評価を得ています。

Googleカレンダーの画像

日報提出率100%が社内を変えた/株式会社クリスク 取締役 CTO 芹沢孝広氏

数字の見える化で売上前年比250%達成/opzt株式会社 代表取締役赤松氏

「日報×売上報告」で営業マンの行動量が2倍に!

日報と売上報告が同時にできるので、エクセルの売上表と見比べる手間がなくなりました。

また、1クリックで売上をグラフ化し、進捗が確認できます。達成率が見える化することで競争心が刺激され、「もっと上にいきたい」「褒められたい」といったモチベーションに繋がり、メンバー同士がこれまで以上に切磋琢磨するようになりました。

日報アプリの画像

 

「褒めるコメント」が部下の行動量を増やす

以前は紙の日報を取り入れていたのですが、私のところに上がってくるまでのタイムロスがありました。

またスタッフが増えるにつれて、「ファインプレーやクレーム、商談内容の共有ができない」「進捗状況や、誰が何をしているのかわからない」といった状況に頭を悩ませていました。

しかしgamba!を導入することで、スタッフの日々の動き、課題、毎日の目標やベンチマーク企業の動きなど、今まで見えていなかったものが見えてきました。そして何よりも、スタッフのモチベーションを高めることができたのです。

日報には「おめでとう」や「よくやったね」「お疲れ様」といったねぎらいの言葉をかけています。またアドバイスを求められたときは絶対に見逃さないようにし、真っ先に的確な指示を出すようにしています。

赤松社長

(左)opzt株式会社赤松社長 (右)株式会社gamba!松田副社長

創業来3年間離職ゼロ、売上前年比250%急成長のスタートアップ経営とは?opzt株式会社代表取締役社長 赤松文則氏

柔軟さを持たせたテンプレートが日報を書きやすくする/ビズシード株式会社 取締役 田中氏

ビズシード株式会社取締役田中正人氏

「型にはまり過ぎない」テンプレートが情報を引き出す

我が社では次の4つを報告課題として挙げています。

  1. 報告・連絡・相談の「報・連・相」
  2. 作業内容
  3. 活動時間
  4. 翌日の予定

とはいえ、この内容に固執している訳でもありません。「型にはまり過ぎる」と日報を書くことがただの作業になってしまいます。日々の気付き、意見などを出しやすくするために「緩い感覚を大切に」しながら使っています。

gamba!を導入してからは、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになりました。周囲も積極的にフォローができるので、メンバー間の連携がよくなったと思います。

テンプレート

チャットで承認プロセスが早くなった

チャットはメールと違い、「お疲れ様です」などの挨拶文が要らないので、気軽にコミュニケーションが取れます。「これやっていいですか」といった確認がいつでもできるので、移動中でも上司が承認できたりと、意思決定が早くなりました。

全てのリアクションも早まり、上下の情報共有、部門を跨ぐ横の情報共有、全社での情報共有が格段に良くなったと感じています。

チャットの画像

いますぐ日報アプリを導入しよう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

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